административный директор телеканала Shop&Show
Одни из самых частых задач, которые бизнес ставит перед административным директором, это изменение пространства и процессов, внедрение неких инноваций, усовершенствований, оптимизация. И при этом от административного директора ожидают не просто идей, а трезвых расчетов и управления рисками.
Любая идея, направленная на решение конкретных задач, результат которых можно измерить/ взвесить, является ПРОЕКТОМ!
Что же такое проект? Проект (от лат. projectus, букв. — брошенный вперед) — это идея!
У проекта есть четкие признаки:
— уникальность (создается впервые в рамках подразделений/компаний);
— временная ограниченность (у проекта всегда существуют сроки завершения);
— целенаправленность(проект направлен на достижение конкретных целей, которые можно измерить).
С чего же начинать работу с проектом? Как этой работой управлять?
Для того чтобы управление административными проектами было успешным, предлагаем освоить основные принципы управления проектами:
1. Ориентированность на результат.
2. Принцип «проектного треугольника». При управлении проектом следует руководствоваться взаимозависимостями между сроками, бюджетом и качеством проекта.
3. Учет жизненного цикла проекта. Жизненный цикл проекта, как правило, завершается в момент начала жизненного цикла продукта, созданного в результате реализации проекта.
4. Процессный подход к управлению. Контроль выполнения проекта без «слепых зон».
5. Управление рисками проекта.
Проект не может быть реализован без действий, без деятельности.
Основная проектная деятельность — это управление стадиями проекта.
Выделяют следующие стадии управления проектами:
1. Инициация
Инициация — это санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.
На стадии инициации проекта делаем следующие шаги:
Шаг 1
Анализируем проблему и определяем стратегию ее решения. При этом важно, чтобы стратегия проекта укладывалась в общую стратегию компании.
Шаг 2
Определяем содержание и границы проекта как основы для принятия решений. Без границ проект превращается в вялотекущий процесс без начала и конца.
Шаг 3
Анализируем состояние и возможности эксплуатантов результата проекта (помним, что результаты проекта всегда должны быть измеримыми).
Шаг 4
Декомпозируем (декомпозиция — это научный метод, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач) проблему на взаимосвязанные задачи, отражающие структуру самого проекта.
Шаг 5
Определяем заинтересованных лиц, а также внешние и внутренние ограничения и требования. Обычно на этом шаге включаются очень специфичные ограничения и требования, характерные для конкретной компании.
Шаг 6
Формируем критерии оценки успешности завершения проекта. Вот именно на этом этапе мы все измеряем, просчитываем и взвешиваем.
Шаг 7
Выбираем основных исполнителей ц/или поставщиков/ провайдеров. Заключаем необходимые контракты, подписываем соответствующие соглашения, заявляем внутренних исполнителей.
2.Планирование
Планирование проекта — это определение наилучшего способа действий для достижения целей фазы жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки.
На этапе планирования необходимо сделай следующие шаги:
Шаг 1
Определяем объем и основные этапы работы. Важно помнить, что при этом происходит конкретизация цели и определяются возможности для маневрирования.
Шаг 2
Разрабатываем график работ. На этом шаге происходит визуализация всех этапов. Важно, чтобы все участники проекта, включая внешних исполнителей, получили график или доступ к нему.
Шаг 3
Формируем организационную структуру проекта, распределяем функциональные обязанности и зоны ответственности.
Шаг 4
Планируем ресурсы, выбираем исполнителей тех или иных отдельных работ, а также выбираем поставщиков услуг, материалов, оборудования.
Шаг 5
Определяем исходные риски. Это важный шаг. Вы должны просчитать и указать все возможные риски проекта. Нужно не только обозначить тот или иной риск, но и обязательно указать пути их минимизации.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.