Для большинства из нас стремление оставаться продуктивным и управлять своим временем — это ежедневная борьба. То, что запланировали на сегодня, вы откладываете на завтра, а затем еще на день. И таким образом дело, которое можно было сделать еще несколько недель назад, остается невыполненным, что плохо для бизнеса и вашего спокойствия. К счастью, вы можете предотвратить это, используя несколько правил по управлению временем и производительностью.
Просто дышите
Интересный факт: продолжительность жизни черепахи — 120-140 лет, а слон живет примерно 80-90 лет. Несмотря на то что средняя продолжительность жизни человека увеличивается, сейчас она составляла всего 50-60 лет. Существует множество факторов, влияющих на продолжительность жизни. Например, известно, что черепаха вдыхает воздух около четырех раз в минуту, слон — восемь раз каждую минуту, а человек дышит от 12 до 15 раз каждую минуту. Таким образом, если вы хотите продлить жизнь, начните дышать медленнее. Научитесь использовать свою диафрагму и вдыхать воздух животом. Но не нужно дышать так все время, достаточно делать от семи до девяти глубоких и медленных вдохов в начале дня, чтобы замедлить дыхание. Вы также можете делать это перед любой творческой задачей или когда опаздываете на встречу.
Сначала съешь лягушку
Марк Твен однажды сказал, что если первым делом утром вы съедите живую лягушку, то можете спокойно начинать новый день, потому что, вероятнее всего, ничего хуже с вами уже не произойдет.
Ваша «лягушка» — самая большая и важная задача, которую вы, скорее всего, откладываете изо дня в день.
График дел согласно вашей энергии
Возьмитесь за «лягушку», когда у вас будет больше всего энергии — в ваши «волшебные часы». Обычно они наступают через 2,5 часа после пробуждения. Создавая расписание, основанное на вашей энергии, вы
сможете обеспечить себе максимально возможную производительность.
Ведите дневник времени
Дневник времени — простой способ узнать, как вы проводите время. Записывайте то, что вы делаете очень подробно в течение месяца или двух, и увидите, где тратите время зря.
Составьте список дел и не забивайте ими голову
Не позволяйте вещам, которые нужно сделать, крутиться в вашей голове.
Избавьтесь от обязательств, которые тратят ваше время, энергию и внимание
Один из наиболее эффективных способов сэкономить больше времени — это снять с себя обязательства, которые по сути являются тратой времени.
Разбейте свои дела на партии
Практикуйте выполнение аналогичных задач. Например, потратьте один день исключительно на встречи, а в другой — отвечайте на письма по электронной почте.
Пользуйтесь онлайн-календарем
Вы можете иметь доступ к календарю с нескольких устройств и планировать встречи, настраивать напоминания. Также с его помощью можно устанавливать временные рамки для выполнения задач.
Расширьте свое расписание
Поделитесь своим календарем с коллегами, чтобы вы вместе могли планировать встречи и быть в курсе дел друг друга. Вы также можете поделиться своим календарем с семьей, чтобы родные знали, где вы находитесь и какими домашними делами можете заняться.
Максимум имейте три приоритетных дела в день
Длинные списки дел неэффективны, потому что у вас просто нет времени и энергии сделать все дела из вашего списка. Поэтому составляйте средние по загруженности списки и не забывайте выбрать три наиболее важные задачи в течение дня.
Каждое утро определяйте три результата
Это не ваш список дел, а три результата, которых вы хотите достичь к концу дня.
Объедините усилия
Если у вас запланирован обед с партнером, то после встречи вы можете выполнить поручения, которые находятся рядом с этим местом. Таким образом, вы сэкономите время на дорогу.
Пишите короткие электронные письма
Пишите коротко и емко. Старайтесь умещать письмо в пяти предложениях.
Работайте по четыре часа вдень
Ученые пришли к выводу, что человек должен работать только четыре часа в день. Но это не значит, что надо отдыхать остаток дня. Дело в том, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах, когда вы наиболее продуктивны, а остальное время проведите, выполняя менее сложные задачи.
Избавьте себя от многозадачности
Многозадачность не работает. На самом деле, когда мы находимся в условиях многозадачности, для завершения любой работы требуется намного больше времени. Фокусируйтесь на одной задаче за раз.
Не порицайте себя
Прекратите тратить свое время на чувство вины. Делайте все возможное, чтобы избавиться от этой привычки и двигаться дальше, а не жить прошлым.
Тайм-менеджмент «Техника Помодоро»
«Техника Помодоро» — это когда вы используете таймер и делаете короткие перерывы. То есть после 25 минут сфокусированной работы пять минут отдыхаете.
«Правило двух минут»
Дэвида Аллена
По словам Дэвида Аллена, автора бестселлера «Как привести дела в порядок», если задача занимает не более двух минут, выполните ее сейчас.
Матрица Эйзенхауэра
Эта стратегия была разработана Дуайтом Эйзенхауэром. Используя способы решения задач, описанные ниже, вы будете разделять свои действия на четыре вида:
1. Срочно и важно (задачи, которые надо сделать немедленно).
2. Важно, но не срочно (задачи, которые можно сделать позже).
3. Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать).
4. Не срочно, не важно (задачи, которые можно пропустить).
Эта матрица может использоваться для долгоиграющих планов (как я должен проводить свое время каждую неделю?) и для небольших ежедневных дел (чем мне заняться сегодня?).
Следуйте своим биоритмам
Биоритмы, придуманные психофизиологом Перецом Лави, — естественные ритмы организма, меняющиеся каждые 90-120 минут. Это довольно сложный процесс. Вы должны себя нагружать, когда ваши энергетические уровни на высоте, и отдыхать, когда чувствуете себя истощенным.
Система больших камней
Продолжение статьи доступно только подписчикам.