От 250 000 рублей в месяц могут составлять затраты ИТ-бюджета компании с большим объёмом печати.
Компания ВЕНЕТА СИСТЕМ произвела расчёт того, сколько компании обычно тратят на офисную печать, и разработала рекомендации, как оптимизировать процесс печати, чтобы сократить эти многомиллионные годовые расходы до нескольких сотен или даже десятков тысяч.
Основные очевидные расходы, из которых, собственно, складывается указанная стоимость, – цена копий по картриджу, цена технического обслуживания, амортизация оборудования, бумага. Кроме того, на стоимость печати влияют и скрытые расходы, такие как количество сотрудников ИТ и их зарплаты, потеря времени на замену картриджа, содержание склада, ошибочная/несанкционированная печать, аренда офиса. Сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счёт его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат.
По итогам внутреннего исследования было выделено несколько характерных примеров типичных форм организаций. В качестве примера были рассмотрены компании с объёмом печати примерно в 1 миллион копий в месяц (уровень объёма печати лидеров в каждой отрасли). В расчёт была принята монохромная лазерная печать, как самая часто используемая.
Так, например, для больших офисов компаний, центральных офисов банков, Центризбиркома в моменты выборов, головных офисов нефтегазодобывающих компаний идеальным вариантом организации печати будет размещение в общих помещениях 5ти-10ти (чем меньше, тем дешевле) высокоскоростных печатающих аппаратов типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn с картриджем CF325X (¹25X). Плюсами данного подхода является минимальная несанкционированная печать, минимальная стоимость одного отпечатка, высокая отказоустойчивость при правильном выборе провайдера по поставкам ТО и картриджей. Среди незначительных минусов можно отметить путь к принтеру, если он пролегает через весь офис и помещение расположено неудобно.
Если в компании меньше пользователей, 200-300, оптимальным вариантом будет установка персональных принтеров на рабочих столах у части ключевых сотрудников – печатают они немного, но печать должна быть всегда под рукой. Такой вариант возможен для главных офисов городских банков, избирательной комиссии, региональных офисов крупных компаний. Возможно также объединение этих 200-300 сотрудников в небольшие группы пользователей с печатью в 2-5 шаговой доступности. Такой вариант подойдёт при условии, что объём печати сотрудников не больше одного картриджа типа CE390A (ресурс ~10 000 страниц) в месяц.
Что касается категории «ритейла» – сети магазинов, салоны связи, офисы обслуживания банков, аптеки и т.д., то здесь ключевым фактором является объём печати на каждой точке. Если он не превышает 1000 копий в месяц, ВЕНЕТА СИСТЕМ рекомендует использовать аппарат типа HP LaserJet Pro M225rdn.
Самой сложной системой организации печати и большими затратами на неё обладают предприятия категории «завод». Здесь имеются ввиду огромные производственные территории – зачастую градообразующие предприятия. На таких предприятиях производственная необходимость требует поставить как минимум один принтер на 500 квадратных метров, поэтому количество принтеров может доходить до 500 аппаратов по всему заводу. Основным фактором выбора здесь должно быть то, чтобы расход на принтер не превышал 1 картриджа типа CF283X (¹83X, ресурс ~2200 страниц) в 2-4 месяца.
Резюме: оптимизировать затраты на печать в своей организации не сложно, как может показаться на первый взгляд – нужно всего лишь сопоставить, сколько печатается в среднем листов в месяц на заданной площади и на каком именно принтере, после чего воспользоваться рекомендациями и постепенно начать экономить.
