В начале 2022 года вся страна столкнулась с новой реальностью. Многие зарубежные партнеры перестают быть таковыми, иностранные поставщики постепенно уходят из России, а доставка товаров из-за рубежа занимает вместо недели месяц или вообще невозможна. При этом строительство дополнительного рабочего пространства для сотрудников Национальной системы платежных карт (НСПК), оператора платежной системы «Мир», которое было запланировано задолго до этого, в самом разгаре и остановить или заморозить его невозможно. О том, когда этот проект задумывался и как удалось решить все эти сложности и его реализовать, нашему журналу рассказал Андрей Титов, начальник административного управления АО «НСПК».
Как многие из вас помнят, 2020-й стал годом, бросившим колоссальные вызовы всей планете. Разразившаяся в начале года пандемия коронавируса не имела аналога в новейшей истории не только России, но и всего мира. Все планы, которые мы строили на 2020 год, оказались перечеркнуты и забыты, всем пришлось в срочном порядке адаптироваться к новым реалиям: удаленка, социальная дистанция,
самоизоляция — это то, с чем у каждого из нас ассоциируется тот период жизни.
Но сложности сложностями, а стратегические задачи, поставленные НСПК акционерами, никто не отменял и планку высоких достижений не снижал, несмотря на глобальный кризис. В компании продолжался набор сотрудников в соответствии с утвержденной стратегией развития. Единственная разница в сравнении с допандемийным временем заключалась в том, что вновь принятые сотрудники приезжали в офис только в день трудоустройства, оформляли необходимые документы, получали рабочее оборудование и сразу отправлялись на удаленку. И каждый из нас задавался вопросом: «А что будет, когда все закончится?».
В период пандемии в офисе находились только дежурные службы, осуществляющие мониторинг транзакций и отвечающие за бесперебойность работы платежных систем, а также сотрудники административного департамента, поддерживающие жизнедеятельность офиса, при этом мы понимали, что количество сотрудников в компании увеличивается. Время от времени коллеги приезжали в офис, но у многих из них уже не было стационарных рабочих мест. Для возможности удаленной работы в НСПК были перестроены многие бизнес-процессы, изменена архитектура информационной безопасности, настроены принципы удаленной работы в информационных системах компании. В сентябре 2021 года, понимая, что пандемия не продлится вечно и рано или поздно мы все вернемся в офис, руководство компании приняло решение пересмотреть привычную систему размещения сотрудников в офисе с учетом новых реалий.
Основной принцип новой концепции подразумевал создание более комфортного рабочего пространства для персонала, которому необходимы стационарные рабочие места, и строительство отдельного офиса в формате коворкинга для сотрудников ИТ-блока, которые посещают офис не каждый день. В новом офисе требовалось предусмотреть много переговорных, мест для проведения «митапов»,
зон отдыха, помещений для видеоконференций и ротационных рабочих мест, оснащенных стационарным оборудованием, за которые может сесть любой сотрудник и подключить свой ноутбук.
Местом для такого офиса (коворкинга) был выбран один из московских бизнес-центров с уже имеющейся необходимой ИТ-инфраструктурой (каналы связи, серверное оборудование, доступность 24/7 и прочее). Параллельно с процедурой заключения договора аренды офисных площадей мы приступили к проектированию офисного пространства. Приоритетами были удобство для организации командной работы, создание ротационных рабочих мест, зоны неформального общения для сотрудников.
Разработка проекта, в том числе рабочей документации для строителей на площадь 817,6 кв. м, с учетом согласования со всеми заинтересованными подразделениями заняла около двух с половиной месяцев. В проекте удалось учесть все требования по организации рабочего пространства. В новом офисе разместилось 44 стационарных места за столами, 42 места в трех переговорных, 12 мест в мини- переговорных для телефонной/ВКС-связи и более 30 мест в зонах неформального общения, а также два кофе-пойнта, один из них с панорамным видом на город, локеры для личных вещей сотрудников, настольный мини-футбол, аэрохоккей и многое другое. Данное количество рабочих мест с запасом перекрывало наши потребности.
После утверждения проекта мы приступили к подготовке сметы на ремонт и материалы, созданию подробного технического задания. Работа была поручена нашему аккредитованному подрядчику по строительству — компании «МСК-Строй». Контракты на СМР и поставку
мебели мы подписали в конце декабря 2021 года. В первые дни 2022 года подрядчик приступил к работам. Была создана совместная рабочая группа, в которую вошли представители заказчика (АО «НСПК»), генерального подрядчика (компании «МСК-Строй»), представители субподрядных организаций, разработчики проекта, служба эксплуатации бизнес-центра. Всем нам предстояла масштабная работа по демонтажу старых офисных конструкций, прокладке новых инженерных сетей в соответствии с планировочными решениями, устройству электрики, СКС, вентиляции, кондиционирования и все прочее, что сопровождает глубокую реконструкцию офисного пространства. Работы и финансирование строительства велись по графику, подрядчик приступил к заказу материалов и оборудования согласно утвержденным в смете позициям.
В конце февраля 2022 года мы начали получать информацию от поставщиков оборудования и материалов, что многие позиции не могут быть поставлены, стоимость импортных материалов и оборудования резко выросла вслед за курсом валют, несмотря на подписанные контракты, а сроки поставки увеличиваются. В основном это коснулось систем СКС, электрики и кондиционирования, а также мебели импортного производства. Не скрою, когда подобные сообщения начали приобретать массовый характер и это стало тенденцией рынка, у команды возникло ощущение, что этот проект мы не сможем реализовать. Никто не давал обнадеживающих прогнозов, но необходимо было завершать проект — мы находились на половине пути. И благодаря ежедневной работе штаба строительства нам удалось обеспечить
замену отсутствующих импортных материалов отечественными, найти аналоги необходимого оборудования или более гибких поставщиков, обеспечить интеграцию вновь смонтированных инженерных систем офиса в общую инженерную сеть бизнес-центра. При этом увеличение сроков сдачи объекта составило всего 17 календарных дней, а смета увеличилась менее чем на 5%. И в итоге торжественное перерезание ленточки состоялось.
Нам удалось в непростой период и сжатые сроки (105 календарных дней) организовать новое рабочее пространство, перераспределить сотрудников на площадках таким образом, чтобы тот, кому необходимо посещать офис 5/2, получил просторные кабинеты и менее загруженные общественные пространства, а тот, кто посещает офис периодически,— более удобное место для работы, учитывающее специфику организации труда для ИТ-специалистов в новом формате коворкинга.
Отдельную благодарность за наставничество и помощь в реализации проекта нужно выразить руководству и команде НСПК: Владимиру Трояновскому, заместителю генерального директора и идеологу проекта; Юлии Нестеровой, директору административно-финансового департамента; Владимиру Ананьеву, заместителю директора департамента ИТ (технический заказчик); Алексею Виноградову, начальнику хозяйственного отдела и заместителю руководителя рабочей группы, а также всем членам рабочей группы, руководителям и работникам подрядных организаций.
Тот опыт, который команда получила, реализовав этот проект, научил нас не отступать от намеченных целей в самых сложных обстоятельствах, не прекращать поиски новых решений и не впадать в зависимость от привычных методов работы, поставщиков и процессов.
