Журнал «Административный директор» продолжает цикл статей, посвященных вопросам хранения и использования документов. Ранее уже были затронуты темы организации архива, нюансы его передачи на аутсорсинг, критерии выбора поставщиков услуг по хранению и прочее.
Для подготовки данной статьи редакция привлекла экспертов журнала — административного директора «ФБК Грант Торнтон» Ирину Никишину и генерального директора «Делис Архив»
Дениса Авдюшина, — которые рассказали читателям о том, как навести порядок в архиве, создать правильный учет документов и какие существуют инструменты контроля за их перемещением.
Как рассказала журналу Ирина Никишина, многие из ее коллег не раз сталкивались с задачей перевозки документов своей организации из одного помещения (офис, склад, архивная компания) в другое. «Зачастую такие перемещения для некоторых из них заканчивались утратой отдельных документов или дальнейшими существенными затратами, связанными с систематизацией архива на новом месте хранения, — поделилась своим опытом административный директор «ФБК Грант Торнтон». — Хочу заметить, что вне зависимости от фактического места хранения документов (собственное помещение или склад архивной компании) в целях предотвращения рисков необходимо уделять особое внимание выстраиванию механизмов учета хранения и использования архива. Компания в режиме реального времени должна получать следующую информацию: где хранится то или иное дело/короб/документ (адрес/стеллаж/полка/поставщик), что хранится в конкретном коробе, когда документы поступили на хранение, кто и в какое время к ним обращался. Помимо этого важно иметь возможность в автоматическом режиме отслеживать сроки хранения документов и своевременно осуществлять их уничтожение. Вопрос учета документов остро встает и в тех случаях, когда у компании несколько поставщиков услуг по внеофисному хранению документов, так как весь учет следует вести централизовано, а не в разрозненных программах.
Несомненно, его можно организовать в простом экселевском файле, ежедневно занося вручную актуальную информацию. Однако можно ли быть уверенным в том, что функционал таблицы позволит корректно фиксировать входящие и исходящие документы, а в дальнейшем отслеживать их перемещения? Где гарантия того, что при ручном вводе информации, не будет допущена опечатка или информацию банально не занесут в нужный столбец? Немаловажен тот факт, что эксель-файл может быть случайно уничтожен, изменен или просто скопирован. Остается открытым вопрос и о том, кто будет следить за актуальностью данных в тех случаях, когда ответственный за его ведение сотрудник отсутствует на рабочем месте?
Для организации надежной и преемственной системы учета документов в серьезной компании необходимо использовать специализированное программное обеспечение, варианты которого широко представленны на рынке. Наличие данной системы позволит организации предотвратить основные риски, в противном случае бесконечные дорогостоящие сверки и поиски документов будут вам гарантированы.
Если внутри компании нет надежного механизма учета — не ведется опись документов, папок и коробов, — его обязательно следует создать».
Административный директор «ФБК Грант Торнтон» также советует помнить о том, что ответственность перед проверяющими органами о непредставлении документов в любом случае лежит на их владельце (организации), а не на поставщике услуги по хранению. Но при налаженной системе учета и контроля компания в случае утраты документов сможет доказать вину поставщика и предъявить ему свои претензии.
Без учета нет ответственности
По словам Дениса Авдюшина, каждую неделю ему задают одни и те же вопросы от организаций: «Как быстро и желательно подешевле осуществить сверку наличия коробов и документов, ранее переданных на хранение в архивную компанию? Или как проверить, может, мы платим деньги за хранение пустых коробов и тех документов, которые необходимо было уже давно уничтожить? Основным учетным документом является опись. Но зачастую, организации передающие документы на хранение, в целях оптимизации затрат не составляют такие описи, да и не всегда подписывают акты приема-передачи архивных коробов с архивной компанией, — продолжает эксперт. — Такая условная экономия часто приводит к утрате контроля за объемами хранящихся документов, сохранностью и, как следствие, к повышению затрат на их обслуживание и хранение. В дальнейшем это неминуемо повлечет за собой проведение сверки наличия документов на территории архивной компании, целью которой будет возврат контроля над ситуацией. Сразу хочу заметить, что сверка наличия — это не простая, не дешевая и не быстро решаемая задача. Если сверка будет проводиться организацией на ее территории, придется оплатить выемку и доставку коробов, а также труд своего или специально нанятого контролера. В случае проведения сверки собственными силами на территории исполнителя придется оплачивать аренду помещения, где она будет проходить, и выемку коробов. Возможен вариант, когда сверку проведет поставщик, но в данном случае это лицо заинтересованное и факт недостачи документов или их целостности может быть скрыт намеренно, в связи с чем я не рекомендую поступать подобным образом. Конечно, процесс сверки проще организовать, если компания собирается менять поставщика услуг внеофисного хранения и поручает новому контрагенту провести сверку во время приема документов. Обычно так и происходит. По итогам этой процедуры заказчик должен получить опись документов с необходимой ему детализацией (короба, папки, документы) и в случае нехватки каких-то единиц, за которые прошлому поставщику была произведена оплата, предъявить ему свои претензии».
Организация учета еще важна тем, что архивной компании невозможно предъявить претензии по утрате документов, если ей по описи передавались только короба. Она будет нести ответственность за то, что в них хранится, только в том случае, если папки и документы, находящиеся в них, были переданы ей по описи или акту приема-передачи и зарегистрированы в системе учета документов. К тому же без описи документов архивная компания не возьмется за процедуру отслеживания их сроков хранения. Ирина Никишина также считает, что в случае если клиент не знает, что в его коробах находится, все ли они заполнены, архивная компания не несет ответственности за то, что не отражено в системе учета. Если в пяти коробах вместо десяти папок хранится по одной, то все равно придется платить за все за пять коробов. Учли коробку — поставщик отвечает за коробку, учли дела — отвечает за дела, учли документы — отвечает за документы. Соответственно, необходимо вести учет и по коробам, и по делам, составлять описи папок и самостоятельно отслеживать заполняемость коробов либо поручать это поставщику. Компания должна быть защищена не только от действия (бездействия) своих подрядчиков, но и от собственных сотрудников, для большинства из которых работа с архивом является дополнительной нагрузкой, часто неоплачиваемой. Плюс ко всему, если организация готовит короба к хранению самостоятельно, ведет реестр, для уверенности, что документы не пропадут, можно короба пломбировать. При этом придется усложнить систему учета, так как нужно будет отслеживать смену пломб, но сегодня существуют такие поставщики, которые помогут упростить и этот процесс. Их, конечно, немного: в России рынок архивного хранения формируют 3—4 компании, занимающие 80% рынка. Например, в Америке таких компаний больше тысячи, даже в маленькой Польше их около 100. А основной показатель зрелости архивной компании — уровень автоматизации внутренних процессов и сервисов, предоставляемых клиентам.
Современные системы учета и контроля
Продолжение статьи доступно только подписчикам.