Каждый кризис по-своему уникален, и пути его преодоления всегда различны. Когда-то самым правильным решением могло стать быстрое сокращение непрофильных задач и усиление продаж в надежде на быстрое восстановление. Сегодняшние колебания на финансовых рынках носят затяжной характер и заставляют владельцев бизнесов обратить особое внимание на затратные части бюджета компаний. Автопарк всегда считался одной из наиболее затратных статей.
О том, как организации уберечь свой автопарк от сокращения и при этом снизить затраты на его содержание, журнал «Административный директор» спросил у Евгения Антоника, генерального директора компании «Пятое колесо менеджмент».
— Евгений, как вы считаете, в текущей нестабильной рыночной ситуации, на что компаниям, владеющим корпоративными автопарками, следует обратить особое внимание?
— Отвечая на ваш вопрос, я могу долго рассказывать о важности снижения стоимости ТСО, установке GPS-мониторинга или способах «утрамбовывания» поставщиков. Но это все трудоемкие и не всегда эффективные способы снижения затрат. В большинстве случаев достаточно начать с очень простого решения: собрать все затраты и их проанализировать. За 11 лет практической работы нашей компании мы достаточно четко определили, что у организаций, внедряющих полноценный учет затрат на автопарк, оптимизация чаще всего достигает более 15%.
— 15% — это солидная цифра. За счет чего достигается такая оптимизация?
— Ведение статистики расходов дает компании возможность, во-первых, контролировать текущие расходы, а во-вторых, полное понимание того, на что тратятся деньги организации и насколько целесообразно это происходит. При этом анализ статистики позволит определить проблемные зоны, покажет, куда следует «инвестировать» большее внимание, и поможет корректно составить план по оптимизации затрат на автопарк. Многие проблемные места нельзя обнаружить без обладания такой информацией, и поэтому мы уверены, что статистика расходов фактически является своеобразной картой, без которой выбрать правильный путь сегодня почти невозможно.
— Вы хотите сказать, что в каких-то компаниях не ведется учет затрат на автопарк?
— К счастью, в последнее время ситуация существенно улучшилась. Менеджеры все больше внимания обращают на необходимость контроля и учета затрат.
— А какие программные продукты обычно используются?
— Есть масса вариантов. Кто-то использует офисные пакеты MS Excel, другие пользуются собственным софтом, третьи покупают специальные программные продукты. Интересно, что только в половине случаев установленные программы действительно дают положительный результат. Но связано это не с эффективностью или возможностями программного обеспечения. Основное и самое необходимое требование: для получения информации, которую впоследствии можно будет анализировать, следует регулярно и аккуратно собирать данные, идентично их заносить в программу. Наиболее успешные примеры подразумевают создание блока процедур, инструкций и точек контроля по заполнению базы данных.
— Вы отметили, что не все программные продукты эффективно используются. Не могли бы дать совет, как не ошибиться в выборе?
— Сначала надо определить, для чего вам нужен софт и кто будет его использовать, какую информацию пользователи и руководство хотели бы получать и анализировать, с какими внутренними системами компании будет «дружить» новый программный продукт. Идеальный вариант — нарисовать схемы бизнес-процессов, в которых будет задействовано данное решение. Несомненно, это надо согласовать с другими бизнес-подразделениями компании, в том числе с IТ-департаментом.
— А как этот вопрос решает ваша компания? В управлении «Пятого колеса менеджмент» более 4500 тысяч автомобилей, какой программный продукт используете вы?
— Более семи лет мы работали в собственной системе. Но некоторое время назад поняли, что она морально устарела, и начали подыскивать новый программный продукт. Мы изучили, пожалуй, все предложения, которые были на нашем рынке, и приняли решение опять пойти по пути разработки собственного софта.
— В чем была причина такого решения?
— Нам требовался идеологически новый продукт. Не просто база данных по учету затрат, а платформа, которая обеспечивала бы решение целого ряда задач: традиционно — хранения информации, а также двусторонней коммуникации с водителями и очень серьезного блока отчетов, подстраиваемого под формат, принятый у наших клиентов. К сожалению, далеко не все разработчики были готовы настраивать продукт под наши запросы. Кроме того, нам необходимо было создать систему по модульному принципу, чтобы была возможность доработки и изменения в соответствии с требованиями рынка и даже конкретного автопарка.
— Вы упомянули блок коммуникации с водителями? Что это такое? Обычное веб-приложение?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.