Ремонт офиса выходит за смету: почему резерв не спасает бюджет

Большинство компаний заранее предусматривают дополнительные средства на ремонт, но более 60% из них все равно сталкиваются с перерасходом. Основные потери возникают не только из-за роста цен, но и из-за изменений технического задания, ошибок проектирования и сложного взаимодействия с подрядчиками.

В течение ближайшего года ремонт офиса планируют 77% российских организаций, участвовавших в исследовании компании Manufaqtury. Однако главная цифра опроса связана не с масштабом предстоящих работ, а с их стоимостью: 64% компаний, уже реализовавших офисные проекты, столкнулись с превышением первоначальной сметы.

У большинства перерасход составил 10–20%. Еще 7% сообщили, что расходы превысили бюджет более чем на 20%.

Исследование проведено среди 203 представителей российских компаний, отвечающих за офисные проекты, формирование бюджета и проведение ремонта. Это отраслевой опрос, поэтому его результаты нельзя переносить на весь российский бизнес без оговорок. Но обозначенные причины перерасхода хорошо показывают, на каких этапах бюджет ремонта начинает терять устойчивость.

 

Какие офисные проекты планируют компании

Среди опрошенных компаний:

• 43% планируют косметическое обновление;
• 24% — реновацию действующего офиса с возможной перепланировкой;
• 23% рассматривают переезд и ремонт нового помещения;
• 10% готовятся к капитальному обновлению собственной недвижимости.

Наиболее распространенная причина ремонта — изменение численности персонала. Ее назвали 70% участников исследования. Повысить комфорт сотрудников рассчитывают 67%, поддержать бренд работодателя — 60%, изменить формат работы — 56%, оптимизировать затраты — 46%.

Такие задачи могут заметно влиять на объем проекта. Косметическое обновление превращается в перепланировку, если меняется численность команды или формат присутствия сотрудников. Вместе с планировкой могут потребовать пересмотра рабочие места, переговорные комнаты, инженерные системы, освещение, мебель и общие зоны.

Если эти изменения происходят уже после согласования сметы, резерв начинает расходоваться не на непредвиденные обстоятельства, а на расширение первоначального задания.

Почему резерв не гарантирует соблюдение бюджета

Дополнительные средства предусматривают почти все участники опроса. Постоянно закладывают финансовый резерв 75% компаний, еще 18% делают это в отдельных случаях.

Самый распространенный размер резерва — 10% бюджета. Его используют 39% респондентов. Еще 28% предусматривают запас в размере 15%, 18% — 20%, 10% ограничиваются 5%, а 5% готовы зарезервировать 30%.

Однако более 60% компаний, которые всегда предусматривают дополнительные средства, все равно сталкиваются с перерасходом.

Одна из возможных причин — резерв воспринимается как универсальная защита от любых изменений. Но рост цен, дополнительные пожелания заказчика, ошибки проекта и новые требования управляющей компании имеют разную природу. Если все риски покрываются из одной суммы, понять, на что именно потрачены дополнительные деньги, удается уже после выхода за бюджет.

Практичнее разделять как минимум три части финансирования:

• базовую стоимость согласованных работ и материалов;
• резерв на подорожание и обоснованные непредвиденные работы;
• управленческий резерв на изменения, которые компания решит внести после утверждения проекта.

Такое разделение не увеличивает бюджет автоматически, но позволяет отличить внешнее удорожание от расширения задания по инициативе самой компании.

Рост цен — только половина проблемы

Подорожание строительных материалов и работ стало самой распространенной причиной перерасхода, но его назвал лишь 51% респондентов.

Почти столько же компаний — 49% — столкнулись со сложностями при взаимодействии с подрядчиками. Изменение технического задания уже в процессе ремонта и сжатые сроки отметили по 47% опрошенных.

Еще 35% указали на ошибки проектирования, столько же — на ограничения со стороны управляющих компаний. Особенности самого здания повлияли на увеличение расходов у 32% участников исследования.

Получается, почти половина наиболее распространенных причин перерасхода связана не с ценами, а с подготовкой и управлением проектом. Такие расходы невозможно надежно компенсировать только увеличением резерва.

Если техническое задание меняется после начала работ, подрядчикам приходится пересчитывать стоимость, корректировать поставки и переделывать уже выполненные участки. При сжатых сроках уменьшается время на проверку решений, согласование замен и исправление проектных ошибок. Ограничения здания или управляющей компании могут потребовать другой организации работ, дополнительных согласований либо замены материалов и оборудования.

Техническое задание и проектная документация требуют раздельной проверки

Согласно исследованию, детализированное техническое задание для административных процессов используют 63% компаний. Еще 31% оформляют его частично, а у 6% оно отсутствует или остается неформализованным.

С проектной документацией ситуация сложнее. Полностью проработанный комплект применяют 45% компаний, еще 45% используют его частично, а 10% начинают работы без него.

Техническое задание и проектная документация решают разные задачи. В техническом задании фиксируются требования заказчика: назначение помещений, количество рабочих мест, сценарии использования офиса, требования к материалам, мебели, инженерным системам и срокам. Проектная документация должна переводить эти требования в конкретные технические решения.

Наличие одного документа не заменяет другой. Подробное описание будущего офиса не исключает ошибок в проектировании, а готовые чертежи не помогут, если исходные требования продолжают меняться.

До выбора подрядчика стоит проверить:

• согласованы ли численность сотрудников и формат работы;
• утверждены ли состав и назначение всех помещений;
• зафиксированы ли обязательные и желательные решения;
• обследовано ли помещение;
• получены ли технические условия и требования управляющей компании;
• учтены ли инженерные ограничения здания;
• определено ли, кто и в какие сроки согласовывает изменения;
• установлена ли стоимость решений, от которых еще можно отказаться.

Особенно полезно отделить обязательную часть проекта от дополнительных пожеланий. Тогда при росте стоимости можно сокращать объем работ по заранее определенному сценарию, а не пересматривать весь проект в последний момент.

Чем больше подрядчиков, тем выше риск потери контроля

Исследование показывает заметную связь между количеством исполнителей и частотой проблем. При работе с двумя-тремя подрядчиками о сложностях сообщили 48% компаний. При привлечении четырех и более — уже 67%.

Даже при выборе ремонта «под ключ» 85% заказчиков фактически взаимодействуют как минимум с двумя подрядчиками.

Само количество исполнителей не доказывает, что именно оно становится причиной перерасхода. У крупных и сложных проектов обычно больше специализированных участников. Но при расширении команды увеличивается число границ ответственности: кто готовит проемы под оборудование, кто подключает инженерные системы, кто отвечает за размеры, сроки поставки и устранение повреждений.

Формулировка «ремонт под ключ» также не означает, что на объекте будет работать только одна организация. Генеральный подрядчик может привлекать субподрядчиков, а отдельные договоры на мебель, связь, безопасность, оборудование или переезд заказчик заключает самостоятельно.

Поэтому еще до начала работ необходимо определить:

• кто управляет общим графиком;
• кто координирует смежные работы;
• кто отвечает за исходные данные;
• кто принимает скрытые работы;
• кто согласовывает замены;
• кто оплачивает переделку при ошибке на стыке двух подрядчиков;
• кто собирает исполнительную документацию;
• кто принимает решение, если задержка одного участника влияет на остальных.

Устные договоренности в такой системе быстро теряются. Матрица ответственности и единый реестр решений могут оказаться полезнее дополнительного процента в резерве.

Как контролировать изменения во время ремонта

Перерасход не всегда возникает одномоментно. Чаще он складывается из нескольких десятков решений: изменить материал, добавить розетки, перенести перегородку, ускорить поставку, заменить оборудование, выполнить работы ночью или переделать участок после нового согласования.

Каждое отдельное изменение может выглядеть незначительным. Поэтому контролировать стоит не только оплаченные счета, но и все одобренные обязательства компании.

В реестре изменений достаточно фиксировать:

• содержание изменения;
• причину;
• стоимость;
• влияние на сроки;
• источник финансирования;
• ответственного за согласование;
• дату принятия решения.

Отдельно стоит показывать прогноз итоговой стоимости проекта: базовый бюджет, уже заключенные договоры, согласованные дополнительные работы, ожидаемые расходы и остаток каждого резерва. Это позволяет увидеть риск превышения сметы до получения финальных счетов.

Полезно установить и пороги согласования. Небольшие изменения может утверждать руководитель проекта, более дорогие — бюджетный комитет или руководитель компании. При этом несколько мелких изменений по одному разделу следует рассматривать вместе: по отдельности они могут укладываться в лимит, но в сумме существенно менять стоимость.

Что проверить до утверждения бюджета

Результаты опроса показывают, что резерв в 10–15% помогает компенсировать часть роста цен и непредвиденных работ, но не заменяет подготовку проекта.

До окончательного утверждения бюджета стоит проверить пять групп рисков:

1. Объем проекта. Зафиксированы ли требования к офису и какие решения еще могут измениться.
2. Состояние объекта. Проведено ли обследование и известны ли ограничения здания.
3. Документация. Достаточно ли подробно подготовлены техническое задание, проект и смета.
4. Исполнители. Определены ли границы ответственности между всеми подрядчиками и поставщиками.
5. Управление изменениями. Установлено ли, кто может менять проект, как рассчитывается стоимость и из какой части бюджета оплачиваются дополнительные работы.

Финансовый резерв остается необходимым, но его назначение должно быть определено заранее. Если из одной суммы одновременно оплачивать рост цен, переделки, новые пожелания и последствия несогласованной работы подрядчиков, резерв перестает быть инструментом защиты бюджета и превращается в еще одну строку расходов.

Источник: Исследование Manufaqtury