Чуть больше года назад российский провайдер цифровых услуг и сервисов «Ростелеком» арендовал в бизнес-центре «Академик» на проспекте Вернадского офисное пространство общей площадью 24 тыс. кв. м. Мы попросили Жанну Соколик, административного директора «Ростелекома», рассказать нашему журналу о том, как проходили ремонт и переезд, довольны ли сотрудники новым пространством.
Корреспондент: Несколько лет назад наш журнал писал о масштабном переезде «Ростелекома» в бизнес-центр Сomcity, расположенный в Румянцево. У людей в «Академике» другая жизнь, отличная от Сomcity?
Жанна Соколик: Сейчас мы переформатируем значимую часть наших процессов под гибридный формат работы, и это сейчас самый актуальный вопрос для «Ростелекома». А новое пространство нам в этом очень помогает. Оно построено по принципу «интерактивного офиса», комфортного для любой работы. В «Академике» больше зон коворкинга, чем в Comcity, много переговорных разного размера, есть маленькие комнатки для работы одного человека. Сотрудники могут забронировать закрепленные рабочие места на специальной интерактивной карте офиса. Ее разработали сотрудники административно-хозяйственного департамента и коллеги из департамента информационных технологий. Это очень подробная карта всех наших офисов с рабочими местами во всех городах. На карте отражены такие данные, как адрес офиса, этаж, рабочее место с номером, фамилия, имя и должность человека, закрепленного за местом, его руководитель и контактная информация. Пока мы создали такую карту для крупных объектов, скоро будем масштабировать, а также подключим к бронированию незакрепленные рабочие места. Это качественное и удобное решение для нашего бизнеса.
Офис в «Академике» предназначен в первую очередь для ИТ-кластера «Ростелекома» ‒ он современный, функциональный, открытый и прозрачный – там практически нет кабинетов. Офис оснащен оборудованием, необходимым для проведения видеоконференций, в т.ч. с нашими региональными подразделениями. Там есть все, что нужно для комфортной работы программиста, включая кофе-зоны)
Кроме того, это офис-трансформер: например, можно организовать несколько зон для переговоров или одну зону для стихийного митапа на 30 человек.
Корр.: Подготовка к переезду в новый офис велась в разгар пандемии. Она сильно усложнила вашу работу?
Ж.С.: Усложнила, но не остановила. Ремонт находился в руках подрядчика от арендодателя, но мы все контролировали. Нам было важно, чтобы все было сделано так, как мы запланировали. Когда офис был готов, за один месяц мы организовали переезд 2300 рабочих мест. По понятным причинам не было возможности, чтобы каждый сотрудник пришел в старый офис и собрал свои вещи для переезда. Поэтому административно-хозяйственный департамент перевозил рабочие места вместе с вещами коллег. Все коробки были пронумерованы в соответствии с местами. Мы уверенно шли к цели, и на сегодняшний день офис полностью готов к приему всех сотрудников. Ключевой персонал там уже работает, но пока еще с удаленки вышли не все.
Корр.: Вы полностью переехали из Comcity или в том здании еще остались сотрудники?
Ж.С.: В Comcity работает одно из наших подразделений – макрорегиональный филиал «Центр», а также дочерние компании.
Корр.: Чем строительство офиса на проспекте Вернадского отличалось от офиса в Румянцево?
Ж.С.: Офис в Comcity на момент строительства был самым большим офисным проектом «Ростелекома» в России. Мы очень старались построить его на высшем уровне. Подрядчики, собственник, все, кто работал над ним, были воодушевлены и заинтересованы в результате. В «Академике» все было также. Единственное, мы переживали, что пандемия может повлиять на сроки поставки оборудования. И зная все тонкости, стройку контролировали более тщательно. Своевременно проанализировали проектное решение, согласовали материалы и оборудование. Работали слаженно, быстро, чтобы не упустить время. А в целом проекты, можно сказать, равнозначны.
Корр.: Надзор за строительством, работу по эксплуатации зданий «Ростелекома» осуществляете собственными силами?
Ж.С.: У компании не такой большой штат, чтобы подобные работы делать самостоятельно. Однако строительство и эксплуатация требуют серьезного сопровождения, поэтому функции технического заказчика, согласование проектов, контроль за строительством и эксплуатацией у административно-хозяйственного департамента. Любой проект, независимо от региона, проходит нашу экспертизу, далее подрядчик выполняет работу, которую мы контролируем.
Если говорить об эксплуатации, то это в первую очередь четкое планирование. Еще в сентябре прошлого года мы расписали план на 2021 и 2022 годы. Основные регламенты технического обслуживания неизменны. По итогу каждого квартала мы проводим анализ. Обследование проходит два раза в год: в весенне-летний и осенне-зимний периоды. Тем не менее мы всегда можем вносить изменения, в том числе связанные с COVID-19.
Мое подразделение также ведет колоссальную работу по пожарной безопасности. В прошлом году правлением была принята новая программа пожарной безопасности в компании. Она нацелена не только на модернизацию инженерных систем, но и полностью на противопожарную защиту объектов и сотрудников компании. Коллеги обследовали каждое здание с массовым пребыванием людей. Цель программы — чтобы все сотрудники компании чувствовали себя безопасно во всех городах России, где находятся объекты «Ростелекома».
Корр.: Контроль подразумевает присутствие ваше или коллег на местах?
Ж. С.: Прошлый год показал, что удаленная работа возможна. Но сотрудники нашего подразделения, которое занимается эксплуатацией, находились на рабочих местах. Офисы функционировали, стройки, реконструкции, модернизации не останавливались.
Корр.: Расскажите о своей команде. Как удалось во время пандемии сохранить людей в рабочем состоянии?
Ж.С.: В нашей организации сложно чувствовать себя депрессивно, а в административно-хозяйственном блоке вообще скучать не приходится. Наоборот, мы собрались и сконцентрировались, ведь работы стало еще больше. У многих появилась возможность удобного совмещения: когда нет работы на объекте, работать удаленно — изучать проекты, документы.
Корр.: Какие планы у вас на будущее?
Ж.С.: Пока планируем завершить начатое. Сейчас с коллегами из регионального московского центра разрабатываем паспортизацию объектов. Это очень интересный проект, который включает данные о количестве объектов, их площади, даты ввода в эксплуатацию, наличие инженерных систем, лифтов со сроками модернизации, КТП, данные о количестве персонала. Мы обсуждаем возможность интегрировать в программу функции снятия и фиксирования показаний электрических приборов и приборов техноснабжения. Планируем уже в этом году ввести все наши объекты в данную программу и масштабировать ее на всю страну. Представляете, со своего рабочего места я смогу посмотреть, сколько у нас ИТП в компании и другие данные. Сейчас очень многие компании покупают подобные ресурсы, «Ростелеком» делает такую программу сам.
В административном блоке не бывает застоя. Мы всегда идем вперед. Не ждем поручений, находим задачи сами и реализуем их. Все время думаем, что можно улучшить, как сэкономить. К примеру, недавно наше макрорегиональное подразделение в Липецке обновило здание АТС. Его фасад покрасили обычной аэрозольной краской. Это здание даже занесли в Книгу рекордов России как самое большое строение, окрашенное аэрозольной краской. Оно получилось очень красивым, необычным. При этом ремонт обошелся совсем не дорого. Это я о том, как креативят наши сотрудники.
Корр.: Вы работает в «Ростелекоме» давно, что для вас значит работать в такой крупной компании?
Ж.С.: В «Ростелекоме» я с 1995 года. Cначала был Николаевск-на-Амуре — край России, Дальний Восток. Затем я занималась управлением недвижимостью компании, ее строительством и эксплуатацией по всем регионам страны. В «Ростелекоме» собрано богатое наследие недвижимости разных лет, это не только офисные помещения, но и старые здания АТС, объекты культурного наследия, различные узлы связи прошлых лет. Можно сказать, что я занималась модернизацией всех этих объектов, чтобы сотрудники могли чувствовать себя комфортно и лучше работать. Потом переехала в Москву, где продолжила работу в этом направлении и возглавила административно-хозяйственный департамент компании.
«Ростелеком» — уникальная компания, которая дает шанс каждому сотруднику реализовывать свои лучшие качества и амбиции.
Беседовала Виктория Тот
