При выборе и ремонте нового офиса любой руководитель административного департамента может столкнуться с проблемами и неучтенными моментами. О том, какие подводные камни могут его ожидать, нашему журналу рассказал Александр Дубровский, административный менеджер компании Cargill.
Техническое задание
«Все, мы переезжаем!» — с этой фразы генерального директора начинался не один переезд. Руководитель, принявший решение о смене офиса, как правило, настаивает на немедленном согласовании ключевой даты переезда либо сам задает эту дату. Уточните у него желаемое месторасположение и характеристики офиса, класс, ценовую планку, выше которой компания не готова платить за ремонт и аренду. Возьмите небольшой тайм-аут и продумайте все ключевые этапы проекта. Проанализируйте рынок офисной недвижимости в целом, посмотрите, когда заканчивается текущий договор аренды, можно ли его досрочно расторгнуть, каковы штрафные санкции, составьте приблизительный бюджет проекта, прикиньте, сколько времени вам и вашей команде понадобится на выбор подрядчиков и их работу. Обдумайте ориентировочный график работ. После чего либо согласитесь с предложенной датой переезда, либо аргументированно отодвиньте его на реальный срок.
Проделав такую работу, вы не только корректно определите дни переезда, но и создадите первые фильтры, которые вам понадобятся при составлении технического задания по подбору помещения.
Выбор офиса
Поиск нового офиса лучше доверить профессионалам. Профессиональный брокер по офисной недвижимости поможет не только правильно составить техзадание по подбору помещения, но и грамотно заключить договор с новым арендодателем, подскажет, как прописать допустимые условия выхода из договора или пересмотра арендной ставки. Более того, с помощью брокеров вы сможете избежать многих подводных камней, которые регулярно возникают в контрактах арендодателей. Например, простая фраза «арендатор должен вернуть помещение в первоначальном состоянии» влечет множество рисков: реализация этого требования порой может достигать 30% от суммы ремонта, не говоря уже о том, что вам потребуется определенное время на этот ремонт. Есть и другие риски, которые могут стоять заданной фразой. Допустим, у вас аренда заканчивается 31 июля. Означает ли это, что в этот день ваша компания должна выехать или же это день, когда нужно сдать помещение владельцу? Предположим, 30 июля вы приходите к арендодателю и говорите: «Мы выехали и готовы начинать восстановительный ремонт». Он же в ответ предъявляет вам штраф, так как, по его мнению, в этот день вы должны были сдать ему объект в первоначальном виде и никаких арендных каникул на ремонт офиса он не давал.
Брокерских компаний на рынке много, поэтому выбирать следует аккуратно. Правильно будет встретиться с тремя-четырьмя компаниями, выслушать каждую и выбрать наиболее подходящий вам вариант. Как и с любым другим поставщиком, вам необходимо договориться о стоимости услуг, определить, будет это фиксированная ставка или проценты. На мой взгляд, самый разумный вариант расчетов с брокером — процент от сэкономленной ставки, в этом случае ваш поставщик будет заинтересован в конечном результате.
• Заранее проговорите с текущим арендодателем возможность продления аренды на нужное вам количество месяцев по вашей ставке без каких-либо штрафных санкций.
• Договор на аренду офиса в рублях – не миф, а реальность. Если вам необходимо это – добивайтесь!
• Предусмотрите в договоре с новым арендодателем возможность отказаться от части площади или, наоборот, аренду дополнительной площади через какое-то время. Постарайтесь с помощью брокера достигнуть наиболее выгодных для себя условий.
После того как вы определились с брокером, пришло время смотреть офисы. Заложите на это не менее трех недель. Когда в вашем шорт-листе останутся два-три помещения, попросите у брокера анализ выбранных помещений по всем пунктам технического задания со схемами рассадки сотрудников. Хотя хороший брокер сам, без напоминания, проведет и предоставит вам техническое обследование этих помещений. Особое внимание при анализе обратите на следующие вопросы: Хватит ли вам электрических мощностей? Нормальная ли высота потолков? Какая нагрузка на перекрытия допустима? Как работает система кондиционирования в здании? Как работает система вентиляции? Последний вопрос весьма актуален на сегодняшний день. Большинство современных зданий имеет сплошное остекление, где нет форточек, а воздух подается через систему вентиляции. При этом многие владельцы таких офисов решают, что в их БЦ подача воздуха будет осуществляться строго с 9 до 18 часов и только в рабочие дни. Это означает, что арендатору, возможно, придется оплачивать дополнительный воздух, если его сотрудники будут оставаться в офисе сверхурочно либо на выходные дни. К аренде на таких условиях я бы относился с большой осторожностью и старался бы включить в договор пункт, в котором условия по подаче воздуха за пределами рабочего времени были бы четко прописаны (в лучшем случае — бесплатно), так как вы никогда не сможете предугадать, сколько вам будет стоить подобное допобслуживание. А это может быть весьма и весьма затратно.
Обязательно покажите руководителю все вышедшие в финал офисы вживую и расскажите о нюансах каждого из них. Офис должен выбираться руководителем или командой, которую он назначит.
К моменту заключения договора у вас уже должна быть создана рабочая группа, в которую войдут
представители следующих служб: юридической, финансовой, безопасности, а также технической. Ее представители обязательно должны изучить данный контракт. Согласование и подписание договора с арендодателем может занять от месяца до двух, но, разумеется, бывают и исключения.
Дизайн
Определите бюджет на архитектурные и ремонтные работы — брокеры помогут вам его подсчитать, у профессионалов всегда есть информация по ориентировочной стоимости ремонта за квадратный метр в зависимости от выбранной категории: эконом, стандарт или люкс. Когда вы уже на 99% уверены в выборе и письмо о намерениях подписано, можно приступать к дизайну будущего офиса и выбору поставщиков. Не дожидайтесь финальной стадии подписания договора, работайте в параллели. Пригласите компанию, которая занимается управлением проектами и готова взять на себя все работы под ключ от выбора поставщиков, организации рабочих встреч до приемки работ. Время, потраченное на выбор такой компании, может занять от двух недель до месяца. На выбор архитектурного бюро лучше заложить не менее трех недель.
Каков главный критерий, на основе которого следует выбирать архитектурно-дизайнерский проект? Главное, после того как вы получите визуализацию помещения с планом рассадки, понять, насколько предложенный вариант подходит именно вашей компании, насколько он функционален. Если впоследствии окажется, что, например, светлый ковролин положен там, где лучше было бы положить темный, а эксклюзивная сантехника постоянно выходит из строя, при этом ожидание комплектующих деталей занимает несколько месяцев, в этом виноваты будете только вы, поскольку именно вы несете ответственность перед своей компанией за результаты ремонта.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.