Реновация Microsoft

Офис компании Microsoft Rus в этом году стал обладателем премии Best Office Awards 2017 в номинации «Реконструкция и реновация». Журнал «Административный директор» встретился с Алексеем Кандидовым, который уже более десяти лет управляет недвижимостью Microsoft в Центральной и Восточной Европе, чтобы узнать, как проходила реновация офиса, расположившегося на нескольких этажах здания в бизнес-парке «Крылатские Холмы».

 

 

Корр.: Алексей, чем занимается ваш департамент?

Алексей Кандидов: В зону ответственности входит все, что связано с корпоративной недвижимостью: разработка стратегии, исходя из планов по развитию бизнеса, поиск помещений (решение вопросов по приобретению как в собственность, так и в аренду; в России чаще всего это аренда), ведение проектов по подготовке этих помещений, проведение строительных и отделочных работ, сдача и приемка объектов, их обслуживание. Сегодня в России у компании Microsoft 14 офисов, два из них в Москве. Наша задача сделать так, чтобы они работали бесперебойно.

Корр.: Все офисы в России будут проходить подобную реновацию?

А. К.: Самый большой офис компании в России находится в Москве в бизнес-парке «Крылатские Холмы»; это был первый офис, в котором мы начали изменения. Следующим будет офис в Санкт-Петербурге. Там уже начались работы, и, я думаю, что к середине сентября проект будет закончен.

Корр.: Чем была вызвана реновация в московском офисе?

А. К.: Все достаточно просто. Microsoft в этом бизнес-парке находится уже около 12 лет, и какое-то время назад было принято решение остаться здесь еще на длительный срок. Однако помещение давно перестало удовлетворять потребностям компании и не соответствовало требованиям к новым офисам, в связи с чем и встал вопрос о проведении реновации.

Корр.: Чего вы ожидали от нового офиса, какие были требования к нему?

А. К.: Мир все время меняется, появляются новые технологии. Мы хотим постоянно быть со своими сотрудниками на связи, оперативно с ними взаимодействовать в любой точке Земли. Второй момент — молодое поколение, которое сегодня приходит на работу. Для них работа — это не то место, куда нужно ходить каждый день, а то, что они делают. Исходя из вышеперечисленного, встает вопрос: нужен ли вообще компании офис? Практика показывает, что нужен. Люди более производительны и креативны в команде, когда общаются между собой. Поэтому мы должны были сделать такой офис, в котором сотрудники встречались бы, раскрывали свои творческие возможности, эффективно и плодотворно работали. Исходя из всех этих предпосылок, Microsoft была разработана концепция офиса Intelligent Workplace, позволяющая усилить сотрудничество между подразделениями, поднять производительность, а также дать возможность людям выбирать форму работы, наиболее им подходящую.

Эта глобальная концепция разрабатывалась достаточно долгое время и внедряется по миру уже не первый год. Первый наш офис, который был построен в Москве 12 лет назад, состоял из open space и переговорных комнат, но уже тогда у нас не было личных кабинетов. Однако не было и такого мощного Wi-Fi, как сейчас. По мере развития технологий стали появляться новые возможности для организации офисного пространства. Активно видоизменять свои офисы компания начала лет семь-восемь назад. Была введена глобальная политика: любой новый офис строится по новым требованиям.

Корр.: Можете назвать основные элементы новой организации пространства?

А. К.: Самое главное решение, для которого требовалось мужество, — отказ от индивидуальных фиксированных рабочих мест.

Корр.: Их вообще нет?

А. К.: Не то чтобы их вообще нет; есть функции, для которых важно фиксированное рабочее место. У нас к таким функциям относятся разработчики, сервисные инженеры и команда Telesales.

Корр.: Интересно, думала, что вы скажете: бухгалтеры, HR-менеджеры, юристы.

А. К.: Разработчикам важно иметь фиксированное место, потому что у них оборудование подключено к мощным компьютерам, сразу по нескольку экранов. У сервисных инженеров тоже стоит дополнительное оборудование, «скакать» с ним очень неудобно. A Telesales большую часть времени проводят на телефоне, поэтому их просто удобнее посадить отдельно, чтобы не мешали остальным.

Если другим, в первую очередь бухгалтерии, дать фиксированные рабочие места, то все тут же будет захламлено бумагами, нарушится политика хранения документов. Отсутствие фиксированных рабочих мест не означает, что людям негде сесть. Если бухгалтер приходит на работу каждый день, то он волен садится на одно и то же рабочее место. Другое дело, что он достает свои документы, использует их в течение рабочего дня, а в конце дня убирает. Если завтра он уедет в отпуск, то документы, во-первых, не будут лежать на столе, во-вторых, на это место может сесть кто-то другой.

 

Корр.: Наверное, людям было трудно привыкнуть к такой организации труда?

А. К.: Компания подошла к этому с научной точки зрения. Существует специальная методология, которая называется «Управление изменениями» (Change Management). Мы пригласили специалистов из консалтинговой компании Organisation Solutions, которые этим занимаются профессионально, они провели тренинги с нашими сотрудниками, менеджерами, объясняли, как все будет работать на новом месте и как к этому приспособиться.

Мы, конечно, понимали, что самая консервативная публика никогда таких новшеств не примет. Но сегодня статистика показывает, что 80% наших сотрудников полностью довольны произошедшей реновацией.

Корр.: Они могут выбрать любое место, на любом этаже?

А. К.: Да, любое. Но поскольку у сотрудника нет фиксированного места, у него есть специальные шкафчики-локеры, куда можно положить личные вещи, ноутбук. Когда мы построили систему локеров, то закрепили их за подразделениями, заранее выяснив, какие отделы должны соседствовать друг с другом, с кем и у кого чаще всего происходит совместная работа.

Корр.: Борьба за лучшее место в офисе происходит?

А. К.: Поначалу это было. Так в офисах всех компаний со свободными рабочими местами происходит. Кто-то приезжал к семи утра, чтобы занять определенное место. Однако вскоре люди осознали: от того, что они приезжают на работу так рано, ничего не меняется. С большой долей вероятности сотрудник сядет там же, где и вчера, даже если приедет к десяти утра.

Корр.: Площадь офиса не увеличилась, количество сотрудников такое же, а места стало больше. Как удалось получить такой результат?

А. К.: Да, места действительно стало больше. При планировке нового пространства мы в первую очередь задали себе вопрос: «Сколько людей у нас бывает в офисе каждый день?» Современные технологии позволяют это отследить. Например, пропускные системы, фиксация количества подключений к Wi-Fi. У нас также есть своя система аналитики Power BI, которая выдает статистику с точностью до часа. В результате мы вычислили среднее количество и получили цифру 50%. Это связано с тем, что люди бывают в отпусках, командировках, на больничных; могут быть утром на встрече с клиентом и приехать во второй половине дня и прочее. Если в офисе, к примеру, из тысячи человек в день бывает 50%, то зачем нам тысяча столов? Мы никогда не увидим всех одновременно. Другие моменты: бывают такие дни, когда приехало много сотрудников (совещание или какое-то крупное мероприятие). Что делать? За счет большого количества формальных/неформальных мест, переговорных комнат снять пиковую нагрузку можно легко. И на следующий день офис возвращается к нормальному функционированию. Что еще хорошо для компании при такой организации офисного пространства: она способна на 15-20% безболезненно выдерживать и дополнительный рост персонала.