Какие проблемы в связке «поставщик — клиент» помогает решить переход на онлайн-платформу, рассказала генеральный менеджер компании CITYTRAVEL Юлия Мануйлова.
Не секрет, что заинтересованность предприятий в экономии ресурсов может выражаться в замещении работы человека автоматизированными процессами, которые будут эффективнее и менее ошибочны в исполнении. Бизнес-тревел уже несколько лет идет по этому пути развития. Безусловно, любой современный человек может справиться с бронированием билета или отеля без посторонней помощи. Отправить заказ на согласование не составляет труда, если прочитать инструкцию пользователя.
Однако некоторые офисные процессы, состоящие из пяти или максимум семи ступеней обработки информации, выгоднее переводить в роботизированный цикл, нежели решать проблемы, возникающие от неверно принятых специалистами компании решений.
Помимо того что автоматизация защищает процессы от «человеческого фактора», доверие к компьютеру побуждает осознавать ценность действительно важных и значимых решений, которые остаются в ведении опытных специалистов.
Рассмотрим, как эти доводы работают на примере перевода процесса бронирования командировок на онлайн-платформу.
В крупной строительной компании процесс бронирования командировок в объеме 30—40 заказов в день был возложен на специалиста АХО, который разрывался «на всех фронтах» и не успевал качественно обрабатывать все входящие заявки. Как следствие, процесс общения с ТМС выстраивался очень нервно, поскольку ошибки в дате вылета, номере рейса, указании номера проекта и прочие всплывали постоянно. Кроме того, процесс учета бюджета велся зачастую постфактум, когда после завершения командировки сообщались данные кост-центра, на который нужно было распределить поездку. Процесс согласования командировок вообще был в «зачаточном состоянии». Однако нашему бизнес-тревел-агентству удалось убедить руководство компании перейти на бронирование командировок через онлайн-платформу. Начинали в режиме light, когда из сорока заказов через систему заказывалось не более двух. Но в какой-то момент все изменилось: заказчик принял решение не только перевести всех сотрудников на самостоятельное бронирование, но онлайн-платформу стали использовать также и для ведения бюджетирования, для создания авансовых отчетов, приказов и других необходимых форм. Бухгалтерия компании теперь пользуется мгновенным созданием акта сверки и распечатывает нужные реестры. А специалист АХО уже не разрывается между своими задачами.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.