Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

УК как модель успешного управления коммерческой недвижимостью

Артем Кардашов, сооснователь Academy of Service

Коммерческая офисная недвижимость всегда была не проста в обслуживании. Зачастую владельцу или арендатору самостоятельно справиться с обслуживанием помещений практически невозможно — площади велики, а штат сотрудников минимален или здание находится в другом городе.

Многие современные офисные помещения оснащены большим количеством технических систем и инженерного оборудования, которые требуют постоянного контроля и управления. Обычно на помощь владельцам таких зданий приходит управляющая компания.

Сегодня на рынке огромное количество подрядчиков, которые готовы управлять не только недвижимостью клиента с технической точки зрения, но и обеспечивать полноценный фасилити-менеджмент.

 

Чаще всего такие управляющие компании (УК) оказывают следующие услуги:

  1. Комплексное инженерно-техническое обслуживание.
  2. Комплексная уборка и содержание объектов.
  3. Обеспечение безопасности.
  4. Озеленение офисов.

Взаимодействие клиента с УК как с одним поставщиком услуг позволяет оперативно управлять объектом и получать:

  • обслуживание в режиме 24/7;
  • квалифицированный сервис и персонал;
  • разработку бюджета эксплуатационных расходов объекта;
  • регулярный визуальный осмотр состояния помещений;
  • регулярный технический осмотр и обслуживание помещений;
  • регулярную отчетность о состоянии объекта;
  • разработку программы планово-предупредительного ремонта;
  • комплексное техническое обслуживание инженерных систем и оборудования;
  • услуги аварийно-диспетчерской службы;
  • контроль выполнения работ профильными подрядчиками;
  • мелкий и текущий ремонт по системе заявок;
  • такелажные работы;
  • систему заявок;
  • возможность расширения услуг в других направлениях, но в рамках единого поставщика и счета.

Если говорить о минусах такого партнерства, то основной — это затраты заказчика на услуги управляющей компании. Однако если клиент хочет получать качественный сервис от профессиональной УК, он должен понимать, что услуга не будет стоить дешево. Выбор УК — ответственный момент, в котором обычно участвуют два подразделения компании: административное и тендерное. Начинается он с разработки технического задания и заканчивается контрактом с контрагентом (КА). Рассмотрим сценарий процесса выбора УК на эксплуатацию здания. В первую очередь необходимо выявить основные потребности для бизнеса, описать требования и условия сотрудничества с УК. Не стоит забывать и о бюджете, который вы готовы потратить на эту услугу. И чем больше у вас объектов и больше их площади, тем сложнее вам будет это сделать.

Основные модели выбора УК для оказания эксплуатационных услуг:

  1. Выбор и оценка стоимости услуг из расчета площади объекта.
  2. Выбор и оценка стоимости услуг из расчета единиц оборудования и агрегатов.

Наиболее классический и удобный вариант № 1, когда клиент идет по пути расчета стоимости услуги, исходя из площади помещений.

Далее необходимо задуматься о техническом задании (ТЗ), этапности проведения тендера, экономической составляющей и контракте с УК, чтобы четко понимать ключевые точки запуска УК.

Этапы проведения конкурса по выбору УК (схема№ 1):

  1. Разослать потенциальным поставщикам опросный лист с условиями участия в тендере. Собрать пул поставщиков и отфильтровать их по определенным заранее параметрам. Такая работа поможет выбрать пул потенциальных УК до обсуждения полного ТЗ и сэкономит время на последующих этапах.
  2. С отобранными на первом этапе поставщиками необходимо детально обсудить техническое задание и дать им время на просчет предварительного коммерческого предложения на основе созданного вами ТЗ (площадь, назначение помещений, основные установки).
  3. После получения предварительного коммерческого предложения (КП) ознакомить потенциальных поставщиков с площадкой, дополнительно обсудить вопросы ТЗ, после попросить корректировку по стоимости оказания услуг.
  4. Сбор/получение финальных КП от поставщиков, обсуждение их совместно с тендерным отделом, финализация тендера и выбор поставщика.
  5. Заключение контракта с поставщиком услуг с учетом всех нюансов ТЗ и корректировок во время этапов тендера. Если говорить о ТЗ, которое должно лечь в основу контракта с УК, то его объем может быть достаточно существенным и зависит от внутренней «кухни» заказчика, начиная от формы и национальности персонала и заканчивая графиками и техническими нюансами обслуживания офиса.

Схема №1. Этапы проведения конкурса по выбору УК

 

Пункты, обязательные для договора с УК:

  • Полный аудит и отчет о состоянии инженерных систем/ оборудования перед приемкой на обслуживание.
  • SLA по оказанию услуг.
  • Разработка маршрутных карт с функцией check-in.
  • Разработка программы планово-предупредительного ремонта.
  • Умная система заявок и отчетности.
  • Независимо от персонала на объекте наличие аварийно-диспетчерских служб.

Исходя из выбора стратегии по подбору УК, ТЗ и дополнительных требований, основным критерием для оценки стоимости обслуживания будет количество персонала, которое УК планирует привлекать на объект, чтобы выполнить все требования договора. На схеме № 2 «Структура затрат на УК» видно, что 84% приходится на затраты на персонал (менеджер объекта, технический персонал и т.д.), работающий на объекте.

 

Схеме № 2. Структура затрат на УК

 

Преимущество УК перед созданием и содержанием собственной структуры, занимающейся фасилити-менеджментом, состоит в том, что вам не нужно будет взаимодействовать с огромным количеством подрядчиков. Большая часть услуг будет выполняться УК через «единое окно». В итоге вы получите единый счет за обслуживание и качественный сервис. Что, конечно, не отменяет контроль работы самой УК.

Из своего опыта могу также сказать, что 90% успешного обслуживания коммерческих объектов зависит от выбора качественного подрядчика.

  • 119334, г. Москва, Ленинский пр-т, 30А, коворкинг "Рабочая станция", ООО «Администрация»

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Пожалуйста, пройдите опрос журнала «Административный директор», это поможет улучшить нашу работу!
Опрос анонимный и не займет у вас более 2 минут.
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика