Этим летом, в середине июля, компания CBRE переехала в новый офис, расположенный в бизнес-центре «Белая площадь» на Белорусской. О том, как компания готовилась к переезду, нашему журналу рассказала Ирина Кокоц, административный директор CBRE.
– Ирина, чем было вызвано желание вашего руководства переехать в новый офис?
– О переезде мы задумались год назад, зная, что в июле 2012 года закончится пятилетний срок аренды нашего офиса. Располагался он тогда в сравнительно небольшом и уютном здании класса А, построенном в 2000 году на Бульварном кольце. Несмотря на всю нашу симпатию к этому зданию, мы выбрали путь обновления и решили переехать в более масштабный и современный бизнес-центр.
– Какое количество сотрудников пришлось перевозить?
– Переезжали порядка 150 человек, хотя было оборудовано большее количество рабочих мест с учетом дальнейшего роста, конечно, не беспредельного.
– Сколько времени вы потратили на подготовку к переезду?
– Наш пример переезда – не классический. Если бы мы планировали переезд для наших клиентов, то делали бы это несколько иначе. К переезду в офис, например, от 3000 до 5000 кв. м надо начинать готовиться года за два: подыскивать варианты нового помещения, заключать предварительный договор аренды, выбирать архитектора, прорабатывать дизайн будущего офиса, проводить тендер на генерального подрядчика, утверждать и согласовывать всевозможные инженерные проекты, проводить строительные работы.
Чтобы минимизировать сроки и затраты на переезд, многие компании рассматривают помещения с готовой отделкой, хотя это ненамного легче. Все равно приходится подгонять офис «под себя», а значит, неизбежно надо вторгаться в уже существующую инженерную инфраструктуру: электрику, вентиляцию и кондиционирование воздуха, системы оповещения при пожаре и пожаротушения, структурированную кабельную сеть и т. д. Порой проще построить новое, чем перестраивать существующее.
Мы выбрали помещение с отделкой площадью чуть больше 1500 кв. м. Подготовка к переезду, от выбора архитектора до того знаменательного дня, когда сотрудники приступили к работе в новом офисе, заняла порядка четырех месяцев. Это очень короткий срок. Обычно для офиса такой площади, с того момента, когда у компании на руках уже есть утвержденный дизайн-проект, до момента переезда, требуется не менее шести месяцев (тендер на генподрядчика, проектирование, согласование проектов, два-три месяца стройки).
Несмотря на то что мы взяли офис с отделкой, нам нужно было придумать и построить зону ресепшена, дополнительные переговорные комнаты, кабинеты руководителей, серверную, поставить в ней дополнительные кондиционеры, провести коммуникации, перестелить ковролин, подновить и покрасить стены. Надо было превратить в инженерные проекты прекрасные идеи архитектора и согласовать эти проекты с собственником здания.
Думаю, нам удалось все сделать в сжатые сроки только потому, что мы профессионалы в недвижимости и сами продаем клиентам подобные услуги. За четыре месяца мы выполнили работу, на которую обычно уходит почти год. Ну, а сам переезд, то есть физическое перемещение мебели и электронного оборудования из точки А в точку Б – это такая ерунда на самом деле. Я имею в виду, что это несоизмеримо проще всего остального, что связано с переездом в новый офис.
– Как проходил процесс согласования планировки с сотрудниками, наверное, было много желающих внести свои корректировки?
– Всегда должен быть какой-то информационный центр – либо человек, либо группа людей, которые собирают требования от руководителей отделов. Далее на основании этих требований ответственный сотрудник пишет техническое задание для архитектора. В нашем случае его делала я, потом утверждала с директорами бизнес-подразделений. К каждому директору всегда нужно подходить с готовым планировочным решением, а не ждать этого решения от него, причем оно должно быть продуманным, грамотным, учитывать интересы развития бизнеса и одновременно интересы сотрудников данного отдела. Кроме того, лучше на всякий случай иметь пару запасных вариантов.
– Вы сказали, что перевоз мебели и оборудования проще всего остального, что входит в понятие переезда?
– Переезд я воспринимаю как весь процесс от выбора здания до окончательной адаптации сотрудников на новом рабочем месте. Когда мы только решили переезжать, то первое ощущение было, что едем практически в готовый офис – просто погрузим все и переедем. А потом, когда начали детализировать весь процесс, убедились в том, что все не так просто и нам предстоит большая и сложная работа: составление бюджета, выбор архитектора, разработка и утверждение концепции, выбор генподрядчика, проектирование и согласование, строительство.
Сам же переезд длился два дня. Начали мы его в пятницу. Ровно в 16:30 отключили все компьютеры, тогда же сотрудники стали упаковывать свои коробки, которые им раздали за несколько дней до переезда. В понедельник в 9 утра все уже сидели на новых местах и работали. Офис был в полном порядке, и даже почти все коробки уже были вывезены.
Перевоз мебели и оборудования – это просто, если у вас есть надежный поставщик этой услуги.
– А как вы выбирали своего поставщика?
– Мы определили круг компаний для участия в тендере и пригласили их представителей к себе в офис для оценки объема перевозимого имущества. Они оценили объем и предоставили коммерческие предложения по количеству перевозимых кубометров. Цены у всех поставщиков приблизительно одинаковые. Они, конечно, варьируются, но ненамного.
На встречах я задавала главный для меня вопрос: «Расскажите, пожалуйста, как именно вы будете нас перевозить?». Вот тут-то и начиналось самое интересное. Выяснилось, что значительное количество перевозчиков не знает, как это делать правильно. Правильно – это значит четко, самостоятельно, без помощи представителей компании, которая переезжает, доставить все быстро, аккуратно, точно расставить в соответствии с утвержденным планом, распаковать и вывезти использованную упаковку. Наш разговор выглядел приблизительно так: «Расскажите, как вы это будете делать?» – «Ну как, все упакуем и перевезем». – «А как вы будете расставлять?» – «Но там же будет кто-то от вас? Вы же нам покажете, что и куда ставить?». Поэтому зачастую встреча сводилась к тому, что я сама объясняла, как правильно осуществлять переезд.
Во время тендера на мувинговые услуги я убедилась в том, что в Москве существует всего несколько компаний, которые действительно умеют перевозить. Все остальные говорят, что успешно перевозят, приносят кучи рекомендательных писем. Наверное, они и вправду успешны, но, скорее всего, потому что те люди, которых они перевозили, не представляют, как на самом деле это должно происходить.
Мы выбрали профессиональную команду. На мой вопрос, надо ли кому-либо из наших сотрудников помогать при переезде, мне в шутку ответили: «Нам главное не мешать».
Самый сложный переезд – это переезд со всем имуществом. Когда вы везете в новый офис столы, стулья, шкафы, компьютеры и оборудование серверной комнаты. Так было в нашем случае. Мы предоставили перевозчикам план нового офиса, в котором каждый предмет был пронумерован. Они всё расставляли строго по плану до сантиметра!
– Кто должен заниматься нумерацией в офисе?
– Руководитель проекта или тот, кому это будет поручено руководителем. Пронумеровать имущество на плане несложно. Гораздо сложнее физически пронумеровать каждый стол, стул и шкаф таким образом, чтобы эти вещи встали на правильные места в новом офисе. Это своеобразное развлечение: пройти по офису, из которого вы собираетесь уезжать, и на каждый шкаф, стул и стол наклеить тот номер, который будет соответствовать нумерации в новом офисе. Заметьте, планировки кардинально разные и предметы, стоящие вместе в старом офисе, могут «разбежаться» в разные концы нового офиса. Что-то около 400 номеров нам пришлось наклеить. К счастью, в конечном итоге пазл сложился.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.