Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Счет доставлен в срок!

Эксперт ЮЛИЯ Фелер, генеральный директор курьерской службы «FPS-Москва», компанией руководит с 2011 года

Курьерская доставка – одна из самых востребованных услуг в среде B2B. Даже в наш век сверхтехнологий сохраняется массивный документооборот между юридическими лицами. Спрос на курьерские услуги увеличивает рынок экспресс-доставки с каждым днем.

 

Несмотря на высокую конкурентную среду, выбор курьерской службы может вызвать затруднения у заказчиков. Каждая курьерская компания специализируется на своем виде услуг: экспресс-доставка документов, рассылка, доставка печатной продукции, услуги для интернет-магазинов и многое другое. Стоимость услуг зависит от срочности доставки, веса отправления, удаленности от центра города. На стоимость также влияют дополнительные услуги, предоставляемые курьерскими службами: например, обзвон получателей перед доставкой, упаковка и маркировка конвертов, предоставление уведомлений о доставке, формирование отчетов и т. д.

Доставка счетов

Особое место в этом массиве документооборота между юридическими лицами занимает доставка счетов. Данная услуга востребована банками, телекоммуникационными компаниями, энергоснабжающими организациями, организациями-арендодателями, крупными рекламными агентствами. Рассылка счетов – это услуга, заключающая в себе следующие критерии: объем отправлений от 20 до 5000 штук и более единовременно, доставка адресату в почтовый ящик либо лично в руки срочностью от двух до десяти рабочих дней. В случае массовой рассылки счетов возникает вопрос о сроках, так как счет имеет свою юридическую срочность, исчисляемую в банковских днях, – как правило, он составляет от трех до пяти банковских дней. В случае задержки получения счета адресатом организация-отправитель несет убытки, так как момент оплаты и, соответственно, получения денежных средств по счету откладывается пропорционально доставке. Следующая проблема, с которой могут сталкиваться организации-отправители и курьерские службы доставки, заключается в том, что получатели под любым предлогом отказываются принимать счета. В таких случаях возникает необходимость в передоставке документов, что увеличивает стоимость доставки для отправителя. Многие организации-отправители допускают ошибки в написании адресов либо организации-получатели меняют местонахождение без уведомления – в этих случаях отправления возвращаются в курьерскую службу до выяснения. Естественно, такие ситуации увеличивают срок доставки.

Трудности курьерской службы

Несмотря на все нюансы и трудности, возникающие в процессе работы с курьерской службой, компании, нуждающиеся в массовой рассылке счетов и других документов, не рискуют открывать свои отделы доставки. Преимущества курьерской службы заключаются в том, что у организаций не возникает трудовых отношений с внушительным штатом сотрудников – логистов, операторов и, конечно, курьеров. Штат курьеров содержать не так просто, как кажется на первый взгляд. Курьер относится к категории рабочих специальностей. Должность курьера, как правило, низкооплачиваемая, соответственно, присутствуют текучка кадров и, как следствие, постоянный подбор персонала.

Многие люди, приходящие на должность курьера, воспринимают эту работу как временную и неперспективную. Такое отношение порождает, в свою очередь, низкую мотивацию и безответственность к своим обязанностям. Мы, например, решаем эти проблемы с помощью привлечения психолога и непрерывного координирования работы каждого курьера. Согласитесь, что организации, ориентированной на другой бизнес, такую нагрузку брать на себя нецелесообразно. Курьерская служба на аутсорсе – решение проблемы. Более того, курьерская служба дает материальные гарантии по срокам доставки. За просрочку доставки договором предусматриваются санкции.

Как выбрать курьерскую компанию?

Итак, если вы решили отдать доставку на аутсорсинг, как выбрать курьерскую компанию? В первую очередь, следует изучить информацию на сайте потенциального поставщика в разделе «клиенты и рекомендации». Необходимо понимать, сталкивалась ли курьерская компания с подобным видом услуг и объемом доставок. Целесообразно запросить рекомендательные письма. Второй момент – это ознакомление с договором на оказание услуг по доставке. Стоит обращать внимание на включение в цену доставки всех налогов и других платежей. В противном случае, полученный счет за курьерские услуги может вас неприятно удивить. Обратите внимание на процедуру и стоимость забора документов от заказчика и возврата документов в случае необходимости, на санкции за просрочку сроков доставки.

Если вы решили проводить тендер по выбору поставщика услуг доставки вашей корреспонденции, следует обратить особое внимание на конкурсную документацию. Тендерная процедура подразумевает размещение конкурсной документации, которая содержит помимо описательной и технической части (задания) проект договора на оказание услуг доставки и формы, установленные заказчиком или федеральным законом и обязательные для заполнения участниками тендера. В своей работе мы нередко сталкивались с тем, что заказчики размещают конкурсную документацию общей формы, не ориентированную на специфику доставки. Такое несоответствие влечет не только некорректное заполнение установленных форм участниками тендера, но и последствия в дальнейшей работе с выбранной курьерской службой. Дело в том, что данные формы не подлежат изменению по желанию участников тендера. Соответственно, участник вынужден «подгонять» информацию под установленную форму. Например, в конкурсной документации указывается общая сумма лота, а потребность в количестве доставок заказчик не определил. Таким образом, участник вынужден на свой страх и риск давать тендерное снижение без расчета своих расходов. Второй важный момент – в форме, определяющей бланк доставки. Зачастую заказчик размещает в конкурсной документации бланк доставки, фактически не применимый для работы. Последствия в том, что после выбора поставщика услуг сотрудники заказчика и курьерской службы вынуждены придерживаться этого бланка, который не удобен в заполнении и не учитывает специфики доставки. Это сильно усложняет работу. Такие трудности происходят из-за несогласованности действий отдела, отвечающего за состав и опубликование конкурсной документации, и отдела, взаимодействующего с курьерской службой.

 

 

2012

 

  • 119334, 19333, г. Москва, Университетский проспект, д. 6, корп. 1 .

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Пожалуйста, пройдите опрос журнала «Административный директор», это поможет улучшить нашу работу!
Опрос анонимный и не займет у вас более 2 минут.
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика