Этапы реализации проекта нового офиса: от выбора помещения до переезда
Практически каждый из нас хотя бы раз в жизни переезжал из одного офиса в другой: волнительные сборы, ликвидация старых и ненужных бумаг и прочих «пылесборников», которыми мы обросли за годы работы, и наконец, первая встреча с новым рабочим местом. Все это занимает массу времени и сил, но составляет лишь видимую часть айсберга. Гораздо сложнее подыскать удачные помещения, провести в них качественный ремонт с учетом всех потребностей и, главное, уложиться в смету и сроки.
Успех – в грамотном управлении проектом
Как рассказала нам директор административного департамента «СТС Медиа» Анна Шитова, к 2010 году компания значительно выросла, но ее подразделения были разбросаны по всей Москве. Именно для того, чтобы собрать все службы под одной крышей, было решено начать поиск нового помещения, которое помогло бы объединить команду.
«Начинать пришлось с нуля, – говорит Анна Шитова. -Основные факторы, которые учитывались при выборе здания: удобная транспортная доступность и наличие социальной инфраструктуры. Выбор пал на только что построенный ВЦ «Монарх», в котором есть и гостиница с конференц-залами, и подземная парковка, и супермаркет, и парикмахерская, и рестораны, и фитнес-центр. А рядом – стадион, на котором мы теперь проводим спортивные мероприятия для сотрудников. Кроме того, будущий офис находился в непосредственной близости от нашего технологического комплекса, расположенного на улице Правды. После долгих обсуждений в аренду было решено взять четыре этажа здания общей площадью около 8000 кв. м».
Следующий этап – для управления проектом была создана рабочая группа из сотрудников компании, в которую пригласили руководителей всех ключевых подразделений, отвечающих за поддержку бизнеса, что в дальнейшем помогло избежать многих непредвиденных ситуаций.
«Когда определились с составом нашей рабочей группы, приступили к поиску внешних участников проекта, -продолжает Анна Шитова. – В первую очередь нужно было найти генподрядчика на проведение строительно-отделочных работ, а также других крупных подрядчиков – по СКС, системам безопасности, мебели. Нужен был и перевозчик, который бы осуществил наш переезд. Поиск и подбор вариантов мы решили отдать в руки профессионалов -компании, управляющей проектами. Специалисты этой компании помогли нам разработать техническое задание по каждому виду работ, провели предварительный отбор подрядчиков, а мы затем проанализировали результаты и в соответствии с корпоративными правилами проведения тендеров выбрали по одному из претендентов».
Все в одни руки
Продолжение статьи доступно только подписчикам.