эксперт
В последнее время в компаниях можно наблюдать тенденцию, возникшую еще при кризисе – экономить буквально на всем: на зарплатах, офисных расходах и разных мелочах. Между тем, заметного сокращения расходов можно добиться не только урезанием затрат на тот или иной вид деятельности, но и внедрением альтернативных, принципиально иных, методов организации труда.
Один из таких методов я и хочу предложить для осмысления господам руководителям. На мой взгляд, это довольно эффективный путь, если к нему правильно подступиться. Рано или поздно любой управляющий задумывается о том, сколько денег «съедает» офис. И, разглядывая очередной счет хватается за голову и вычеркивает позиции «бесплатный кофе» и «чистая вода».
Но ведь сократить расходы на офис можно в корне, буквально урезав его рабочую площадь. И не путем уплотнения сотрудников до трех человек на квадратный метр (так мы экономим лишь на арендной плате, и то не факт), а за счет использования уже имеющихся площадей, которые неэффективно простаивают в рабочее время. Я говорю о квартирах сотрудников. Да-да, можно использовать для работы обычные жилые квартиры, которые пустеют в рабочее время.
Речь о работе на дому. Боже мой, как это пугает некоторых руководителей. Мало кто верит в то, что сотрудник будет эффективно работать в домашних условиях. И для подобных сомнений действительно есть масса причин. Но если рассмотреть эту возможность внимательнее, то можно выявить ряд сотрудников, которые работают дома даже эффективнее, чем в офисе.
Главная идея, которую я хочу предложить: использовать одно рабочее место в офисе несколькими сотрудниками сразу. То есть, посменно. Но не в классическом понимании, а несколько иначе: работник проводит на рабочем месте ровно столько времени, сколько ему требуется для решения задач в живом коллективе.
Множество профессий подразумевают труд без необходимости живого общения в течение большей части рабочего времени. Почему бы не выделить специалистов в таких областях и не предоставить им возможность созидать вне офиса? Давайте составим список того необходимого, в чем нуждаются все сотрудники современной компании.
1. Рабочее место: квадратные метры, столы и стулья, канцелярские принадлежности.
2. Телефонная связь и другие средства коммуникации.
3. Компьютер с доступом к корпоративной информации.
4.Питание и санузел.
5. Комната отдыха, курилка, и т. п.
Можно ли все это предоставить работнику в его домашних условиях? Безусловно! Рабочее место, питание, отдых, курилка и санузел — по умолчанию. Компьютер — без проблем. Сегодня многие офисные сотрудники уже используют для работы ноутбуки, поэтому даже переоснащать не всех придется. На “удаленке” для эффективной работы зачастую требуется качественная связь: телефонная и компьютерная. Но это сегодня не является проблемой, по крайней мере для крупных городов. Множество провайдеров предоставляют домашние Интернет-каналы в квартиры по куда более низким ценам, нежели в офисные помещения. А телефонные компании помогут организовать распределенную офисную связь не хуже той, которая проложена в офисе. Впрочем, это и не нужно при наличии Интернет-связи.
Так что же осталось «за кадром», почему же все сидят в офисе? А, точно, личное общение! Летучки, планерки, совещания, деловые встречи, инструктажи, обучение, что скрывать – междусобойчики со спиртным и так далее. Это как раз то, для чего и нужен офис. Вот мы и подошли к самому главному — эффективному распределению офисной площади между сотрудниками.
Вот тут уже трудно давать конкретные советы, но очевидно, что следует уделить особое внимание планированию очного общения. Хорошо продуманный график встреч и «офисных» дней для сотрудников позволят обеспечить всех достаточным для эффективной работы общением.
Сотрудники, выполняющие однотипные задачи, могут выходить на работу в офис по очереди — через день, через два или по неделям, сменяя друг друга на рабочем месте, а сотрудники творческих профессий должны точно знать: когда и какие проходят совещания и планерки, чтобы держать их в своем рабочем графике и планировать соответственно свое время.
Не следует забывать и про электронные способы проведения совещаний, благо для этого достаточно технических возможностей: телефонные и видеоконференции, системы для группового общения по Интернету.
При правильной организации очных и электронных встреч для сотрудников офисной площади потребуется значительно меньше, чем при размещении всех в одном рабочем помещении.
Для решения этой задачи я бы предложил разделить сотрудников хотя бы на четыре группы (по классу использования офисных помещений):
1. Работники, выполняющие однотипные задачи (call-центр, менеджеры, обработчики данных) — могут поделить одно рабочее место на двоих, троих и даже пятерых (если у каждого сотрудника будет один «офисный день» в неделю). Остальное время сидеть с гарнитурой на голове или с компьютером и калькулятором — вполне можно и дома.
2. Творческие (и не очень) работники (программисты, художники, архитекторы, маркетологи, копирайтеры и т. п.) — могут работать дома, имея в рабочем графике лишь специальные дни и часы для встреч с руководителями и друг с другом. То есть в офисе — только совещательные помещения, вроде переговорных и конференц-помещений, на которые они прибудут со своими ноутбуками и блокнотами.
3. Работники, чьи обязанности представляют собой часть общей производственной цепочки (бухгалтеры, делопроизводители, кадровики, и т. п.) — могут находиться в офисе или посещать его по мере необходимости, по усмотрению их руководителей.
4. Руководство. Тут уж без кабинетов — никак. Но теперь некоторые из них можно облагородить, чтобы использовать для встреч и переговоров.
Оптимизация первой группы принесет весьма значительную экономию на офисных расходах: арендуемая площадь, мебель, места общего пользования, уборка помещений, рабочие аксессуары и и другие накладные расходы.
Вторая группа не столь многочисленна, но по уровню экономии еще более эффективна, так как для этих сотрудников может вообще не понадобиться постоянных офисных рабочих мест.
Третья группа не столь подходит для оптимизации офисных расходов, но при умелом подходе поможет помочь сократить расходы.
Четвертая группа расходов не уменьшит, но простимулирует руководство к приведению части офисного пространства в более презентабельный вид.
Противников работы на дому по моим наблюдениям куда больше, нежели приверженцев, поэтому дам свои комментарии к наиболее популярным аргументам «против».
Утверждение 1. Работник дома ничего делать не будет, поскольку у него над душой никто не стоит с дубиной.
А зачем вам работник, над которым надо стоять с дубиной? Возможно, этот не тот работник, который вам нужен? А если он входит в группу необходимых в офисе — оставьте его в офисе.
Утверждение 2. Не все хотят и умеют работать дома.
Отлично, пусть работают в офисе. Обратите внимание на людей, которые согласны (или даже хотят) работать дома. Дайте им такую возможность в ограниченном объеме и сопоставьте результаты через некоторое время — все станет ясно.
Утверждение 3. Дома множество соблазнов, которые отвлекают людей от работы.
Согласен, но лишь в одной части этого утверждения. Дело в том, что дома, где есть телевизор, диван или кошка, нет других отвлекающих моментов: офисного шума, мешающего сосредоточиться, лишних людей, кучи сослуживцев, приглашающих покурить, пообедать, попить чаю, пройтись по ближайшим магазинам и т. п.
Мне ясно одно: правильно выбрать людей для работы в домашних условиях — сэкономить деньги на офисных расходах по всей цепочке: от арендуемой площади до туалетной бумаги.
Подумайте над этим, господа руководители. Возможно, именно в вашем офисе ежемесячно впустую сгорает от 10 до 90% офисных расходов. Лишь только из-за вашего недоверия к людям или из-за устаревших представлений о правильной организации работы офисных сотрудников.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.