Письмо в редакцию
«Добрый день, редакция! Я недавно перешла на новую работу в российскую компанию с достаточно большой филиальной сетью. В соответствии со спецификой бизнеса мне приходится много ездить в командировки по России. И на своем опыте я поняла, что в этой компании затраты на поездки сотрудников никак не контролируются. Ранее я работала в подразделении международного холдинга, где все было четко регламентировано корпоративной политикой. Судя по всему, мне предстоит заняться упорядочиванием процесса. С чего бы вы порекомендовали начать? Наталья Н., г. Краснодар».
К сожалению, чтобы составить программу корпоративной трэвел-политики вашей компании, недостаточно взять лист бумаги, написать на нем: «Все сотрудники ездят эконом-классом», обвести в рамочку и повесить на видное место. На это потребуется чуть больше времени. Однако при разумном подходе к написанию данного документа можно сделать так, что даже при необходимости большого количества командировок компании удастся сэкономить значительную сумму.
Многие компании, чьи сотрудники регулярно ездят в деловые путешествия, в части организации этих поездок придерживаются правил, прописанных в корпоративной трэвел-политике. Обычно ее содержание охватывать все возможные расходы, которые могут возникнуть во время поездки. Эта политика определяет, что для компании приемлемо, а что нет.
Что чаще всего определяет трэвел-политика
Во-первых ‒ транспортные расходы, проживание, трансфер, аренду автомобиля и питание. Хорошо, когда политика прописана досконально: например, если у компании имеются предпочтения по поставщикам, предоставляющим гостиничные услуги или авиабилеты, то они должны быть указаны в этом документе.
Во-вторых – в трэвел-политике должен быть отражен механизм оформления деловых путешествий. В том числе формат предоставления информация о командировочных расходах.
Опрос сотрудников
Прежде чем приступать к составлению трэвел-политики, поговорите с вашими коллегами, которым часто приходится бывать в командировках, постарайтесь выяснить их мнение по следующим вопросам:
‒ лучшие авиакомпании для бизнес-поездок;
‒ лучшие сетевые отели;
‒ лучшие турагентства;
‒ с какими расходами помимо стоимости билетов и отеля им приходится сталкиваться.
Ответы на эти вопросы послужат основой вашей трэвел-политики.
Механизм утверждения
Следующий шаг – механизм утверждения командировки. Кто в компании решает – ехать сотруднику, например, в Санкт-Петербург или ограничиться общением по скайпу или видеоконференцией?
В крупных компаниях обычно есть специальный сотрудник, который полностью отвечает за координацию деловых поездок. В его обязанности входит планирование деловых поездок, взаимодействие с ключевыми фигурами компании, принимающими решения о том, насколько необходима та или иная командировка, общение с трэвел-агентствами и, соответственно, тем человеком, который собирается в путешествие.
Самолетом или поездом?
Один из наиболее частых вопросов, который обсуждается при написании трэвел-политики – принятие решения о выборе средства передвижения. Здесь в первую очередь стоит руководствоваться временем в пути. Например, во многих американских компаниях сотрудникам рекомендуют летать самолетом в том случае, если время в пути поездом до пункта назначения превышает 10 часов. Это правило вполне логично и для Москвы. Какой смысл лететь, например, в Санкт-Петербург самолетом, когда дорога в аэропорт, учитывая пробки, может занять два-три часа, в аэропорте нужно быть за полтора часа до отлета, плюс 1 час 20 минут полета, плюс как минимум 30‒40 минут, чтобы добраться до центра города. На «Сапсане» из центра Москвы до центра Санкт-Петербурга можно доехать за четыре часа.
Опыт западных компаний показывает, что если путешествие на самолете длится более пяти-шести часов, лучше покупать для сотрудников билеты в бизнес-класс: обеспечив комфорт во время перелета, компания сэкономит средства на отдыхе, который потребуется сотруднику для восстановления после тяжелого перелета в неудобном кресле.
В кейс
1. Если ваши сотрудники подписаны на программы авиакомпаний для часто летающих пассажиров, то они должны получать дополнительные мили (бонусы). Позвольте им копить их для личного использования. Это может быть хорошим стимулом для тех, кто часто ездит в командировки.
2. Не стоит предлагать сотрудникам только самые дешевые отели или номера, ведь они вынуждены на несколько дней (или недель) расстаться с близкими, изменить привычный ритм жизни и заслуживают, чтобы их пребывание в другом городе или стране было комфортным.
3. Включите в политику пункты об особых обстоятельствах, например, когда сотрудник должен угощать клиентов ужином. Укажите, какое количество расходов компания считает приемлемым, ‒ так вы избежите многих недоразумений.
4. Определите день каждого месяца, когда сотрудники могут ожидать возмещения по их командировочным отчетам.
5. Сформулируйте поведение, которое ожидаете от сотрудника в командировке. Конечно, это тема щекотливая, но то, как работники ведут себя в командировке, зачастую отражается на бизнесе.
6. Если в вашей компании разрешено членам семей сопровождать бизнес-путешественников, то это стоит включить в политику.
Как при помощи трэвел-политики сэкономить на командировках
1. Определите авиакомпании, билеты на рейсы которых будут внесены в список приоритетов.
2. Установите оптимальную политику при бронировании билетов. Оговорите сроки приобретения билетов по наиболее выгодным тарифам, при этом сохраняя оптимальные возможности для возврата билета.
3. Включите рекомендации по наиболее оптимальным для сотрудников компании времени суток и дням для перелетов, обеспечивающим максимальную экономию рабочего времени и способствующим сокращению расходов на командировки в целом (как на перелеты, так и на дополнительные услуги: проживание в отеле, трансферы, питание и т. д.).
4. Определите приоритетных гостиничных операторов, исходя их бюджета на проживание, требований к классу обслуживания, расположению отеля и дополнительным услугам, принятым в компании для каждого сотрудника.
5. Установите единый формат оформления командировочных документов.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.