Сегодня о закупках говорят много и постоянно. Закупочное правовое поле и закупочная политика в России продолжают формироваться, изменяться и адаптироваться к реалиям бизнес-среды. Постепенно мы создаем правила, которые объясняют, что именно следует делать, осуществляя те или иные закупки. Такие правила называют политикой закупок.
Политика закупок в государственных компаниях или в компаниях с госучастием не менее чем на 50% регламентируется законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. В коммерческих компаниях политика закупок может быть мягче или жестче, все зависит от конкретных стратегических целей.
В закупках не менее важна и управленческая роль. Появляются инструменты мониторинга закупки, аудита, контроля за заключением и исполнением договоров, снижением как издержек компании в целом, так и издержек на сами закупки. Как именно выполнять политику закупок? На этот вопрос отвечают процедуры закупок.
В каких-то компаниях административный директор выступает в роли инициатора закупки и внутреннего клиента, а саму процедуру осуществляет подразделение по закупкам.
В других организациях он является участником рабочей группы по созданию этих документов. Где-то все это уже создано, и остается только изучить и следовать политикам и процедурам закупок. А в некоторых организациях административный директор вынужден сам
создавать политику и процедуры закупок с нуля. И без теоретических знаний по закупочной деятельности ему никак не обойтись.
Теория создания политики и процедур закупок
В разных компаниях процедуры закупок могут называться по-разному: регламенты, инструкции, методики… Суть от этого не меняется. Важно то, чтобы эти документы понятно и просто рассказывали, как закупать товары, услуги и оборудование для нужд компании, а не создавали бюрократические барьеры.
На данный момент выделяют следующие важные критерии при работе по созданию или коррекции политик и процедур по закупкам:
• планирование закупки;
• нацеливание закупки на развитие компании, а не просто освоение запланированного бюджета;
• снижение коррупции и любого противоречия между личными и должностными интересами;
• повышение самостоятельности и ответственности заказчика;
• обеспечение добросовестности исполнения заказов;
• управление договорными рисками;
• систематизация и анализ закупок, повышение эффективности закупок;
• развитие партнерских взаимоотношений с поставщиками.
Заметим, что у закупочных политик и процедур есть свои риски, которые важно учитывать и стараться минимизировать:
• излишнее доминирование тендерного способа закупки;
• сужение параметров оценки предложения до одного критерия наименьшей цены;
• низкая вариативность процедур закупки различных товаров, услуг, работ;
• отсутствие постзакупочного управления и ответственности за результаты закупки.
Про закупочные политики и процедуры обычно принято рассуждать только как об инструментах финансового контроля. Однако целей у политик и процедур по закупкам гораздо больше, среди них:
• повышение качества деятельности и внутреннего управления компании;
• построение взаимоотношений между подразделениями компании;
• обеспечение устойчивого финансового развития компании;
• развитие потенциала компании;
• предотвращение конфликтов интересов, противоречий между личными интересами и должностными обязанностями;
• минимизация рисков финансового менеджмента;
• встраивание краткосрочных выгод в долгосрочные стратегические цели компаний-партнеров.
Остановимся на той схеме, когда административный директор имеет рабочие задачи и полномочия проводить закупку в рамках своих компетенций, и рассмотрим пример закупки, целью которой была оптимизация бюджета биз-нес-тревела, внутренних процедур и процессов, введение контроля за соблюдением тревел-политики внутри компании.
Попробуйте, планируя закупку, спрогнозировать развитие партнерского сотрудничества с поставщиком. Хорошо изучив (или создав) закупочные политику и процедуры, административный директор может сделать закупку, которая позволит его компании не только разумно потратить бюджет, но и получить развитие того или иного направления, создать новый эффективный процесс, полностью соответствующий стратегическим целям компании.
Кейс
От руководства компании административному директору, поступила задача – обеспечить оптимизацию бюджета на тревел-поддержку. В рамках этой задачи предполагалось провести внутренний аудит бюджета и процессов командировочной политики. На основании результатов аудита создать техническое задание и провести закупку необходимых бизнес-тревел-услуг.
Перед участниками тендера были обозначены следующие цели и задачи:
• собрать и проанализировать общую статистику по затратам на тревел-услуги;
• повысить эффективность контроля за исполнением тревел-политики;
• разработать меры по оптимизации тревел-политики;
• разработать меры по сокращению расходов на поездки;
• получить более выгодные условия от поставщика;
• упростить и сделать более прозрачной отчетность по командировкам;
• улучшить показатель безопасности сотрудников.
Цели и задачи, поставленные перед поставщиком, не противоречили политике и процедурам закупки, действующим в компании. В данной закупочной процедуре были соблюдены все правила и регламенты.
Также компания-заказчик обозначила в техническом задании три ключевых показателя эффективности исполнителя (выдержка из тендерной документации):
Продолжение статьи доступно только подписчикам.