Цифровые технологии уже давно стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни: умные дома управляют бытом, часы — следят за здоровьем, а шопинг часто ограничивается экраном смартфона. На этом фоне может показаться, что рабочие пространства несколько проигрывают в цифровой гонке, однако бизнес также не остается в стороне: 90% компаний, которые приходят к нам сегодня за созданием офиса, уже имеют опыт внедрения digital-систем и хорошо понимают их ценность.
Путь к умному офису редко бывает простым: за годы практики мы прошли через десятки проектов, протестировали множество решений и… извлекли немало болезненных уроков. В этой статье я расскажу о том, какие ошибки могут сделать даже самое технологичное пространство неэффективным, чтобы вам не пришлось совершать их.
ОШИБКА 1: ИГНОРИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ СОТРУДНИКОВ
Создание цифровой экосистемы в офисе, как правило, преследует две основные цели:
1) рост эффективности использования рабочего пространства и оптимизация расходов;
2) улучшение пользовательского опыта и повышение комфорта сотрудников.
Пожалуй, самая большая ошибка, которую можно допустить, — уделить недостаточно внимания второму пункту. Компании часто сталкиваются с одной и той же проблемой: внедрили платформу для управления офисом, подключили системы бронирования, ввели незакрепленные рабочие места.
Почему же сотрудники всем этим не пользуются?
Важно понимать, что подобные нововведения не будут по умолчанию восприняты как нечто позитивное: в то время как для бизнеса умный офис означает снижение затрат, для рядового специалиста — это просто еще один интерфейс, в котором приходится делать то, что «прекрасно работало и раньше». Поэтому ваше решение, будь то приложение или онлайн-платформа, должно не просто дублировать существующие функции, но и давать явные преимущества.
Одним из примеров может служить бронирование переговорных. Если в приложении нет интеграции с MS Exchange, то сотрудник все равно будет вынужден перейти в почту, чтобы отправить приглашение всем участникам — в этом случае ему куда проще продолжить пользоваться стандартным календарем Outlook. А если кто‑то планирует присутствовать на встрече онлайн, то появляется и третий интерфейс — система видео-конференцсвязи.
Если же в вашем приложении есть синхронизированная база контактов и интеграция с ВКС, то встреча автоматически появится в календарях у всех заинтересованных — вместе с актуальной ссылкой для подключения онлайн. Такой формат бронирования сразу станет куда более востребованным.
Другой способ повысить интерес к новому решению — подключить дополнительные опции, которые станут своего рода мотиваторами, побуждающими человека чаще пользоваться приложением.
По нашему опыту, абсолютно беспроигрышный вариант — digital-столовая или кафе. Сотрудники очень ценят возможность заранее заказать обед и получить горячую еду к конкретному времени без необходимости стоять в очереди или напитки в переговорную к началу встречи.
Также хорошо работает мобильный пропуск. Вход в офис с помощью смартфона станет более удобным аналогом стандартной ключ-карты, которую можно забыть или потерять.
Такой формат будет постепенно вытеснять физические пропуска (например, в нашем офисе мы отказались от них полностью), а значит, приложение со временем станет частью ежедневной рутины.
УМНОЕ РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО СОЗДАЕТ ПРИНЦИПИАЛЬНО ИНОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ОПЫТ, КОТОРЫЙ МОЖНО СРАВНИТЬ С ПЕРЕХОДОМ С КНОПОЧНОГО ТЕЛЕФОНА НА СОВРЕМЕННЫЙ СМАРТФОН
ОШИБКА 2: ОТСУТСТВИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ
Один из самых затратных по времени процессов при создании умного офиса — это обучение административного и технического персонала, а также первичная адаптация сотрудников. В наших проектах мы стараемся запараллелить процессы строительства и адаптации, закладывая на этап подготовки, сам переезд и адаптацию порядка 30–35 недель, включая время на тестирование и устранение ошибок непосредственно перед переездом.
Для чего это нужно? Если компания не займет проактивную позицию в этом вопросе, пустив все на самотек, то в момент открытия офиса сотрудники неизбежно столкнутся с непониманием новых процессов и хаосом на рабочих местах, что сведет на нет все преимущества продукта. В итоге мы снова сталкиваемся с риском, что технологическими новинками, в которые были вложены немалые инвестиции, просто не будут пользоваться.
Нивелировать проблему лучше всего на самом раннем этапе. Однако важно, чтобы адаптация не ограничивалась периодом, предшествующим запуску, и носила непрерывный характер: полноценная программа онбординга с экскурсиями и гайдами для новых сотрудников, своевременное информирование об изменениях, регулярная обратная связь. Конечно, грамотный подрядчик способен взять существенную часть этой работы на себя, однако процесс в первую очередь должен культивироваться изнутри.
ОШИБКА 3: ВНЕДРЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ РЕШЕНИЙ
Даже если технология перспективно выглядит на бумаге, не всегда ее интеграция в бизнес-процессы оправдывает надежды. Вот некоторые решения, которые точно не стоят вашего времени и ресурсов:
1) Датчики занятости рабочих мест и переговорных. Ожидание: возможность точнее отслеживать бронирования и автоматически отменять их при отсутствии человека.
Реальность: для сотрудников такое нововведение становится настоящим бытовым адом. Например, вы забронировали рабочее место и отошли, чтобы совершить звонок или поговорить с коллегой. В какой момент вашу бронь можно отменить?
Аналогичная ситуация с переговорными: вы можете задержаться, чтобы, например, провести клиенту экскурсию по офису перед встречей, но это не значит, что переговорная вам больше не нужна. Любая регламентация этого процесса становится дополнительной болью для работников, которая отнимает у них время и может приводить к возникновению неприятных ситуаций.
2) Использование Wi-Fi или BLE-позиционирования.
Ожидание: точная навигация по офису, возможность легко найти нужного человека, составление тепловых карт.
Реальность: решение, которое отлично работает в крупных торговых центрах, к сожалению, абсолютно неэффективно для офиса. Для того чтобы обеспечить достаточную точность позиционирования, например с помощью Bluetooth, придется устанавливать BLE-метки буквально на каждые пять квадратных метров пространства. В случае с Wi-Fi этот разброс будет больше, однако технология триангуляции, используемая для определения местоположения, также предполагает наличие специальных точек доступа, которые стоят существенно дороже обычных.
В итоге любой из вариантов обойдется компании в кругленькую сумму. При этом, учитывая высокую насыщенность офисов инфраструктурой и различные особенности планировок, даже тогда возможны помехи, которые будут приводить к некорректной работе системы.
3) Киоски для заказа и оплаты в столовой или кафе.
Ожидание: знакомый многим формат, который поможет избежать очередей.
Реальность: как ни странно, установка киоска в офисе вовсе не решает проблему, а лишь переносит очередь из столовой к самому киоску. Гораздо более логичным вариантом является интеграция этого функционала в мобильное приложение. Самое важное здесь — правильно настроить работу с оператором точки питания, чтобы обеспечить сотрудникам возможность делать заказы к конкретному времени. Для этого можно воспользоваться метриками эффективности, характерными для крупных сетей ресторанов быстрого обслуживания: например, выдача бизнес-ланча не должна превышать 1,5 минуты, блюд а-ля карт — 8,5 минуты и т. д.
ОШИБКА 4: ФОКУС ТОЛЬКО НА ТЕКУЩИХ ЗАДАЧАХ
При выборе продукта необходимо оценить не просто его непосредственный функционал, но и возможные преимущества и ограничения в долгосрочной перспективе. Например, если мы говорим о приложении, то оно должно присутствовать на ключевых платформах — AppStore, Google Play, AppGallery — и регулярно обновляться в соответствии с изменениями требований к софту.
Не менее существенная деталь — поддержка интеграций с ПО и оборудованием различных производителей. Компания должна иметь возможность свободно перейти на новую систему безопасности, видео-конференцсвязи и др., не рискуя тем, что это приведет к некорректной работе приложения или ее полной остановке.
Кроме того, по нашему опыту, двух одинаковых офисных проектов просто не существует, поэтому критически важно, чтобы продукт мог адаптироваться под задачи конкретного бизнеса.
Если подрядчик предлагает вам стандартизированное решение, не оставляя никакого «пространства для маневра», — это повод задуматься.
Последний момент, который хотелось бы здесь выделить, — наличие предиктивной аналитики. Цифровая платформа в том числе является важным источником данных о реальной эксплуатации офиса, позволяющим оценить среднюю и пиковую загрузку, понять, какие зоны не пользуются популярностью у сотрудников, и др. Это поможет принимать объективные решения об операционном управлении пространством (например, сокращении или увеличении количества рабочих мест), а в долгосрочной перспективе — формировать более точное ТЗ для реновации или создания нового офиса при переезде.
ОШИБКА 5: НЕГОТОВНОСТЬ МЕНЯТЬ УСТОЯВШУЮСЯ МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ
Очевидно, что умный офис тесно связан с физической средой, и некоторые проблемы невозможно решить исключительно с помощью технологий. Так, при переходе на гибридный формат гораздо больший акцент делается на проведении встреч и командном взаимодействии — самостоятельно работать за компьютером можно и дома.
Это предполагает меньшее количество рабочих мест, наличие достаточного числа переговорных — особенно небольших пространств на одного-двух человек, где есть все необходимое для совершения онлайн-звонков, зон для совместной работы и др. Если компания не желает адаптироваться к этим изменениям, то она рискует получить полупустой офис, проблемы с коммуникациями в командах и снижение вовлеченности сотрудников.
ЧТО ВАЖНО ПОМНИТЬ
Хотя путь к умному офису редко бывает простым, при правильном подходе и готовности к постоянному совершенствованию процессов преимущества такого решения способны значительно перевесить сложности его внедрения. Помимо очевидной выгоды для бизнеса в виде оптимизации площадей и снижения расходов на эксплуатацию и энергопотребление,
цифровая экосистема сэкономит сотрудникам десятки часов, затрачиваемых на рутину, благодаря возможности управлять всеми офисными функциями в режиме одного окна.
Однако, пожалуй, еще более важно то, что умное рабочее пространство создает принципиально иной пользовательский опыт, который можно сравнить с переходом с кнопочного телефона на современный смартфон.
В условиях острой конкуренции за кадры, которую мы наблюдаем в последние несколько лет, это делает офис не только комфортным местом для работы, но еще и ценным инструментом привлечения талантливых специалистов и повышения их лояльности.
