Сегодня мы с вами являемся свидетелями непростых событий и изменений, которые безусловно затронут каждую компанию. Перед нами, административными руководителями, поставлены сложные задачи по оптимизации затрат, сохранению уровня сервиса и сопровождению работы компаний, а для кого-то – по выживанию бизнеса, переходу его на новые рынки, поиску решений для дальнейшего существования.
В этой статье я затрону следующие направления нашей работы: недвижимость (управление арендой и собственностью, затраты на эксплуатацию и содержание объектов, уборка), транспорт (персональный, разъездной, затраты на такси), командировки, логистика, архивное хранение, затраты на АХО (мебель, канцтовары, бумага, хозяйственные расходы).
Прежде всего, нужно постараться спланировать все необходимые мероприятия и разработать несколько вариантов действий. Я считаю, что нужно спланировать свои действия на «сегодня». В этот план нужно включить самые срочные мероприятия – на один месяц, три месяца, и на шесть месяцев (на больший срок планировать в быстроменяющейся ситуации пока нет никакого смысла).
Безусловно, действия административного блока должны соответствовать установкам, которые определены руководством компании и акционерами. Если ваша компания осталась на рынке и у нее есть планы по дальнейшей работе, нужно действовать.
В числе самых важных и срочных мероприятий нужно провести «инвентаризацию» ваших договорных обязательств, средств, необходимых для обеспечения работы компании, а также убедиться в наличии необходимых средств в бюджете компании.
Аренда и эксплуатация
К наиболее объемным и существенным статьям административного департамента относятся обязательства по арендным платежам и фонду оплаты труда сотрудников. Данные статьи расходов невозможно сократить одномоментно без серьезных последствий для компании.
На арендных платежах следует остановиться и детализировать список мероприятий. Так как по прогнозам экспертов отток западных компаний с российского рынка продолжится, то и рынок офисной недвижимости не останется в стороне. Вакансия на рынке офисной недвижимости может составить минимум 30% в классе А, и до 20% в классе В. Вам необходимо сформулировать и письменно донести ваши предложения до арендодателя. В качестве ориентира я бы рекомендовал запросить снижение базовой арендной ставки не менее чем на 40-50%, а дальше начать переговоры. Если арендодатель не готов или не может зафиксировать ставку на срок в несколько месяцев, то нужно попробовать договориться о снижении ставки на 1, 2 или 3 месяца. Даже если вы получите отказ на первой встрече, назначайте через неделю следующую и требуйте уступок. При этом учитывать и интересы вашего арендодателя, и, например, договориться о возвращении ставки при стабилизации ситуации.
Эксплуатационные платежи скорее всего будут увеличиваться, так как расходные материалы и оборудование закупаются за валюту за рубежом, и пока не известно, как поставщики отреагируют на введенные санкции. Коммунальные платежи будут меняться в том же горизонте, что и ранее, т.е. не более 6-7%.
Для большинства владельцев недвижимости ближайшее время станет очень непростым – у многих недвижимость заложена в банках (ВТБ, СБЕР и пр.), поэтому они окажутся под сильным давлением банков, которые будут требовать стабильных платежей, и арендаторов, которые, в свою очередь, потребуют снижения ставок. По моему прогнозу, часть арендодателей, которые не справятся с нагрузкой, будут вынуждены передать свои бизнес-центры во владение банков, и для вас было бы правильным узнать, в каком банке заложена недвижимость – может быть с этим банком работают ваши финансисты и есть перспективы для переговоров.
Персонал
Сокращение фонда оплаты труда и работа с коллективом станут одной из главных задач для административных директоров. В ближайшие несколько месяцев на рынке труда нас ждет «идеальный шторм», последствиями которого будет высочайший за последние 20 лет уровень безработицы. Эта волна затронет не только «белых воротничков», но и сотрудников из сферы обслуживания, клининга (граждан стран СНГ), которые на фоне кризиса будут вынуждены вернуться к себе на родину. При этом «синие воротнички» могут остаться наиболее защищенным классом, без которого работать будет невозможно. К этой категории работников я отношу технических специалистов эксплуатации, инженеров, отчасти водителей и прочих.
Владельцы и руководители компаний будут ставить задачи по оптимизации штатной численности подразделений, это затронет и административный блок. В этом случае можно предложить несколько вариантов действий. Отказаться или уклониться от таких указаний невозможно, поэтому выбора у нас не остается и нужно будет действовать. В качестве альтернативы увольнению сотрудников можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности – например, клиентский документооборот или функции операционного департамента. Ваша задача – предлагать варианты для сохранения своих сотрудников. Если такие варианты не найдут понимания и поддержки у руководства, необходимо проанализировать качество работы своих сотрудников, знать, кто из сотрудников более полезен для работы подразделения, кто более лоялен, кто готов не просто работать с 9:00 до 18:00, а делает работу с энтузиазмом и готов к дополнительным нагрузкам.
Очень часто сокращение персонала начинают с сотрудников ресепшена, клининга и технической эксплуатации, но я считаю такой подход неверным. Зарплаты у таких сотрудников небольшие, и их увольнение не даст большой экономии ФОТа, но при этом создаст непрофильную нагрузку на оставшихся сотрудников.
Можно предложить пропорциональное сокращение фонда оплаты всем сотрудникам или перевод некоторых сотрудников на часть ставки (1/2 или меньше). Это позволит сохранить коллектив и обеспечить выполнение функций подразделений.
Автопарк
Ситуация с транспортом выглядит не лучше, чем со всем остальным. В настоящее время остановлены поставки новых автомобилей для корпоративных парков – Volkswagen, Skoda, Hyundai и другие. Поставки запчастей еще не прекращены, но их стоимость уже значительно увеличена, и явно выше, чем в бюджетах административных подразделений. В этой ситуации можно порекомендовать только заключение контрактов с «неофициальными» станциями техобслуживания, стоимость работы которых значительно ниже, чем у официальных дилеров. В связи с ограничениями на поставки машин, автомобильных шин, а также увеличением стоимости запчастей нас ждет повышение стоимости такси и приостановка работы части автопарков. Через несколько месяцев будут выстроены новые логистические цепочки (через Казахстан, ОАЭ, Китай и другие страны), но эти месяцы нужно как-то работать и обслуживать автомобили.
Бизнес-тревел
В связи с запретом на использование лизингового авиапарка возникнут сложности с перелетами, особенно в отдаленные регионы РФ – Восточная Сибирь и Дальний Восток, т.к. парк отечественных дальнемагистральных самолётов не сможет покрыть все маршруты. Вариантом решения проблем с командировками будет использование РЖД или найм сотрудников на местах (длительные командировки или релокация). В перспективе 3-6 месяцев я не исключаю привлечение на эти маршруты авиакомпаний из других стран, но за эти месяцы нужно подготовить свою позицию по данному вопросу.
Снабжение офиса
Направление АХО – мебель, снабжение офиса, вода и прочее – нужно сокращать самым решительным образом. В связи с уходом многих компаний, на рынке в ближайшее время появится практически новая мебель, которую будут распродавать с дисконтом до 80-90%, и, если вам понадобится какая-то мебель, вы легко ее найдете. Если это еще не сделано, то рекомендую наладить у себя мастерскую по ремонту оборудования и мебели, это явно не будет лишним. В связи с этим, сокращение техников представляется нерациональным, т.к. именно эти сотрудники помогут отремонтировать то, что нельзя купить и быстро заменить.
По информации из СМИ, один из крупнейших производителей бумаги формата А4 временно приостановил свою работу из-за перебоев с поставками химических реагентов из-за рубежа. Данная тенденция будет характерна для всего рынка и приведет к перебоям в поставках бумаги формата А4 и А3 и, как следствие, к повышению цены. В этой ситуации выход только один – сокращать использование бумаги в работе компании, т.к. запасать ее уже бесполезно.
Архив
Многие компании пользуются аутсорсингом хранения документов, как одним из наиболее удобных инструментов для операционной обработки документов. На этом рынке пока работает один из крупных игроков, акционерами которого являются американские компании, поэтому нельзя исключать ситуации, аналогичной другим американским компаниям. В случае если данная компания решит уйти с нашего рынка, ее клиентам придется срочно «перекладывать» свои документы в другие компании. Об этом лучше подумать заранее и уже сейчас начать диалог с российскими компаниями, которые продолжат работать.
IT
Особо стоит отметить ситуацию с блоком IT, вернее с блоком, который занимается железом и софтом. Про последствия ухода из России Microsoft и прочих гигантов рассуждать уже бессмысленно, поэтому лучше обсудить те сервисы, которые наиболее близки к административному блоку – сервисы печати документов. Оборудования для данных сервисов поставляли в основном HP и Konica Minolta, поставки нового оборудования или обслуживание и ремонт могут быть приостановлены, а оборудование изъято. Вариантов при таком развитии событий немного: придется существенно снизить количество печатаемых документов (до 80-90%) путем использования СЭД и ЭЦП, в том числе в работе с поставщиками и контрагентами, либо вернуться к использованию децентрализованной печати (но большинство компаний сократили парк локальных принтеров почти до «0»).
В заключении хочется пожелать всем нашим коллегам принимать только обдуманные решения, не поддаваться негативным настроениям и верить в себя и своих сотрудников.
