УК как модель успешного управления коммерческой недвижимостью

Коммерческая офисная недвижимость всегда была не проста в обслуживании. Зачастую владельцу или арендатору самостоятельно справиться с обслуживанием помещений практически невозможно — площади велики, а штат сотрудников минимален или здание находится в другом городе.

Многие современные офисные помещения оснащены большим количеством технических систем и инженерного оборудования, которые требуют постоянного контроля и управления. Обычно на помощь владельцам таких зданий приходит управляющая компания.

Сегодня на рынке огромное количество подрядчиков, которые готовы управлять не только недвижимостью клиента с технической точки зрения, но и обеспечивать полноценный фасилити-менеджмент.

 

Чаще всего такие управляющие компании (УК) оказывают следующие услуги:

1. Комплексное инженерно-техническое обслуживание.
2. Комплексная уборка и содержание объектов.
3. Обеспечение безопасности.
4. Озеленение офисов.

Взаимодействие клиента с УК как с одним поставщиком услуг позволяет оперативно управлять объектом и получать:

• обслуживание в режиме 24/7;
• квалифицированный сервис и персонал;
• разработку бюджета эксплуатационных расходов объекта;
• регулярный визуальный осмотр состояния помещений;
• регулярный технический осмотр и обслуживание помещений;
• регулярную отчетность о состоянии объекта;
• разработку программы планово-предупредительного ремонта;
• комплексное техническое обслуживание инженерных систем и оборудования;
• услуги аварийно-диспетчерской службы;
• контроль выполнения работ профильными подрядчиками;
• мелкий и текущий ремонт по системе заявок;
• такелажные работы;
• систему заявок;
• возможность расширения услуг в других направлениях, но в рамках единого поставщика и счета.

Если говорить о минусах такого партнерства, то основной — это затраты заказчика на услуги управляющей компании. Однако если клиент хочет получать качественный сервис от профессиональной УК, он должен понимать, что услуга не будет стоить дешево. Выбор УК — ответственный момент, в котором обычно участвуют два подразделения компании: административное и тендерное. Начинается он с разработки технического задания и заканчивается контрактом с контрагентом (КА). Рассмотрим сценарий процесса выбора УК на эксплуатацию здания. В первую очередь необходимо выявить основные потребности для бизнеса, описать требования и условия сотрудничества с УК. Не стоит забывать и о бюджете, который вы готовы потратить на эту услугу. И чем больше у вас объектов и больше их площади, тем сложнее вам будет это сделать.

Основные модели выбора УК для оказания эксплуатационных услуг:

1. Выбор и оценка стоимости услуг из расчета площади объекта.
2. Выбор и оценка стоимости услуг из расчета единиц оборудования и агрегатов.

Наиболее классический и удобный вариант № 1, когда клиент идет по пути расчета стоимости услуги, исходя из площади помещений.

Далее необходимо задуматься о техническом задании (ТЗ), этапности проведения тендера, экономической составляющей и контракте с УК, чтобы четко понимать ключевые точки запуска УК.

Этапы проведения конкурса по выбору УК (схема№ 1):

1. Разослать потенциальным поставщикам опросный лист с условиями участия в тендере. Собрать пул поставщиков и отфильтровать их по определенным заранее параметрам. Такая работа поможет выбрать пул потенциальных УК до обсуждения полного ТЗ и сэкономит время на последующих этапах.
2. С отобранными на первом этапе поставщиками необходимо детально обсудить техническое задание и дать им время на просчет предварительного коммерческого предложения на основе созданного вами ТЗ (площадь, назначение помещений, основные установки).
3. После получения предварительного коммерческого предложения (КП) ознакомить потенциальных поставщиков с площадкой, дополнительно обсудить вопросы ТЗ, после попросить корректировку по стоимости оказания услуг.
4. Сбор/получение финальных КП от поставщиков, обсуждение их совместно с тендерным отделом, финализация тендера и выбор поставщика.
5. Заключение контракта с поставщиком услуг с учетом всех нюансов ТЗ и корректировок во время этапов тендера. Если говорить о ТЗ, которое должно лечь в основу контракта с УК, то его объем может быть достаточно существенным и зависит от внутренней «кухни» заказчика, начиная от формы и национальности персонала и заканчивая графиками и техническими нюансами обслуживания офиса.

Схема №1. Этапы проведения конкурса по выбору УК

 

Пункты, обязательные для договора с УК:

• Полный аудит и отчет о состоянии инженерных систем/ оборудования перед приемкой на обслуживание.
• SLA по оказанию услуг.
• Разработка маршрутных карт с функцией check-in.
• Разработка программы планово-предупредительного ремонта.
• Умная система заявок и отчетности.
• Независимо от персонала на объекте наличие аварийно-диспетчерских служб.

Исходя из выбора стратегии по подбору УК, ТЗ и дополнительных требований, основным критерием для оценки стоимости обслуживания будет количество персонала, которое УК планирует привлекать на объект, чтобы выполнить все требования договора. На схеме № 2 «Структура затрат на УК» видно, что 84% приходится на затраты на персонал (менеджер объекта, технический персонал и т.д.), работающий на объекте.

 

Схеме № 2. Структура затрат на УК

 

Преимущество УК перед созданием и содержанием собственной структуры, занимающейся фасилити-менеджментом, состоит в том, что вам не нужно будет взаимодействовать с огромным количеством подрядчиков. Большая часть услуг будет выполняться УК через «единое окно». В итоге вы получите единый счет за обслуживание и качественный сервис. Что, конечно, не отменяет контроль работы самой УК.

Из своего опыта могу также сказать, что 90% успешного обслуживания коммерческих объектов зависит от выбора качественного подрядчика.