Период адаптации в компании, как правило, сопряжен у нового сотрудника с колоссальным стрессом. По сути, даже не первые недели, а первые месяцы новички занимают пассивную, выжидательную позицию. Решением в такой ситуации станет Staff book, или «Путеводитель для новых сотрудников», быстро вводящий в курс дела и знакомящий вновь прибывших с корпоративной культурой компании.
Структура путеводителя
Грамотно составленный путеводитель должен отвечать на ключевые вопросы, которые возникают у новичка: «Где я работаю?» (структура компании), «С кем я работаю?» (люди, окружение), «Каковы стандарты и регламенты компании?» (принципы деятельности), «Что мне нужно делать?» (планы, алгоритмы, стандарты) и «К кому я могу обратиться за помощью?» (поддержка). Это могут быть самостоятельные темы, которые можно изучать независимо друг от друга.
Понятно, что информации у вас много и вы захотите дать ее новичку в полном объеме, однако не стоит впадать в крайности и составлять многотомники!
Количество разделов не должно превышать четырех-пяти, а количество страниц — шестидесяти, иначе сотрудник не осилит «многобукофф» и просто потеряется в потоке новой информации.
Старайтесь быть последовательным в изложении. Паттерн идеального путеводителя состоит из блоков: «О компании»,
«Первая рабочая неделя», «Продукты и услуги компании» (со стандартами работы) и «Перспективы развития».
Начинается любой Staff book с приветствия. Пишется оно от лица компании или генерального директора в форме персонифицированного обращения.
Определитесь, как вы будете обращаться к сотруднику: на «вы» или на «ты» и соблюдайте выбранную линию в дальнейшем. В первом случае вы подчеркнете уважение и значимость новичка, во втором — покажете, что современны, дружественны и лояльны.
Первый блок «О компании»
В первом блоке должна содержаться информация о компании: ее история, миссии, ценности, стратегические цели, перспективы развития, а также описание выпускаемой продукции и услуг.
Расскажите историю успеха вашей компании в хронологической последовательности с указанием ключевых дат и чисел: когда и кем компания была основана, сколько человек было в штате, какие партнеры вывели компанию на новый уровень, когда произошло расширение, какие награды были получены. Постарайтесь уместить все эти вехи не более чем на двух страницах.
Как вариант оформления можно изобразить карту России (или мира, если деятельность вашей компании носит международный характер) и на ней отметить все филиалы организации — это даст новому сотруднику ощущение сопричастности к чему-то глобальному, цельному и действительно значимому.
Осознание и понимание миссии и ценностей компании помогает новому сотруднику мягче и быстрее включиться в новую систему отношений, принять существующие нормы, правила и стандарты работы организации.
Помните, что вы пишете не мотивирующее эссе, а декларируете реальные ценности и миссию, которые должны являться частью жизни компании не только на бумаге, но и на практике. Мы рекомендуем вам оформить их в формате прямой речи генерального директора — главного носителя культуры и традиций организации или от лица сотрудников компании самого разного уровня и профиля, таким образом можно подчеркнуть их общность на уровне всего персонала организации.
Второй блок
«Первая рабочая неделя»
Во втором блоке следует разместить сведения, которые будут необходимы новому сотруднику именно в первые месяцы работы. Расскажите об организационной структуре компании, принятых у вас регламентах и правилах работы, особенностях взаимодействия с коллегами, мероприятиях в рамках программы адаптации и дайте ответы на наиболее часто возникающие вопросы.
Многие компании добавляют в этот блок данные о рассадке сотрудников по отделам с телефонными номерами и адресами электронных почт. Вновь прибывшим сотрудникам тяжело сразу всех запомнить, поэтому такая «шпаргалка» станет незаменимым помощником для новичка в первые недели работы. Рекомендуем также добавить фотографии, чтобы новичку было проще ориентироваться.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.