Номинация «Лучший АХ-команда». Компания «Синергетик»
Номинанты: Виолета Путоркина, руководитель административного отдела, и её команда
«Цели нашей АХ-команды на текущий год включали удовлетворение внутренних запросов, развитие сервисов, снижение временных и денежных затрат.
Результативность нашей команды показывают действующие проекты:
• переход на ЭДО;
• создание зоны РСО;
• для повышения комфорта и укрепления корпоративной культуры мы улучшаем пространства, обслуживаем инженерные системы, оснащаем кофе-пойнты и создаём уютные лаундж-зоны с растениями и тематическими угощениями.
Организация процессов
Для централизации процессов создали «Единое окно» по направлениям:
• общие вопросы;
• закупки;
• тревел-поддержка;
• бронь переговорных комнат.
Внутри команды работа выстроена по зонам ответственности и профессиональным навыкам, что обеспечивает быстрое и чёткое выполнение задач, надёжность и прогнозируемость.
Реализация проектов
Наш отдел ежедневно решает множество задач. Часть проектов, реализовано в 2024 году, часть реализуется по настоящее время:
Зоны РСО
Перезапустили проект раздельного сбора отходов с брендированными эко-урнами и информационными стендами. Обучаем коллег сортировке, просвещаем их в наших чатах.
На сегодняшний день имеем статистику, которая растёт.
Средние показатели за месяц по сбору РСО:
Бумага — 254 кг. Стекло — 48 кг. Пластик — 37 кг.
Перешли на корпоративную эко-канцелярию: карандаши в деревянном корпусе, ручки из вторичного пластика, эко-блокноты.
Тематические угощения для сотрудников
Для повышения мотивации и настроения сотрудников реализуем «Час чайных радостей» — каждый понедельник начинаем с тематических угощений для коллег. Чередуем полезные перекусы с разными сладостями.
Также всей командой организовываем праздники: День семьи, любви и верности; Новый год; День защиты детей и т. д.
Бронирование переговорных комнат
Внедрили онлайн-систему бронирования переговорных, устранив проблему нехватки комнат. Теперь можно легко забронировать комнату, отслеживать занятость в календаре, указывать участников, отправлять приглашения и добавлять видео-встречи. Это повысило эффективность использования пространства и упростило организацию работы.
Архив
В 2024 г. были проведены работы по оборудованию и оснащению помещения для архива. Организовано безопасное и удобное хранение документов. Разработана сводная номенклатура дел компании. Проведена полная инвентаризация дел.
В результате было отобрано и подготовлено на архивное хранение 1868 дел и 500 дел, которые подлежат уничтожению согласно срокам хранения.
Почтовые и курьерские отправки
Разработали централизованную систему курьерских и почтовых отправлений, сократив расходы на 35%. Создали личные кабинеты для курьерских отправлений, что упростило контроль и учёт расходов.
Интеграция ЭДО с почтовым оператором ускорила отправку и сократила время обработки, уменьшив сроки на 50% по сравнению с 2023 годом.
Эко-ферма в офисе
Этой осенью реализовали проект вертикальных мини-огородов. Сотрудникам очень понравилась такая идея, ведь многие следят за своим питанием, а в осенне-зимний период это особенно актуально — давать возможность коллегам на обед употреблять свежие и экологически чистые продукты. Также многим понравился и сам процесс выращивания зелени в офисе.
Канал Info
Ручная обработка обращений канала Info потребляла значительные ресурсы. Мы внедрили синхронизацию с ЭДО, шаблоны ответов, фильтрацию спама, что ускорило обработку и сократило сроки получения обращений ответственными лицами.
Организация экскурсионных групп
Разработаны и реализованы экскурсии с целью знакомства с процессами и технологиями на нашем производстве для сотрудников компании, а также для наших партнёров.
Профессионализм
Мы постоянно повышаем квалификацию, посещая курсы, семинары и конференции, а также обмениваемся опытом. Самостоятельно изучаем вебинары, онлайн-курсы и анализируем контрагентов для лучших предложений. Профессионализм отдела подтверждается автоматизированными процессами, обеспечивающими стабильную работу компании.
Инициативность
Инициативность важна для повышения эффективности и развития отдела. Например, идея бронирования переговорных комнат и дизайн, соответствующий нашей продукции, появились благодаря идее нашего сотрудника. Были разработаны понятные инструкции, что улучшило рабочие процессы.
Командная сплочённость
Для сплочения команды и проработки целей наш руководитель организует тренинги. В этом году проходили тренинг «Командная синергия: от личных целей к общим результатам».
В нашей команде есть свои традиции, поздравления с личными и командными достижениями. Например, дарим подарки на значимые события и устраиваем командные завтраки.
Эффективность основана на внутренней синергии, проявляющейся в быстром выполнении задач, инициативе и взаимной поддержке.
Удовлетворённость сотрудников и партнёров
Добросовестное сотрудничество с партнёрами подтверждается многолетним взаимодействием. Получаем положительную обратную связь от коллег за оказанный сервис.
Гордость руководства
Наши сильные стороны — быстрое и качественное выполнение задач любой сложности, что вызывает гордость и доверие руководства. Мы уверены в своих силах, ценим вклад каждого члена команды и получаем одобрение руководства, что мотивирует нас к развитию и профессиональному росту.
Внедрение инноваций
Автоматизировали рутинные задачи, что сократило время на обработку документов и уменьшило возможность ошибок.
Гибкость
Мы можем заменять друг друга, что обеспечивает гибкость и сохранение эффективности при отсутствии члена команды. Взаимопомощь и универсальность помогают поддерживать процессы и снижать стресс, делая команду более устойчивой и адаптивной.
Надёжность
Все сотрудники соблюдают инструкции и этические нормы, обеспечивая надёжность через стабильную работу офисных процессов, документооборота и логистического взаимодействия. Мы быстро реагируем на запросы, поддерживаем порядок и следуем установленным процедурам. Также эффективно управляем бюджетом и офисным пространством, достигая оптимального соотношения цены и качества».
Видеоролик
