Немногие компании могут похвастать тем, что обработка всех входящих документов, подтверждающих закупки, их проверка и утверждение занимают мало времени. Как правило, это трудоемкий и дорогостоящий процесс, в который вовлечено большое число сотрудников. Однако все чаще от руководителей предприятий слышны рассказы об эффективном документообороте, который максимально облегчает работу, освобождает сотрудников от необходимости заниматься несметным количеством подобных бумаг и значительно экономит средства.
Об эффективном документообороте на XI форуме административных директоров, который организовала AHConferences, рассказала Инна Альшевская – начальник административного отдела компании Media-Saturn Russia, владеющей сетью магазинов Media Markt. С 2006 года по всей России открыто уже более 50 филиалов компании, и она не собирается останавливаться на достигнутом.
«Наша главная задача – продавать товары и открывать новые филиалы. Все в Media-Saturn построено и ориентировано на достижение этих целей, – говорит Инна Альшевская. – У нас очень гибкие внутренние политики, которые не ставят палки в колеса бизнеса. Может, они и не такие строгие, как нам в административном отделе хотелось бы, но тем не менее именно такие политики позволяют сделать внутренний документооборот компании минимальным».
Media Markt, лидер по продаже электроники и бытовой техники в Европе, отличается от других сетей именно своей организационной структурой – это практически полностью децентрализованная сеть. С таким подходом немецкое руководство Media-Saturn-Holding GmbH начало строить бизнес и в России. Принцип децентрализации в данном случае заключался в том, что каждый магазин – это отдельное предприятие, которое должно работать независимо от центрального офиса, и каждый директор магазина обязан самостоятельно принимать решения, начиная от управления персоналом и заканчивая ассортиментом и маркетинговой политикой. Однако наблюдая за ситуацией в России на протяжении семи лет, руководство холдинга пришло к выводу, что не все применимо в наших условиях. Поэтому там, где это возможно и целесообразно, начался обратный процесс – централизация.
Об эффективном документообороте на XI форуме административных директоров, который организовала AHConferences, рассказала Инна Альшевская – начальник административного отдела компании Media-Saturn Russia, владеющей сетью магазинов Media Markt. С 2006 года по всей России открыто уже более 50 филиалов компании, и она не собирается останавливаться на достигнутом.
«Наша главная задача – продавать товары и открывать новые филиалы. Все в Media-Saturn построено и ориентировано на достижение этих целей, – говорит Инна Альшевская. – У нас очень гибкие внутренние политики, которые не ставят палки в колеса бизнеса. Может, они и не такие строгие, как нам в административном отделе хотелось бы, но тем не менее именно такие политики позволяют сделать внутренний документооборот компании минимальным».
Media Markt, лидер по продаже электроники и бытовой техники в Европе, отличается от других сетей именно своей организационной структурой – это практически полностью децентрализованная сеть. С таким подходом немецкое руководство Media-Saturn-Holding GmbH начало строить бизнес и в России. Принцип децентрализации в данном случае заключался в том, что каждый магазин – это отдельное предприятие, которое должно работать независимо от центрального офиса, и каждый директор магазина обязан самостоятельно принимать решения, начиная от управления персоналом и заканчивая ассортиментом и маркетинговой политикой. Однако наблюдая за ситуацией в России на протяжении семи лет, руководство холдинга пришло к выводу, что не все применимо в наших условиях. Поэтому там, где это возможно и целесообразно, начался обратный процесс – централизация.
Суть работы данной системы состоит в следующем: ассортимент компании, выигравшей конкурс, вносится в наш электронный каталог товаров или услуг. Доступ к каталогу имеют все линейные руководители компании, включая центральный офис и филиалы. Для того чтобы создать заказ авторизованному пользователю программы, необходимо отметить товар или услугу в электронной системе, после заказ-наряд автоматически генерируется программой и регулярно, два раза в месяц, отправляется поставщику услуг. В свою очередь, поставщик получает по электронной почте уведомление с описанием запроса услуги и выполняет работу в соответствии с условиями подписанного договора, затем формирует акт выполненных работ, готовит другие необходимые технические и финансовые отчетные документы. Ответственный руководитель со стороны Media-Saturn Russia контролирует весь процесс при помощи программы. В установленный период мы централизованно, независимо от того, для какого филиала поставщик выполнял работы, получаем все подтверждающие документы в нужном нам формате.
Также данная система помогла нам сократить документооборот, связанный с приобретением расходных материалов для всех подразделений компании: скотч, этикетки, форма для сотрудников – те вещи, которые мы не может отнести к канцелярии в чистом виде. Они вносятся в электронный каталог, и два раза в месяц филиалы могут заказывать то, что им нужно для дальнейшей работы. А доставка всех этих заказов происходит с помощью экспедиторской компании, которая тоже получает автоматическое уведомление, что ей нужно явиться в определенное место, забрать груз и отвезти в нужный филиал. Это очень удобно, хотя поначалу многие сотрудники сопротивлялись нововведению. Сейчас все довольны, особенно руководство».
Продолжение статьи доступно только подписчикам.