Сегодня «умный офис» — это уже не только про технологии и автоматизацию, а про осознанную работу с пространством как с управленческим инструментом. Продуманная среда помогает выстраивать взаимодействие внутри команд, поддерживать корпоративную культуру и напрямую влияет на эффективность бизнеса. Там, где пространству уделяют внимание, снижается уровень стресса, растет вовлеченность сотрудников и укрепляется лояльность — факторы, которые становятся решающими на конкурентном рынке труда.
В этом году в издательстве «Бомбора» вышла книга Татьяны Новиковой «Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения».
Татьяна Новикова — эксперт с международным опытом, выпускница бизнес-школы IMD, психолог и дизайнер, более десяти лет проработавшая в компании Steelcase. Она создает офисные пространства на стыке дизайна, бизнеса и психологии, рассматривая офис как полноценный инструмент поддержки бизнес-процессов.
Журнал «Административный директор» делится фрагментами книги, в которых автор рассказывает, как зонирование офиса превращает рабочее пространство в опору ключевых бизнес-процессов и носитель корпоративных смыслов.
Организация пространства и элементы зонирования
В привычной организации пространства проектировщики чаще прибегают к принципам одинаковости и копирования. Они не используют вдумчивый и осмысленный подход. Унификация проявляется в квадратно-гнездовом проектировании. Помещения делятся на стандартные прямоугольные ячейки. Конечно, это упрощает жизнь проектировщикам, но усложняет жизнь тем, кому потом приходится проводить в этих помещениях большую часть жизни.
Это ярко и образно показано в книге «Человеческий фактор: успешные проекты и команды». Авторы книги Том Де Марко и Тимоти Листер оказали такое заметное влияние на управление разработкой ПО, что долгое время эта книга находится в списке бестселлеров. Они на убедительных примерах и результатах обширных исследований показали, что самые сложные проблемы разработки ПО носят не технологический, а социальный характер. В ней, в частности, идет речь о том, что в попытке оптимизировать расходы и бюджет первым летит то, что связано с комфортом: «Планировщики с полицейским менталитетом создают рабочие места так, как создавали бы тюрьмы: оптимизируют их в целях сокращения стоимости содержания. Мы бездумно доверили этим людям дизайн рабочих мест. В то время как в большинстве организаций, испытывающих проблемы с производительностью, нет более плодотворной области, чем улучшение рабочих мест. Пока сотрудники находятся в шумных и стерильных загонах, не дающих нормально работать, нет смысла улучшать что-либо другое».
Знакомая картинка? Шумные отделы постоянно отвлекают тихие. Команда работает над одним проектом, но участники команды хаотично разбросаны по разным зданиям и этажам и, даже приехав в офис, тратят драгоценное время на поиск места, чтобы собраться, теряя в скорости взаимодействия.
При сегодняшнем разнообразии видов деятельности за рабочим столом сотрудники проводят только часть офисного времени. Индивидуальная работа в среднем занимает около 40% рабочего времени (по данным глобального исследования рабочих мест, проведенного компанией Gensler в 15 странах среди более 16 тыс. офисных работников из 10 отраслей (прицепить к слову источник: https://www.gensler.com/gri/global-workplace-survey-2024). Остальное время проходит на встречах вживую или онлайн, формальных и неформальных, на обучении и за чашкой кофе с печеньками. Люди постоянно перемещаются по офису из одного места в другое, переходя от индивидуальной работы к совместной, и чтобы эти переключения происходили без помех и задержек, важно точно знать, где найти нужных коллег, в каком месте обсудить срочные вопросы, а где можно сосредоточиться. В результате подход к организации рабочего пространства и оценке его эффективности меняется, становясь более объемным и комплексным. Из простых элементов возникают более сложные и разнообразные формы, которые могут трансформироваться, поддерживая стратегию и динамику бизнеса, культурные и поведенческие особенности сотрудников. Чтобы грамотно управлять такой средой, мы осуществляем функциональное зонирование и учимся управлять границами.
Вот некоторые примеры неудачной организации пространства:
- Шумные отделы сидят рядом с тихими и постоянно их отвлекают.
- Рабочие места находятся перед кабинетом руководителя, в зоне его видимости, или спиной ко входу. Сотрудники на таких местах чаще отвлекаются, подвержены стрессу и хотят сбежать с такого рабочего места.
- Команды, которые работают над общим проектом, не имеют прямого доступа в общее пространство или находятся на большом расстоянии друг от друга.
- Неудобная система бронирования затрудняет командную работу и поиск рабочего места.
- Жесткие границы, закрывающие доступ к руководителю, замедляют согласование срочных вопросов и принятие решений, отодвигают старт проекта или подписание важных документов.
- Если в офисе слабая навигация, можно потратить целый день на поиски нужного человека, тормозя решение важной задачи.
- Перегороженный проход заставит людей каждый раз ходить вокруг, тратя на это лишнее время.
- Очереди в санузлы и лифты поглощают ценное рабочее время и создают стресс.
Поэтому, прежде чем проектировать отдельные ячейки, а уж тем более весь офис, задайтесь вопросами: для чего конкретно вы создаете каждое помещение, какие задачи будут здесь решать и какие процессы происходить? В зависимости от выполняемых задач поменяются и пространство, и его наполнение.
Границы — базовый элемент, формирующий пространство
С помощью границ из простых элементов можно создавать более сложные и разнообразные конфигурации, трансформировать, поддерживать динамику бизнеса, культурные и поведенческие особенности команд, дать возможность сотрудникам сосредоточиться или, наоборот, больше общаться, направить движение информации.
Любая граница — целый набор параметров, свойств и характеристик.
По основным критериям их можно разделить на:
— вертикальные и горизонтальные;
— мягкие и жесткие.
По функциональным свойствам границы характеризуют четыре принципа:
— прозрачность: возможность увидеть сквозь границу;
— перетекание: плавный переход от внешнего пространства к внутреннему, например, когда терраса становится продолжением помещения для принятия пищи, а входная зона перетекает в пространство для неформального общения и дальше в рабочую зону;
— проницаемость: возможность пройти или пересечь огороженное пространство, ее создают арки, проходы, галереи;
— взаимодействие: возможность задержаться в пограничном пространстве, когда граница — место для отдыха или творчества, приглашающая к активному взаимодействию, такая возможность создается с помощью мебельных решений, работы со светом и графикой.
Также границы создают разные типы изоляции:
— акустическая: другие не слышат меня, и я их не слышу;
— визуальная: другие не видят меня, и я их не вижу;
— территориальная: мое пространство принадлежит мне;
— информационная: другие не видят и не слышат, над чем я работаю.
Выбирая те или иные границы по критериям и свойствам, можно создавать различные типы приватности и поддерживать специфические рабочие процессы.
Открытое рабочее пространство, или опенспейс, делает взаимодействие и информацию доступными, повышает эластичность и адаптивность, позволяет сэкономить на перегородках. Для решения творческих задач визуальные помехи не проблема, они как раз способствуют поиску решений. Такой формат предпочитают инновационные команды, креативные индустрии и ИТ-компании — там, где скорость принятия решений и высокий уровень взаимодействия определяют успех.
Открытое пространство — источник визуальных стимулов: движения, цветов, запахов, уникальных форм и образов. Все они пробуждают вдохновение и творчество, если правильно ими управлять. Кроме того, в открытом пространстве проще мотивировать сотрудников и повышать лояльность, создавая вовлекающую среду, где каждый видит наглядно вклад коллег в общие процессы. Еще такой формат любят руководители, которые хотят видеть, чем заняты подчиненные. Они используют открытость для контроля, избавляясь от всех перегородок и считая, что таким образом повышают производительность. Помимо обычных для открытого помещения помех, в этом случае добавляется психологическое давление, повышая уязвимость сотрудников. Находясь постоянно на виду у руководства, они действительно начинают работать более интенсивно, но приводит это в итоге не к улучшению показателей, а к стрессу и выгоранию. Так что в опенспейсе границы тоже нужны, только другого типа: например, стены, перегородки, вертикальные элементы, графика на полу, цвет, фактура стен и даже шкафы.
Для расчетов, анализа данных или принятия важного решения визуальные стимулы ни к чему. Именно для этих процессов убираем помехи и отгораживаем пространство, используя стены, экраны и перегородки. Такая традиционная кабинетная система опирается на жесткие, непроницаемые границы. Она хороша для индивидуальной сосредоточенной работы, позволяет контролировать доступ, поддерживает статусность и иерархию, но при этом ограничивает коммуникации, препятствует взаимодействию и движению информации. Кабинеты сложно адаптировать к изменениям в оргструктуре и штатном расписании.
Комбинируя пространства с различной степенью и типами изоляции, повышаем функциональность офиса, увеличиваем время эффективной работы сотрудников и их результативность, поддерживаем связи и коммуникации. Грамотное зонирование пространства повышает уровень комфорта и безопасности сотрудников, влияет на взаимодействие между ними и позволяет найти вдохновение.
Офис «Авито». Фото: ООО «Офис Солюшнс»
Об этом пишет Ян Гейл, датский архитектор и консультант по городскому дизайну, в книге «Города для людей». Он говорит, что где бы люди ни останавливались, они всегда ищут место возле границ. Так они не мешают другим и могут оставаться незаметными. По его мнению, положение у стены имеет множество преимуществ: пространство впереди, чтобы все видеть; защищенный тыл, так что сзади не предвидится никаких неожиданностей, а также физическая и психологическая поддержка. Движение начинается от границ и направлено к центру.
Стены — наиболее простой и распространенный пример жесткой непроницаемой вертикальной границы. С их помощью можно ограждать от помех и контролировать доступ. За счет дверей и проемов стены могут иметь разную степень проницаемости. Открытые проемы повышают ее, а закрытые двери ограничивают. Открытые двери приглашают к взаимодействию даже при наличии жестких стен, а закрытые — наоборот, препятствуют взаимодействию, движению информации, поддерживают конфиденциальность, часто ассоциируются с тайной, вызывают интерес и любопытство. Легкие мобильные перегородки позволят самостоятельно настраивать границы, обустраивать территорию для себя или коллег.
Самый распространенный отвлекающий фактор в офисе — шум. В первую очередь сотрудники жалуются именно на него. В шумных отделах люди больше страдают от стресса и быстро устают. Снизить распространение шума можно с помощью качественных акустических перегородок. В зависимости от их размера и высоты можно создать большую или меньшую изолированность.
Не только стены и перегородки могут быть вертикальными границами. Мебель тоже может разделять пространство на отделы или функциональные зоны. А проницаемость границ можно отрегулировать расстановкой шкафов, используя то закрытые, то открытые стеллажи. Глухой высокий шкаф прекрасно справится с ролью жесткой границы.
Если же хотите смягчить жесткую непроницаемую вертикальную границу — используйте перепады высот. К вертикальной стене можно пристроить выступ, добавить высокий бордюр или скамейку. Живая растительность тоже выполняет роль мягкой границы. Ее проницаемость можно регулировать высотой и плотностью растений. Такая граница увлажняет и очищает воздух, делает пространство психологически более комфортным. Ну и, согласитесь, выглядит это очень интересно и эстетично. Таким образом, жесткая граница становится мягче и превращается в привлекательное место для встреч.
Еще можно сделать не выступ, а, наоборот, углубление. Такие ниши тоже очень привлекательны. Их часто используют в современных офисах для пауз, остановок, незапланированных встреч и чтобы спрятаться. В нишах можно отгородиться от других, при этом не теряя никого из виду. Такие зоны сразу притягивают внимание посетителей, создавая вау-эффект от рабочего пространства.
Используйте эти приемы, чтобы сделать пространство более дружелюбным. С помощью границ можно управлять потоком информации и взаимодействием людей в офисе. Нужно лишь открыть их в определенных местах и закрыть в остальных. Так люди организуются в определенный рисунок движения и будут взаимодействовать в точках пересечения.
Имейте в виду, что прозрачные и мягкие границы хорошо работают в психологически комфортных и благополучных условиях. В офисах, где сотрудники находятся в состоянии стресса, неуверенности и подвержены конфликтам, требуется гораздо больше приватности и непроницаемых границ.
Прозрачность среды — фундамент инновационной корпоративной культуры.
Офис АО «ТБанк». Фото предоставлены «ТБанк»
