Внутренние коммуникации на стыке АХО – IT – HR

Развитие внутренней корпоративной культуры и повышение лояльности сотрудников — горячая тема обсуждений последних лет, и все больше компаний ставят задачу усиления HR-бренда и внутренних коммуникаций среди самых важных вопросов для реализации.

Иногда, в редких компаниях, функция внутренних коммуникаций включена в функционал административного департамента или чаще всего в HR, но в большинстве крупных компаний вопросы внутренней корпоративной культуры являются кросс-функциональными или обычно автономными и выделены в отдельный департамент внутренних коммуникаций. Команды стараются различными способами коммуницировать с сотрудниками: создают корпоративные порталы, пишут дайджесты новостей, делают информационные рассылки, создают в офисе корпоративное радио, организуют яркие, запоминающиеся мероприятия, проводят опросы о вовлеченности и эффективности работы отделов и многое другое.

Но не менее важную функцию в вопросе внутренних корпоративных коммуникаций берет на себя административный департамент, который в лице секретарей, офис-менеджеров, сервисной команды, ну и конечно, непосредственно его руководителя является визитной карточкой компании.

Как правило, первый, кого встречает кандидат, когда приходит на собеседование, это сотрудник зоны ресепшена, транслирующий ценности компании и те самые внутренние коммуникации, которые сформировались в коллективе. Сотрудники административного департамента готовят новичку рабочее место, занимаются оформлением пропуска/парковки, всю необходимую канцелярию и так называемый Welcome kit, который выдается сотруднику в первый день.

В идеальной картине мира, где качественно выстроена корпоративная культура, АХО — IT — HR — отдел внутренних коммуникаций (если данный отдел представлен в компании) работают в команде, создавая рабочие группы для еженедельных обсуждений планов и мероприятий, направленных на улучшение качества корпоративных коммуникаций. Впечатления о первом рабочем дне нового сотрудника и скорость его адаптации являются основополагающими в процессе создания позитивной внутренней корпоративной культуры и повышают лояльность нового сотрудника.

Рассмотрим идеальный формат взаимодействия команды на примере подготовки рабочей группы к выходу нового сотрудника и его первого рабочего дня, как одной из важных составляющих при формировании позитивного отношения к компании и команде. Формат взаимодействия и концепция одинаковы для каждого нового сотрудника и не зависят от статуса и должности новичка.

Итак, начнем. После того как все необходимые действия со стороны HR-отдела проведены, кандидат утвержден и есть все необходимые согласования, сотрудник HR, проводящий подбор, выходит в департаменты IT и АХО с запросом о наличии необходимого оборудования для новичка. Комплектация рабочего места и рабочей техники может зависеть от функциональной потребности той или иной специальности. К примеру, бухгалтеру, который занимается первичной документацией, не нужны мощный компьютер и некоторые программные лицензии, которые необходимы программисту, занимающемуся разработкой того или иного продукта. Сотруднику отдела развития с разъездным характером работы не нужен стационарный компьютер, ему выдается ноутбук.

Особенно важно учитывать факт наличия или закупки необходимого оборудования, если подбор велся не взамен уволенного сотрудника, когда с вероятностью 99% оборудование и мебель есть в наличии, а когда в компании вводится новая позиция в связи с расширением какого-либо отдела или департамента. В таком случае административному департаменту потребуется время на закупку необходимой мебели и по необходимости оборудование некоторых помещений для комфортного размещения нового сотрудника рядом с той командой, куда его планируется посадить. IT может потребоваться время на закупку новой техники и комплектующих. Идеальные сроки уведомления сотрудников АХО и IT о выходе новичка, который приходит на новую позицию, — пять рабочих дней. Данного срока обычно достаточно, чтобы провести необходимые действия по требуемым закупкам и подготовке к первому рабочему дню. В случае если подбор велся взамен уволенного сотрудника, как правило, хватает двух-трех дней, чтобы сотрудникам АХО и IT успеть подготовить рабочее место и технику, оформить пропуск в бизнес-центр, собрать Welcome-kit и подготовить инструкцию для новичка. Данные сроки релевантны для компаний с численностью от 300 человек, учитывают загрузку команд текущими рабочими вопросами, но зависят от компании в целом.

После того как дата выхода нового сотрудника утверждена рабочей группой и кандидат подтвердил оффер, начинается подготовка сотрудников АХО и IT к первому рабочему дню новичка внутри своих команд, а при возникновении каких-либо проблем специалисты HR должны обязательно уведомляться. Слаженность работы и качество коммуникации внутри рабочей группы влияют на согласованность действий и ведут к успешному результату.

Первый идеальный день новичка

В согласованное время новый сотрудник приходит в офис компании. В зоне ресепшена его встречает HR, с которым он вел коммуникацию, и предлагает сотруднику прогуляться по офису с небольшой экскурсией и посидеть за чашечкой чая/ кофе на кухне или в зоне отдыха. Схема данной экскурсии обычно разрабатывается под каждую компанию отдельно в зависимости от конкретного офиса. Далее я опишу некую стандартную схему, которая может быть адаптирована под любую компанию.

Первое впечатление

Встреча в зоне ресепшена: HR знакомит новичка с секретарем компании, секретарь рассказывает вкратце, по каким вопросам к нему можно обратиться, и выдает пропуск для сотрудника (на брендированной ленте или ретракторе). После знакомства новичок оставляет вещи в гардеробной зоне ресепшена (обычно во всех компаниях она есть) для более комфортной прогулки по офису. Как правило, HR показывает офис полностью, все ключевые зоны (кухни, кофе-поинты, принт-зоны, туалеты, зоны отдыха), рассказывает, как можно забронировать переговорную, где какие отделы располагаются. Это можно делать «общими мазками», чтобы не загружать нового сотрудника информацией, которую сразу сложно запомнить. Например: «Здесь у нас сидит бэк-офис, здесь отдел-продаж, здесь разработчики, тут маркетинг и реклама и прочее». Если в компании есть электронная онлайн-схема с рассадкой всех сотрудников — рассказывает о ней и параллельно показывает офис, чтобы сотрудник в будущем мог быстрее сориентироваться в пространстве. Сама экскурсия длится не более 10-20 минут и сопровождается рассказом о подразделениях и внутренних коммуникациях, которые существуют в компании.