Основной целью директора АХС является не только предоставление качественного сервиса, но и сокращение затрат в рамках своей деятельности. Оптимизация бизнеспроцессов, работа с поставщиками и прочее — все это понятные инструменты в руках административного директора. Однако существуют затраты, которые мы не видим, а иногда не хотим видеть.
Внутренние (неявные, скры- тые) затраты — это затраты принадлежащих компании ресурсов, не внесенные в отчет о прибылях и убытках, и тем самым не ставшие явными, бухгалтерскими затратами. «Конечно, — скажете вы, — мы и о таких слышали, мы работаем над этим вопросом». В административной сфере скрытых затрат великое множество, каждый в своем хозяйстве найдет те или иные. И все затраты такого рода влияют на эффективность работы службы. Частые причины неэффективности департамента — служебные злоупотребления, воровство сотрудников службы или смежных служб либо обычная халатность, недосмотр. Для того чтобы найти причину злоупотребления, иногда недостаточно обычного аудита, необходимо проводить внутреннее расследование.
Рассмотрим признаки ситуаций, когда необходимо задуматься о том, чтобы начать работу по устранению причин скрытых затрат в АХС:
1. В отделе появляются «особые» поставщики, с «особыми» условиями. Чтобы не упустить выгоду, необходимо быстро принять решение о сотрудничестве, запустить ускоренно процесс согласования, где-то «закрыть глаза» на неточности или «несущественные» условия. Вас убеждают, что в результате компания получит «особые» условия и сможет существенно сэкономить. Если получится сэкономить — это, конечно, отлично, а если не получится, то ничего страшного, вы выиграли в беспроигрышной лотерее. Дада, именно в лотерее. Все «особые» условия, риски с быстрым подписанием договора иногда могут быть совсем невыигрышными, а результаты плачевными, и тогда «особые» условия превращаются в кабальные или очень дорогие. Поставщик не будет работать себе в убыток, поэтому перед тем как подписывать «особые» условия, задумайтесь, как поставщик будет получать свою прибыль. Если вы не можете этого понять — спрашивайте, узнавайте. Ни один поставщик не будет играть в благотворительность, а значит, кто-то в результате пострадает. Вы еще спрашиваете — кто? Старайтесь не принимать быстрых решений, обсуждайте каждое «особое» условие, а также просчитывайте риски от последствий «особых» условий.
2. Часто сотрудники «дружат» с компаниями-поставщиками по разработанной системе бонусов. Только про эти бонусы они никому не говорят, все проходит как бы официально, но тихо и без каких-либо следов в бухгалтерии. Результат: конечно, секретарь закажет что-то для компании, но ей с заказом привезут приятный бонус-подарок. Многие специально ищут такого рода поставщиков, где цены отличаются совсем незначительно, но к заказу есть приятный бонус. Это относится не только к товарам. Очень часто тревелкомпании (где достаточно тяжело отследить цены на билеты и прочее) предлагают туры либо бесплатные перелеты сотрудникам АХС в знак благодарности, иногда это бонусная система: сотрудник получает бонусы за все поездки компании и может тратить их на свои нужды. Если у вас в компании есть система выбора поставщиков, а еще лучше многоуровневая — это обезопасит вас от такого «выбора». Если нет — садитесь немедленно за ее разработку.
3. Технические сотрудники,
отвечающие за состояние оборудования, слишком часто жалуются на его плохое состояние, описывают слишком пессимистичные планы развития той или иной ситуации из разряда «если не сделать, то все…»: например, необходимость оперативного ремонта оборудования здесь и сейчас, так как поломка приведет к «ужасным последствиям». Показывают развитие ситуации в слишком «черном» цвете, говорят, что для решения проблемы необходимо приложить очень много усилий или задействовать личные важные связи. Как правило, сотрудник предлагает решение данной проблемы с помощью «проверенных поставщиков», которые оперативно все решат, в отличие от других. Совсем не сложно понять: когда проблема будет решена, у сотрудника появятся аргументы для диалога о каком-либо вознаграждении, благодарности.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.