Ассоциация бизнес-туризма на своей образовательной сессии собрала ведущих экспертов и участников индустрии для обсуждения одной из самых актуальных тем – тендера при выборе поставщика услуг делового туризма. В мероприятии приняли участие более семидесяти сотрудников трэвел-департаментов и отделов по закупкам крупнейших российских и международных компаний. Спикерами образовательной сессии стали Ольга Хорасанова из компании Accenture, Ирина Тимофеева из Baker Hughes и Ирина Кузнецова из Банка ВТБ, также выступившая в роли модератора.
Эффективный тендер
По общему признанию участников сессии, тендер является апофеозом процесса становления трэвел-политики и требует от компании максимальной консолидации ресурсов и стратегического видения текущих задач и тенденций развития.
Первое, с чего должна начать каждая компания, стоящая на пороге проведения тендера, – четко определиться с его целями и задачами. «Ясное понимание того, что есть отправная и конечная точка тендера, видение его результата помогут вам провести эту процедуру эффективно», – заявила Ольга Хорасанова.
Ирина Кузнецова образно представила процесс взаимодействия корпоративного покупателя с поставщиками услуг в виде спирали, «витками» которой становятся анализ расходов, определение требований, анализ рынка, непосредственно процедура закупки, выбор поставщика и, наконец, контракт. Она подчеркнула, что прежде чем подойти к тендерному процессу, необходимо глубоко проанализировать отношения компании с имеющимися поставщиками и финансовые результаты этого взаимодействия. Речь идет, в частности, о таких вопросах, как форма сотрудничества с ТМС (Travel Management Companies), сделки купли-продажи или партнерство, распределение тяжести рисков, отзывы внутренних клиентов о поставщике и т. д.
По мнению Ирины Тимофеевой, необходимыми основаниями для проведения тендера традиционно являются такие факторы, как введение или изменение трэвел-политики, отсутствие эффективных средств контроля расходов, а также чрезмерное превышение суммарных затрат на деловые поездки. Одной из важнейших задач, которые могут быть поставлены в процессе выбора поставщика услуг делового туризма, Ирина Тимофеева назвала сокращение расходов. По мнению спикера, этого можно добиться посредством повышения качества обслуживания, жесткого соблюдения трэвел-политики, использования оптимального набора поставщиков, прозрачности расходов, а также уменьшения цены на услуги ТМС.
При этом все эксперты, принимавшие участие в образовательной сессии АБТ, сошлись во мнении, что сумма агентского вознаграждения не должна быть определяющей в тендерном процессе, ведь в этом случае источником экономии становится не столько сокращение тарифов ТМС, сколько партнерские отношения между корпоративным покупателем и поставщиком услуг. «Подход Accenture -работать в партнерстве с ТМС, которая дает эффективные консультации, стратегические советы, как нам действовать и какие решения принимать», – заявила Ольга Хорасано-ва. По мнению Ирины Кузнецовой, подобный подход и отличает ТМС от обычных агентств делового туризма, для которых сотрудничество с корпоративными покупателями ограничивается схемой «купил-продал».
От целей, поставленных перед тендерным процессом, зависит, в частности, будет это краткосрочный или долгосрочный контракт с ТМС. По мнению спикеров сессии, договор должен длиться не менее года, иначе у сторон просто не будет возможности узнать друг друга и перейти к эффективному взаимодействию, но и не более пяти лет.
В своем докладе Ирина Тимофеева рассказала слушателям, какая информация может пригодиться компании, планирующей тендер по выбору поставщика услуг бизнестуризма. По мнению спикера, ТМС имеют право запросить у корпоративного покупателя сведения о количестве, сезонности, продолжительности и общей стоимости текущих деловых поездок, их основные направления, средства платежа, способы размещения заказа и требования к уровню сервиса. Также стоит заранее подготовить такую информацию, как имеющиеся договоры и преференции с поставщиками услуг и желательные/нежелательные тренды развития бизнеса. Необходимо сообщить и основные положения трэвел-политики компании.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.