Dentsu — международная коммуникационная группа с представительством в 143 странах мира. Штаб-квартира компании находится в Лондоне, а головной офис — в Токио. Основная специализация dentsu — услуги в области маркетинга и рекламы. Компания входит в топ-5 коммуникационных групп в мире. В феврале этого года российский офис dentsu стал победителем в номинации «Здоровый офис» премии «Управление административными проектами 2020», которую ежегодно проводит журнал «Административный директор». Проект на общественных слушаниях премии представляла Екатерина Головатюк, руководитель департамента внутренних сервисов (CORE) dentsu. Под ее управлением находится широкий спектр вопросов — от ключевых сервисов (офис-менеджмент, транспортно- курьерское и секретарское обслуживание, закупки, тревел-поддержка) до проектной работы: экологическое направление, охрана труда, внедрение концепции офисного пространства activity based office и другие. Журнал «Административный директор» попросил Екатерину Головатюк поделиться опытом создания здорового офисного пространства.
Корр.: Что вы вкладываете в понятие «здоровый офис»?
Екатерина Головатюк: Здоровое офисное пространство — это микроклимат, чистый воздух, качественная вода, «зеленые стандарты» при закупках, меры по профилактике в офисах сезонных вирусных заболеваний, по препятствию распространения COVID-19 и многое другое. Идеология здорового пространства в компании dentsu была заложена еще на стадии проектирования и строительства офиса. Это, помимо уже перечисленного, и экологичные отделочные материалы, и качественная мебель, а также ресурсо- и энергосберегающие технологии. Что касается отделки офиса, то при его ремонте мы использовали только высококачественные сертифицированные материалы, полученные от проверенных поставщиков. Большая часть офисной мебели соответствует самым высоким европейским стандартам качества. Идеологию здорового офиса поддерживают акционеры компании, и это, на мой взгляд, очень важно для всей нашей команды.
Корр.: Из каких составляющих складывается микроклимат в офисе и как вы его поддерживаете?
Е.Г.: Микроклимат в офисах dentsu поддерживается с помощью регулируемой системы кондиционирования, вентиляции и увлажнения воздуха, а также комфортного температурного режима. Два раза в год проводим очистку вентиляции, замену фильтров и дезинфекцию воздуховодов и фанкойлов. Ежедневно дежурные инженеры службы эксплуатации производят замеры температуры и влажности, принимают необходимые меры для создания комфортных условий. Частью работ департамента внутренних сервисов является ежегодно проводимый химический анализ воздуха на соответствие санитарно-эпидемиологическим требованиям.
Корр.: Немаловажная составляющая здорового и безопасного офисного пространства — освещение. Какая работа была проделана в этом направлении?
Е.Г.: Практически во всех наших офисах панорамное остекление, поэтому сотрудники не испытывают недостатка в естественном освещении. На каждом окне установлены рольшторы для защиты от яркого солнца. Еще в 2019 году мы произвели замену люминесцентных светильников на светодиодные, что позволило не только снизить энергопотребление осветительных приборов, но и улучшить освещенность рабочих мест. В результате мы получили снижение энергопотребления на 65%. Кроме того, рассчитывая экономику данного проекта, мы учитывали не только быструю окупаемость, которая в нашем случае составила 27 месяцев, но и перспективную экономию: стоимость электроэнергии растет быстрее цен на светодиодные лампы. В 2016-2017 гг. во всех активах Группы была проведена специальная оценка условий труда (СОУТ), по результатам которой все рабочие места признаны соответствующими государственным нормативным требованиям охраны труда.
Корр.: В последнее время появились новые тенденции в оформлении офисного пространства, которые, по мнению экспертов, напрямую влияют на эффективность и благополучие сотрудников. Коснулись ли они вашего офиса?
Е.Г.: У нас в офисе созданы все условия для комфортной и эффективной работы: рабочие места сотрудников представляют собой мобильные кластеры, что позволяет легко уменьшать или увеличивать их количество. Есть зоны для неформальных встреч и переговоров, а также возможности уединенной работы. Сотрудники могут перемещаться по офису и менять рабочие места в соответствии с потребностями и настроением. Одну из переговорных комнат мы переоборудовали в игровую. Там можно провести неформальную встречу с коллегами, поиграть в интерактивные игры или просто помедитировать в уютной обстановке на мягких креслах-пуфиках. Мы приобрели игровую приставку, множество контроллеров, шлем виртуальной реальности, а также небольшой автосимулятор. А также, в целях профилактики последствий офисной гиподинамии, установили в офисе турники. Все желающие могут в любое удобное время размяться, снять усталость и напряжение.
Корр.: Организация питания сотрудников — тоже забота об их здоровье. Что компания предлагает в этом направлении?
Е.Г.: Вы правы, это, действительно, важно. В офисе выделены отдельные зоны для организации питания сотрудников. Они оснащены всем необходимым: микроволновыми печами, кофе-машинами, холодильниками, посудомоечными машинами и прочим. За чистотой, наличием посуды и столовых приборов, чая и кофе следят кофе-леди. В 2019 году мы запустили пилотный проект с правильным питанием — фуд-пойнт SelfKiosk. Кстати, опрос сотрудников, проведенный нами через три месяца тестового режима работы Self-Kiosk, подтвердил правильность принятого решения: 56% опрошенных сотрудников оценили такой формат питания в офисе как отличный и 31% как хороший; 90% признали удобной безналичную оплату на месте покупки; 49% сочли цены вполне доступными; 67% опрошенных высказались за размещение фуд-пойнтов в зонах кухонь на других этажах. В результате в 2020 году появилось два новых фуд-пойнта.
Корр.: В своем выступлении на общественных слушаниях премии «Управление административными проектами» вы упомянули, что в вашей компании внедрена концепция ЭкоDAN. Расскажите подробнее, в чем она заключается?
Е.Г.: Прежде всего хочу сказать, что dentsu Russia последовательно внедряет в жизнь «зеленые решения», направленные на сдерживание изменений климата, бережное отношение к природным ресурсам, борьбу с загрязнением окружающей среды, сохранение редких видов животных. Dentsu публично объявила о своем присоединении к проекту RE100, обязуясь использовать только возобновляемые источники энергии (ВИЭ) для обеспечения своей деятельности. В рамках программы ЭкоDAN нами были разработаны и внедрены Регламенты по энергосбережению и Экологическая политика. Мы успешно внедряем энерго- и ресурсосберегающие технологии: установлены датчики движения, используются смесители экономичного расходования воды, современная энергоэффективная бытовая техника.
Мы пропагандируем среди сотрудников и ответственное потребление: раздельный сбор макулатуры, сбор батареек и оргтехники для безопасной утилизации, вторичное использование пластиковых и бумажных пакетов, канцтоваров, бук-кроссинг. Проводим различные акции, например «Свободу ненужным вещам», «Garage sale», «Крышечки». Еженедельно публикуем на корпоративном портале «зеленые новости», размещаем в офисах плакаты экологической тематики.
Dentsu Russia неоднократно участвовала в конкурсе «Зеленый офис», проходящем при поддержке Департамента природопользования и охраны окружающей среды г. Москвы, где становилась победителем в номинациях «Лучшее рабочее место», «Лучшая экологическая политика» и «Самый экологически-инициативный офис».
Корр.: Пандемия COVID-19 оказала существенное влияние на требования к безопасности офисных пространств. В связи с этим какие изменения в работе офиса были у вас?
Е.Г.: Безусловно влияние было очень существенным. CORE совместно с коллегами из других департаментов проделал большую работу по соблюдению требований Роспотребназора, других надзорных органов по обеспечению безопасности в офисе и комфортных условий труда сотрудников в условиях удаленного формата работы.
В офисах dentsu действует «Регламент посещения сотрудниками офисных помещений в период действия противоэпидемиологических мер», согласно которому при входе в офис сотрудники и гости офиса должны пройти через дезинфекционные порталы, установленные во всех входных группах, а также обязательно измерить температуру с помощью бесконтактных терминалов, перемещение по офису происходит только в одном направлении (строго по указателям), обязательно соблюдение социальной дистанции 1,5 м в рабочих зонах и зонах общего пользования, в том числе в переговорных комнатах, кухнях и санузлах. В офисе обязательно использование средств индивидуальной защиты. Кухни и обеденные зоны мы не закрывали, но ввели строгий контроль за тем, чтобы сотрудники не занимали столы группами более двух человек. Оборудовали «комнаты самоизоляции» для сотрудников, почувствовавших недомогание в течение рабочего дня, где они могут дождаться приезда такси или скорой помощи.
Корр.: Что из вышеперечисленного вы планируете сохранить после снятия ограничительных мер?
Е.Г.: Мы обязательно продолжим работу по обеспечению безопасных условий в офисе, так как сезонное распространение респираторных заболеваний никто не отменял. Думаю, что многие привычки останутся с нами навсегда, например защитные маски в период недомогания, использование бактерицидных ламп, более тщательный клининг. А вот от избыточного использования антисептиков я бы по возможности отказалась, чтобы не раскачивать проблему с резистентностью бактерий.
Корр.: Есть планы что-то еще изменить в офисной работе?
Е.Г.: Dentsu — японская компания, поэтому в работе департамент внутренних сервисов старается следовать японской философии KAIZEN — постоянные улучшения. Мы мониторим мировые тенденции, изучаем требования сертификации по «зеленым стандартам». Департамент внутренних сервисов всегда находится в движении в данном направлении. Это позволяет нам оставаться проактивными в повседневной хозяйственной деятельности.
