О сложившейся экономической ситуации сейчас пишут, пожалуй, все профильные издания. Аналитика, прогнозы, советы и прочие обсуждения звучат из уст экономистов, предпринимателей и специалистов различных сфер бизнеса. Особый интерес вызывает опыт тех, кто сумел заранее подготовить бизнес к потенциальным изменениям. Остальные в таких случаях вздыхают об упущенных времени и возможностях: «Знал бы, где упасть, — соломку бы подстелил».
«ВТБ Капитал» из ряда прозорливых. Руководствуясь собственным планом развития, компания заранее реализовала проект по консолидации бюджета на деловые поездки и внедрению глобальной тре-вел-политики и в итоге получила надежный инструмент для экономии расходов на деловые поездки. Наш журнал попросил Анну Осипычеву, руководителя административного департамента «ВТБ Капитал», рассказать об эффективности реализованного проекта.
— Анна, расскажите, как организована структура административного департамента?
— Наша компания была создана в 2008 году. За сравнительно короткий срок мы смогли построить глобальный инвестиционный бизнес с головным офисом в Москве, открыв офисы компании в Лондоне, Нью-Йорке, Дубае, Гонконге, Сингапуре и Софии.
Сегодня «ВТБ Капитал» является признанным лидером инвестиционно-банковского бизнеса в Восточной Европе и СНГ практически по всем направлениям, включая рынки долгового и акционерного капитала, сделки по слияниям и поглощениям, а также в области развития бизнеса прямых инвестиций, проведения торговых операций и управления активами.
Административный департамент «ВТБ Капитал» отвечает за создание современной надежной инфраструктуры и комфортного офисного пространства — важными составляющими успеха бизнеса всей компании. Основными направлениями нашей работы являются: управление корпоративной недвижимостью и внешними ресурсами, обслуживание внутренних клиентов, организация деловых поездок, а также поддержание работы инженерных систем компании.
Безусловно, большой опыт работы, понимание потребностей бизнеса, знания и сложившиеся партнерские отношения на рынке позволяют нашему департаменту максимально эффективно реализовывать самые сложные задачи и поддерживать бизнес компании по всему миру.
— Какова специфика работы административного департамента в «ВТБ Капитал» в связи с тем, что компания является международной?
— Во-первых, это соблюдение самых высоких международных бизнес-стандартов. С момента создания «ВТБ Капитал» перед нами стояла задача построить ведущий международный инвестиционный банк: разрабатывая стандарты KPI, мы равнялись на лучшие мировые практики.
Во-вторых, это динамика развития компании. Наш бизнес рассчитывает на то, что любая задача будет реализована в кратчайший срок, и мы, как подразделение инфраструктуры, должны соответствовать этим требованиям.
Например, проект открытия офиса в Гонконге был реализован менее чем за семь месяцев с момента первого осмотра помещения до въезда в полностью оборудованный офис. При этом ситуация на рынке недвижимости в Гонконге была очень непростой. Такой показатель, как количество свободных площадей на рынке (vacancy rate), в тот момент составлял всего 1,5—2%. Для сравнения: в Софии эта цифра равнялась 50%, а нормальным в мировой практике считается уровень в 10—15%.
Офис «ВТБ Капитал» в Нью-Йорке мы открыли менее чем за полгода. В октябре 2011 года были подписаны все необходимые документы, а в апреле 2012-го мы уже принимали гостей первого в Нью-Йорке международного инвестиционного форума «ВТБ Капитал».
— Как выстроена система организации деловых поездок в компании? В чем ее уникальность?
— Система организации деловых поездок, внедренная в «ВТБ Капитал», — это уникальный для России продукт, представляющий собой глобальную тревел-платформу. Во многих российских компаниях, имеющих международные офисы, зарубежные подразделения живут автономно, обеспечивая самостоятельно целый ряд сервисов, в том числе и организацию деловых поездок.
— Что было приоритетным при внедрении системы организации деловых поездок?
— Система, которую мы внедрили, позволяет организовывать деловые поездки для сотрудников «ВТБ Капитал» по всему миру в соответствии с едиными для всех офисов политиками и процедурами. Достаточно всего одного клика, чтобы получить детальный отчет о командировках любого сотрудника компании независимо от того, находится ли он в Москве, Нью-Йорке или Сингапуре. Это позволяет значительно экономить время и средства, а также отслеживать выполнение требований корпоративной политики.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.