Цифровизация командировок — не просто новый инструмент, а стратегический драйвер будущей эффективности и управления расходами. Эксперты ведущих российских компаний — Артём Романов, начальник отдела деловых поездок и вахтовых трансферов Центра по сопровождению клиентских сервисов ООО «МФЦ Полюс» (золотодобывающий холдинг), и Михаил Благушин, менеджер группы по учету расходов компании «Вкусно — и точка» (федеральная сеть предприятий быстрого обслуживания), поделились с журналом «Административный директор» практическим опытом трансформации тревел-процессов, рассказали об актуальных вызовах, ошибках и удачных решениях.
Цифровизация бизнес-тревела уже давно не новинка для российского рынка. Первые цифровые платформы для управления командировками появились в нашей стране во второй половине 2010-х годов. За последние пять лет онлайн-сервисы командировок и специализированные тревел-платформы стали стандартом не только для крупных корпораций и большинства федеральных компаний — такие решения, по данным отрасли, активно внедряются в бизнесе разного масштаба и обеспечивают сквозной цифровой цикл командировочных процессов.
ПОЧЕМУ КОМПАНИИ ВЫБИРАЮТ ЦИФРОВИЗАЦИЮ БИЗНЕС-ТРЕВЕЛА?
Централизация функций бизнес-тревела, аналитика, стандартизация и прозрачность процессов, минимизация ошибок — все это становится главными драйверами для цифровой трансформации функционала административных департаментов. Как же крупные территориально распределенные компании со сложной структурой организации деловых поездок приходили к решению цифровизировать деловые путешествия?
Артём Романов: «Перед компанией «Полюс» стояла задача — централизовать функцию сопровождения деловых поездок в рамках единого центра обслуживания и перейти к высокому уровню управляемости тревел-процессов. В результате, когда эта модель заработала, стало очевидно, что без унификации стандартов согласования и авторизации командировочных процессов невозможно добиться прозрачности и контроля над затратами. Тогда мы начали поиск технологического партнера, который мог бы предоставить интегрированную цифровую платформу для комплексной организации командировок с возможностью онлайн-распределения ролей и автоматизированным контролем всех этапов тревел-цикла.
Нам требовались решения, позволяющие полностью перейти от бумажных авансовых отчетов по проживанию к цифровому учету всех проездных документов и автоматизированным справкам о перелетах. Такая цифровизация должна была минимизировать ручную работу и ошибки, пересмотреть устаревшие регламенты и повысить скорость обработки документов по всей группе компаний».
Михаил Благушин: «Старт цифровизации бизнес-тревела в нашей компании был обусловлен масштабированием корпоративных поездок и расширением географии присутствия «Вкусно — и точка». Количество командировок росло, и это требовало единого подхода к их организации и учету, ведь мы хотели не только обеспечить удобство для самих сотрудников, но и сократить нагрузку на финансовый департамент.
Нужно было оптимизировать процессы: снизить трудозатраты на подготовку отчетных документов и заявок, наладить автоматическую обработку всех запросов на командировки. Перевод на цифровой формат стал ключевым драйвером не только повышения прозрачности расходов, но и улучшения пользовательского опыта для сотрудников. Теперь они могут согласовывать поездки и получать необходимые документы онлайн практически без задержек. Для нашей компании цифровизация тревел-функции — это не только вопрос эффективности, но и фактор развития внутренней культуры самообслуживания, гибкой поддержки и оперативного взаимодействия между подразделениями».
Эксперты подтверждают, что запуск цифровизации тревел-процессов — это всегда точка пересборки организационных приоритетов, новый взгляд на безопасность, прозрачность и масштабируемость.
В ЧЕМ ЦЕННОСТЬ?
Цифровая трансформация тревел-функций по-настоящему эффективна только в том случае, если в компании понимают реальный потенциал платформы и ее преимущества: от удобства и прозрачности для конечного пользователя до экономии времени и ресурсов. Практики «Полюса» и «Вкусно — и точка» считают важной задачей грамотное донесение ценности новой системы, чтобы каждый деловой путешественник и администратор платформы почувствовали разницу не только в сервисе, но и в самом подходе к процессам.
Артём Романов: «Главная ценность цифровизации командировок для наших сотрудников — устранение ненужного бумажного документооборота, который ранее ложился на их плечи и отнимал много времени. Теперь оформление поездки и всех связанных с ней расходов происходит автоматически: от заявки и ее одобрения до формирования авансового отчета — все в единой цифровой среде. Это и стало главным аргументом при переходе на новую систему, потому что позволило снять рутинные задачи с командируемого, ускорить все процессы и повысить прозрачность.
После того как у нас появился единый цифровой сервис для оформления бизнес-поездок, сотрудники оценили, что теперь каждая услуга автоматически проходит верификацию на соответствие тревел-политике компании. Мы заказываем отели или приобретаем билеты на самолет по оптимальной цене в сравнении с текущими рыночными ценами, компания получает существенную экономию бюджета благодаря тому, что координаторы хорошо разбираются в ценообразовании на авиабилеты и гостиничные услуги».
Михаил Благушин: «При внедрении цифровой платформы важно фокусировать внимание команды на реальных плюсах цифровизации: ускорение процесса оформления командировки, упрощение отчетности, прозрачность контроля и снижение трудозатрат для всех участников. Именно поэтому мы на старте организовали серию обучающих вебинаров с пошаговой демонстрацией работы новой тревел-платформы и подробными инструкциями для сотрудников. Обеспечили постоянную сервисную поддержку и обратную связь — переход на новый процесс получился максимально гладким и комфортным для всех подразделений».
Детальное освещение, обучение и поддержка — это не просто вспомогательный сервис, а мотор эволюции корпоративной культуры. Именно они превращают цифровую тревел- платформу в надежный инструмент, интегрированный в повседневную деятельность компании.
КАК НАЙТИ БАЛАНС?
В поиске баланса между корпоративными стандартами и ожиданиями сотрудников каждая компания сталкивается с задачей внедрения единой тревел-политики, но при этом и необходимостью учитывать реальные потребности и предпочтения людей, которые совершают бизнес-поездки. Как же найти ту самую золотую середину, чтобы корпоративные интересы не превратились в жесткие ограничения, а пожелания сотрудников — в необоснованные расходы?
Артём Романов: «Найти баланс между корпоративными стандартами и индивидуальными запросами сотрудников при цифровизации командировок оказалось одним из самых непростых вызовов. В «Полюсе» мы используем единые стандарты оформления командировок, выбора сопутствующих услуг и каналов бронирования. Но эти стандарты — не догма: их постоянно совершенствуют, разрабатывая сценарии для разных типов поездок и бизнес-целей.
Параллельно с внедрением цифровой платформы мы запустили серию адаптационных мероприятий, включая опросы и сбор пожеланий. Именно диалог и постепенное внедрение изменений помогают находить здоровый баланс между требованиями корпоративной среды и реальными ожиданиями людей».
Михаил Благушин: «В нашей компании поиску золотой середины между стандартами и пожеланиями уделяется системное внимание. Мы собрали представителей из разных отделов и попросили их подробно разобрать все этапы оформления командировки: от подачи заявки до завершения поездки. После этого собрали обратную связь, сделав акцент на том, что реально требует доработки. Сначала запустили в работу пилотный проект новой платформы: небольшая группа пользователей тестировала ее в штатных условиях и описывала, в каких моментах сталкивалась с трудностями или неудобствами. Благодаря этому удалось не только выявить слабые места, но и оперативно их исправить. Подобные сессии обратной связи — оптимальный путь к балансу заданных целей и реальных нужд команды».
Гармония достигается не формальным соблюдением инструкций, а через гибкий диалог, совместное тестирование нововведений и регулярную сонастройку процессов на основе обратной связи.
ТРУДНОСТИ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ
Когда бизнес приступает к внедрению цифровых инструментов для командировок, перед ним встает целый спектр задач. Как их решали?
Артём Романов: «При внедрении цифровых инструментов для командировок мы столкнулись с рядом типичных трудностей. Один из вызовов — привычка людей к старым интерфейсам. Новая платформа сначала воспринималась как «не очень удобная», однако сотрудники постепенно привыкли к ней и стали отмечать все больше достоинств. Еще одна проблема, которая мешала коллегам использовать платформу, — нестабильный интернет на некоторых наших промышленных объектах. Но и эта проблема была минимизирована. Главное, что помогло справиться со всеми трудностями, — высокий уровень компетентности нашей команды, оперативность реакции и стремление сделать систему максимально удобной. Мы на каждом этапе доказывали преимущества нового подхода, чтобы сотрудники увидели: цифровизация действительно упрощает работу и делает оформление командировок более гибким и быстрым процессом. Все единичные технические проблемы сейчас решаются практически мгновенно, что повышает доверие к системе».
Михаил Благушин: «Если говорить о сложностях, то в нашем случае это была в первую очередь интеграция со сторонними системами, вопросы в случае изменения маршрутов, а также затяжные процессы согласования. Конечно, не все были рады изменениям, поскольку к новой системе нужно было привыкнуть. Но это временные сложности, с которыми мы довольно быстро справились благодаря слаженной работе и открытой коммуникации с партнером по внедрению цифрового решения. Каждый пользователь получал поддержку и инструкции, прогресс регулярно отслеживался на совместных рабочих сессиях».
Цифровизация командировок в российских компаниях — пример того, как современные технологии открывают новые горизонты для бизнеса и людей. Даже сложные вызовы и необходимость менять привычные процессы становятся точкой роста и возможностью для улучшения сервисов, рабочего климата и эффективности корпоративных расходов.
Профессиональный подход, стремление к диалогу с сотрудниками, гибкость и командная работа превращают цифровую трансформацию не в формальный проект, а в путь к современному, прозрачному и по-настоящему ориентированному на потребности человека бизнесу.
Статья подготовлена при экспертной поддержке компании «Аэроклуб»
