Закупка поневоле

Руководителям и менеджерам АХО не раз приходилось сталкиваться с ситуацией, когда работать с поставщиком категорически не хочется, но надо. И вовсе не потому, что настроение сегодня плохое, а в силу того, что поставщик срывает сроки, реагирует на запросы медленно, долго принимает решения, достигнутые договоренности игнорирует, отказывается идти на разумные компромиссы, представители поставщика неполномочны или некомпетентны, сюда же можно добавить проблемы с оформлением первичной бухгалтерской документации, отсутствие преемственности при частой смене менеджмента, постоянный брак и недовозы — одним словом, отсутствие нормального клиентского сервиса. Казалось бы, расторгните договор — за дверью очередь… Но не всегда это так просто. Есть ситуации, в которых продолжать сотрудничество все-таки приходится. Так в каких случаях мы делаем закупку поневоле?

 

Поставщик дан отделом закупок

Закупочная процедура состоялась, политики и процедуры соблюдены, победитель определен. Вам приходит подписанный договор и как приложение к нему — поставщик. Отдел закупок радостно отрапортовал о выполнении поставленной задачи: заключен договор с наименьшей ценой, ниже рынка аж на 10%!

И вот вы начинаете сотрудничать и пытаться получить от поставщика то, что прописано в договоре. Но тут выясняется, что в пылу торгов менеджеры по продажам со стороны поставщика снизили стоимость услуг или товара так, что менеджеры по работе с клиентами просто не могут выполнить все, прописанное в договоре. Вы предъявляете претензию менеджеру на стороне заказчика, он кивает на босса, потом они оба тычут пальцем в продажника, назначая его виноватым. Вы все вместе делаете попытки наладить процесс. Поставщик, подсчитав убытки, сдается и предлагает расторгнуть договор. Чаще всего такая проблема возникает с договорами на сервисы.

Инструменты, которые могут помочь снизить риски получения такого подрядчика: четко и подробно прописанное техническое задание, проект договора с важными для вас условиями и проект сервисного соглашения. Кроме того, важно понимать дно рыночной цены и принять меры для противодействия демпингу цены недобросовестными поставщиками. Кроме того, госзакупки защищены банковскими гарантиями и прочими, продиктованными законами № 223-ФЗ и № 44-ФЗ, обеспечительными условиями.

При составлении технического задания постарайтесь учесть все, что вы хотите получить от поставщика. Пусть поставщик увидит максимально полную картину и просчитает стоимость предложения с учетом всей имеющейся информации.

В техническом задании старайтесь указать требования:

— к качеству, техническим характеристикам товаров, услуг, работ, оборудования;

— к безопасности;
— к функциональным характеристикам (потребительским свойствам);

— к размерам, упаковке, отгрузке товара, оборудования;

— к результатам работ и услуг;

— к уровню сервиса, скорости реагирования на заказы, заявки высокого приоритета;

— к указанию ответственных лиц на стороне поставщика, контактов и алгоритмов взаимодействия;

— к своевременности поставки товаров и оборудования, доставки до конкретного адреса заказчика;

— к порядку осуществления приемки товаров, услуг, работ, оборудования ответственными лицами заказчика;

— к ответственности поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств (в рамках законов);

— к финансовым и трудовым ресурсам поставщика (в особых случаях);

— прочие требования согласно поставленным задачам.

К сожалению, даже очень подробное и раскрытое техническое задание не является стопроцентной защитой от недобросовестного поставщика, но минимизировать риски по получению такого поставщика может.

Поставщик дан глобальным офисом

Такая закупка поневоле часто встречается в международных компаниях и реже — в государственных компаниях стратегического значения. Международная компания-поставщик выиграла глобальный тендер и заключила контракт на поставку товаров, оборудования или оказания услуг во все филиалы компании-заказчика. И вам спускают сообщение (как вариант, копию контракта), соглашение об уровне сервиса и обязывают заключить контракт с местным филиалом глобального поставщика.

Конечно, в таком сотрудничестве возможны свои плюсы: уникальный ценник, единая ценовая политика, инновационные технологии, максимальная прозрачность контракта.

Но разницу в курсах валют никто не отменял. А это может сделать уникальный ценник неоправданно завышенным по сравнению с местными поставщиками. Кроме того, глобальный поставщик обязывает тщательнее планировать закупки. Не всегда склад глобального партнера наполнен необходимыми вам позициями, а значит, может понадобиться дополнительное время на поставку товаров или оборудования. Если происходит форс-мажор и возникает потребность в срочной закупке товаров или оборудования, глобальный поставщик может подвести по срокам. А в случае если предмет договора — услуга (курьерская доставка, например), сервисное соглашение может заметно отличаться в худшую сторону от местных поставщиков аналогичных услуг. В частности, экспресс-доставка в международной курьерской компании по Москве по стоимости и срокам до двух раз выше некоторых московских курьерских компаний.

Инструменты, которые могут помочь минимизировать данные риски: предоставление в свою головную компанию сравнительного анализа стоимости, качества и сроков глобального поставщика и местных подрядчиков с целью обоснования нецелесообразности закупок у глобального поставщика по объективным причинам. В ситуациях, когда отказ от сотрудничества с глобальным поставщиком невозможен, добиваться региональных поправок по критериям, в которых глобальный поставщик проигрывает местным поставщикам. И на важные поставки, обеспечивающие основные бизнес-процессы вашей компании, обязательно иметь действующие контракты с альтернативным поставщиком.

Закупка у монополиста или из единственного источника

Это энергия, газоснабжение, тепло- и водоснабжение. Сюда же можно отнести управляющую компанию, если офис расположен в бизнес-центре и вы не являетесь собственником или вы арендуете либо приобрели нежилую площадь под отделение в многоквартирном доме.

Административный директор сталкивается с такими закупками поневоле регулярно. Добиться от сотрудников ресурсных компаний представителю юридического лица договора, протокола согласований, перерасчета порой непросто. Уходит много времени. Во многих организациях невозможно получить информацию или проект документа (того же договора или дополнительного соглашения) дистанционно, надо непременно ехать непосредственно в офис ресурсной компании. Там надо найти нужный кабинет, а в кабинете — нужного менеджера. И именно во время вашего визита ваш менеджер ушел обедать/в отпуск/в декрет. Но вас, наверное, обслужат в другом офисе, в другом кабинете, другой менеджер.
Нет, телефона у них нет, зато вот вам приемные дни и часы работы… Уверена, скоро это канет в Лету, и все процедуры можно будет оформить при помощи компьютера, не выходя из кабинета, по крайней мере все идет к этому.