Сегодня мы с вами являемся свидетелями непростых событий и изменений, которые безусловно затронут каждую компанию. Перед нами, административными руководителями, поставлены сложные задачи по оптимизации затрат, сохранению уровня сервиса и сопровождению работы компаний, а для кого-то – по выживанию бизнеса, переходу его на новые рынки, поиску решений для дальнейшего существования.
В этой статье я затрону следующие направления нашей работы: недвижимость (управление арендой и собственностью, затраты на эксплуатацию и содержание объектов, уборка), транспорт (персональный, разъездной, затраты на такси), командировки, логистика, архивное хранение, затраты на АХО (мебель, канцтовары, бумага, хозяйственные расходы).
Прежде всего, нужно постараться спланировать все необходимые мероприятия и разработать несколько вариантов действий. Я считаю, что нужно спланировать свои действия на «сегодня». В этот план нужно включить самые срочные мероприятия – на один месяц, три месяца, и на шесть месяцев (на больший срок планировать в быстроменяющейся ситуации пока нет никакого смысла).
Безусловно, действия административного блока должны соответствовать установкам, которые определены руководством компании и акционерами. Если ваша компания осталась на рынке и у нее есть планы по дальнейшей работе, нужно действовать.
В числе самых важных и срочных мероприятий нужно провести «инвентаризацию» ваших договорных обязательств, средств, необходимых для обеспечения работы компании, а также убедиться в наличии необходимых средств в бюджете компании.
Аренда и эксплуатация
К наиболее объемным и существенным статьям административного департамента относятся обязательства по арендным платежам и фонду оплаты труда сотрудников. Данные статьи расходов невозможно сократить одномоментно без серьезных последствий для компании.
На арендных платежах следует остановиться и детализировать список мероприятий. Так как по прогнозам экспертов отток западных компаний с российского рынка продолжится, то и рынок офисной недвижимости не останется в стороне. Вакансия на рынке офисной недвижимости может составить минимум 30% в классе А, и до 20% в классе В. Вам необходимо сформулировать и письменно донести ваши предложения до арендодателя. В качестве ориентира я бы рекомендовал запросить снижение базовой арендной ставки не менее чем на 40-50%, а дальше начать переговоры. Если арендодатель не готов или не может зафиксировать ставку на срок в несколько месяцев, то нужно попробовать договориться о снижении ставки на 1, 2 или 3 месяца. Даже если вы получите отказ на первой встрече, назначайте через неделю следующую и требуйте уступок. При этом учитывать и интересы вашего арендодателя, и, например, договориться о возвращении ставки при стабилизации ситуации.
Эксплуатационные платежи скорее всего будут увеличиваться, так как расходные материалы и оборудование закупаются за валюту за рубежом, и пока не известно, как поставщики отреагируют на введенные санкции. Коммунальные платежи будут меняться в том же горизонте, что и ранее, т.е. не более 6-7%.
Для большинства владельцев недвижимости ближайшее время станет очень непростым – у многих недвижимость заложена в банках (ВТБ, СБЕР и пр.), поэтому они окажутся под сильным давлением банков, которые будут требовать стабильных платежей, и арендаторов, которые, в свою очередь, потребуют снижения ставок. По моему прогнозу, часть арендодателей, которые не справятся с нагрузкой, будут вынуждены передать свои бизнес-центры во владение банков, и для вас было бы правильным узнать, в каком банке заложена недвижимость – может быть с этим банком работают ваши финансисты и есть перспективы для переговоров.
Персонал
Сокращение фонда оплаты труда и работа с коллективом станут одной из главных задач для административных директоров. В ближайшие несколько месяцев на рынке труда нас ждет «идеальный шторм», последствиями которого будет высочайший за последние 20 лет уровень безработицы. Эта волна затронет не только «белых воротничков», но и сотрудников из сферы обслуживания, клининга (граждан стран СНГ), которые на фоне кризиса будут вынуждены вернуться к себе на родину. При этом «синие воротнички» могут остаться наиболее защищенным классом, без которого работать будет невозможно. К этой категории работников я отношу технических специалистов эксплуатации, инженеров, отчасти водителей и прочих.
Владельцы и руководители компаний будут ставить задачи по оптимизации штатной численности подразделений, это затронет и административный блок. В этом случае можно предложить несколько вариантов действий. Отказаться или уклониться от таких указаний невозможно, поэтому выбора у нас не остается и нужно будет действовать. В качестве альтернативы увольнению сотрудников можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности – например, клиентский документооборот или функции операционного департамента. Ваша задача – предлагать варианты для сохранения своих сотрудников. Если такие варианты не найдут понимания и поддержки у руководства, необходимо проанализировать качество работы своих сотрудников, знать, кто из сотрудников более полезен для работы подразделения, кто более лоялен, кто готов не просто работать с 9:00 до 18:00, а делает работу с энтузиазмом и готов к дополнительным нагрузкам.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.