Ежегодно в мире проходит более 10 млрд встреч делового формата, начиная с бизнес-завтраков и заканчивая конференциями, советами директоров и корпоративными тренингами. Затраты на проведение подобных мероприятий превышают 500 млрд долларов ежегодно. Несмотря на мировую тенденцию к оптимизации расходов и стремительное развитие соответствующей инфраструктуры для удаленного общения между сотрудниками, клиентами и партнерами, большинство лидеров бизнеса по-прежнему верят в то, что силу живого общения нельзя недооценивать, а максимальный успех достигается именно при реальном взаимодействии команды.
Выезд за город -блажь или залог успеха?
Почему же успешные компании организуют мероприятия за пределами своих офисов, ведь это автоматически означает значительный рост расходов. Когда мероприятие происходит за пределами офиса, в атмосфере уединения, это отражается как на результате встречи, так и на отношениях участников.
В первую очередь, такого рода встречи являются более продуктивными: в отличие от встреч, проводимых в стенах офиса, на выездных мероприятиях участников не отвлекает рутина, есть возможность сосредоточиться на обсуждении конкретных задач и решении конкретных целей. Кстати, именно по этой причине руководство многих компаний намеренно просит организаторов не устанавливать в конференц-залах беспроводной Интернет, ведь наличие сети провоцирует сотрудников включить ноутбук и поработать.
Во-вторых, смена привычной рабочей обстановки увеличивает вовлеченность сотрудников. Более того, это развивает командную работу: в новой обстановке люди ведут себя иначе и по-другому воспринимают своих коллег, которые на фоне незнакомого места и окружения кажутся ближе и вызывают больше доверия. В итоге улучшается взаимодействие внутри команды. Пробуждается и креативность сотрудников: когда человек лишен привычных способов убивать время, ему становится скучно бездействовать, и волей-неволей он начинает больше думать, анализировать и творить.
Выездные мероприятия открывают доступ к новым возможностям, это позволяет проводить мероприятия совершенно другого масштаба и уровня.
Подводные камни: стоит ли браться за организацию мероприятия самостоятельно?
Согласно зарубежным рейтингам, профессия организатора мероприятия входит в топ-лист самых стрессовых профессий наряду с пилотами, пожарными и сотрудниками полиции. Профессиональные организаторы проводят большое количество событий ежегодно, мало спят, много путешествуют, находятся в непрерывном процессе решения проблем и накладок.
Поэтому, если перед вами встала задача организовать мероприятие самостоятельно, без делегирования этой функции сторонней компании-организатору, стоит заранее разобраться, из каких этапов состоит данный процесс и по каким причинам организация мероприятий может превратиться в настоящий кошмар.
В первую очередь необходимо установить цель, дату мероприятия и утвердить список участников. Поняв базовые задачи, организатор обычно переходит к самому крупному с точки зрения временных и финансовых затрат этапу — выбору подходящих площадок. Необходимо составить письменные требования к площадке: формат мероприятия, желаемые даты проведения, количество участников, количество и качество питания, необходимость проживания и, желательно, предел вашего бюджета. Письменный запрос отправляется на адреса всех релевантных площадок. Не стоит рассчитывать на оперативное предоставление смет: как правило, сначала следует серия уточняющих вопросов, звонков и писем, только после этого площадки формируют коммерческие предложения. Причем практика показывает, что ответы приходят лишь от 70% площадок, которым отправили запрос, поэтому, если организатор заинтересован в 100% успехе, необходимо дополнительно связываться с интересующими местами. Итак, ответы пришли, значит ли это, что полдела сделано? Отнюдь. Во-первых, предложения приходят в разных форматах, и организатору необходимо привести их в единый вид для корректного сравнения, во-вторых, в потоке писем и забот часть нюансов и деталей все равно будет утеряна, и организатору придется еще раз связываться с площадками. Подводя итоги вышесказанного, рекомендуем сразу закладывать не менее одной недели на подбор площадки.
Будьте готовы к тому, что порядка 50—60% бюджета, как правило, съедает кейтеринг, поэтому вопрос питания обсуждается с площадкой на самой ранней стадии. Есть небольшие уловки, как оптимизировать кейтеринг в случае ограниченности бюджета: скажем, если вы добавите к вечернему фуршету один бокал шампанского на каждого присутствующего и при этом уберете один вид закуски, то сможете поднять настроение своих сотрудников без изменения вашего бюджета.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.