В начале июня журнал «Административный директор» провел круглый стол на тему «Деловое путешествие», второй из серии «Поставщик — клиент. Эффективное взаимодействие».
Круглый стол собрал представителей заказчиков и поставщиков, участвующих в процессе обеспечения сотрудников компаний услугами в рамках их деловых поездок. Эксперты и гости круглого стола поделились своим опытом и ответили на вопросы читателей журнала «Административный директор», распределенные по трем направлениям: билеты, отели, бизнес-тревел-агентства.
Билеты — прозрачно, технологично, оптимально
По мнению большинства экспертов, собравшихся на круглом столе, многие компании сегодня продолжают пересматривать бюджеты на командировки. Дмитрий Смирнов, директор московского офиса компании Starliner, подтвердил, что некоторые клиенты вводят дополнительные опции по согласованию поездок, еще больше усиливают контроль над расходами и пересматривают тревел-политики.
По словам Маргариты Вишневской, key account manager for Moscow and central
Russia Lufthansa Group, этот тренд прослеживается и на общемировом уровне. И хотя при текущем курсе рубля средняя цена билета в евро заметно уменьшилась, многие из тех, кто раньше летал бизнес-классом, пересаживаются в эконом.
С другой стороны, как рассказала модератор первой сессии круглого стола Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам ПАО
«Совкомбанк», некоторые компании предлагают сотрудникам, желающим летать в бизнес-классе, программы софинансирования деловых путешествий. Человек может доплатить до нужного ему класса из собственного кармана и лететь так, как ему удобнее, при этом величина доплаты зависит только от того, сколько сотрудник проработал в компании.
Плюс ко всему выше перечисленному практически все эксперты подтвердили, что многие корпоративные клиенты стали пользоваться лоукостерами. Цена авиабилета является первостепенным фактором при выборе такой авиакомпании. Но, к сожалению, в России лоукостеров немного, а при наборе дополнительных опций цена авиабилета становится сравнимой с ценой на обычные авиалинии. Дмитрий Овсянников, административный директор BBDO Group рассказал, что сотрудникам его компаний не запрещено летать лоукостерами, но это должно быть только их решение, которое, как правило, связанное с выбором времени вылета/прилета или аэропортом.
Участники круглого стола также пытались раскрыть секрет выбора самого дешевого билета. По мнению Дмитрия Смирнова, универсального способа не существует. Первое, что необходимо сделать клиенту, — установить лимиты и ввести жесткий порядок согласования. Можно еще воспользоваться «деловыми проездными», они помогают сэкономить до 50%. Маргарита Вишневская рассказала, что авиакомпании, безусловно, управляют своими продажами, прогнозируя загрузку рейсов. Так, если сотрудник решит лететь в какой-то город, когда там проходит крупная международная выставка, дешевые билеты он не сможете купить даже за год, поскольку на эти дни авиакомпании уже давно спрогнозировали высокую загрузку. Но если полет должен проходить в обычный период, то билеты лучше, конечно, приобретать заранее, выбрав для полета середину недели и середину дня.
Отели — цена/качество
Как считает Ирина Кузнецова, руководитель мастерской «Административный менеджер» и преподаватель курса «Тревел-менеджмент», организации обычно выбирают те отели, которые находятся ближе к работе и предоставляют оптимальное соотношение по цене и качеству в соответствии с тревел-политикой. Но, к сожалению, если месторасположение и цену тревел-менеджеры способны оценить, находясь на своих рабочих местах, то проверить качество отеля на удалении непросто. Особенно это касается гостиниц в очень маленьких городах. По словам Ольги Каненковой, директора по закупкам Schneider Electric по России и СНГ, понятия стандартного номера и люкса в там сильно отличаются от традиционных представлений о таких категориях.
Безусловно, сотрудничество с международными сетевыми отелями намного облегчает жизнь путешественника. «Тревел-агентству необходимо поселить клиента там, где он желает. Это может быть и деревенский домик в каком-то селе, и хороший отель в самом центре города. Но если есть возможность 
выбирать между международным сетевым или обычным российским отелем, лучше сделать выбор в пользу сетевого. Там будут гарантированы достойный сервис, завтрак, безопасность, дополнительные услуги прачечной и прочие. Наши отели, безусловно, активно развиваются, но сервис, к сожалению, пока еще не везде на высоте», — считает Ирина Васильева, заместитель генерального директора UTS.
По словам Людмилы Кирилловой, руководителя административного отдела Canon, ее компания заключает прямые договоры в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске только с отельными цепочками. Но в других направлениях работает через тревел-агентство, которое обычно предлагает наиболее оптимальные варианты размещения. А если сотрудники путешествуют за границей, то для них выбирают отели, рекомендованные штаб-квартирой.
Ольга Каненкова также отметила, что Schneider Electric пользуется сетевыми отелями, но в случае их отсутствия в каком-то городе, пытается развивать местные, обычные, а именно получать нужные услуги, даже если они там не существуют. Например, по прилете сотрудника договориться о позднем ужине. И, по мнению эксперта, на подобные отступления от правил как раз легче идут именно российские отели, они более гибкие, чем сетевые.
Что касается выбора отелей сотрудниками по собственному желанию, то большинство экспертов подтвердили, что в их организация такие действия не приветствуются, и они идут навстречу сотрудникам только в исключительных случаях. Связано это не только с проблемами сервиса и безопасности, но в том числе и с тем, что зачастую небольшие российские отели работают без НДС, а где-то даже за наличный расчет.
Также критично эксперты круглого стола относятся и к инициативе сотрудников компании бронировать отели через booking.com. По словам Ксении Ребровой, исполнительного директора UTS, «букинг» — это не агентство, а IT-платформа, по сути, рекламная площадка для частных клиентов. Она построена простым способом: клиент регистрируется, сам управляет поездкой, решает вопросы с оплатой, справляется со сложными ситуациями. Никаких других услуг, которые помимо бронирования номера оказывает бизнес-тревел-агентство, например аналитика, оптимизация расходов, «букинг» не предоставляет.
По словам Ирины Никишиной, административного директора «ФБК Грант Торнтон», в их компании было разрешено сотрудникам бронировать отели самостоятельно (в рамках лимита) и пользоваться отелями тревел-агентства, а в результате обработки статистических данных был сделан вывод, что заказывая отели через агентство, компания экономит порядка 8% в год.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.