Уже давно стало нормой, что при входе в офисе компании нас встречают улыбающиеся девушки с приятной внешностью, и это во многом гарантирует, что встреча пройдет по точно отработанному сценарию. Трудно представить ситуацию, чтобы в современном офисе отсутствовал ресепшен, а значит, этот ресепшен кто-то организовал, настроил и отрепетировал все процессы. Давайте представим, что компания в начале своего пути: организовывается офис, набираются сотрудники. С чего начать формирование ресепшена?
Ресепшен — зона повышенной ответственности, работа здесь должна стартовать чуть раньше, чем начнет функционировать весь офис, еще на этапе его проектирования.
Месторасположение зоны ресепшена
Для грамотного и функционального обустройства зоны ресепшена необходимо всего несколько десятков квадратных метров. Эту площадь разделяют
на две части: сам ресепшен и зону ожидания.
Стойку рекомендуется устанавливать так, чтобы мимо нее никто не мог пройти незамеченным. При этом чтобы не затруднять проход посетителям в офис, ее можно установить вдоль боковой стены или, наоборот, разделитель ресепшеном зону между приемной и офисным пространством.
Зона для посетителей должна быть комфортной для ожидания и коротких встреч. Диваны,
кресла, небольшой журнальный стол — ее стандартные атрибуты. Если ваша компания взаимодействует с клиентами и принимает их у себя, стоит уделить зоне ожидания больше внимания: так, можно выделить отдельные переговорные на два-три места для общения с гостями или отдельные кабинки (все зависит от специфики компании).
Не стоит забывать и о гардеробе для клиентов, хорошо, если гардеробы клиентов и сотрудников будут разделены. Как правило, в гардеробе для сотрудников хранятся личные вещи и обувь, которые гостям не стоит демонстрировать.
При планировании и зонировании данной зоны следует помнить и о службе безопасности. Зачастую забывают выделить место для охраны. Сотрудник охраны не должен привлекать внимание посетителей. При этом надо учесть, что охрана проводит на рабочем месте 24 часа, поэтому необходимо позаботиться об удобстве кресел этих сотрудников.
Мебель для ресепшена
При покупке мебели надо понимать, что клиенты, в первый раз приходя в офис компании, судят о ней по внешнему виду, так сказать, «по одежке». Поэтому, покупая мебель в данную зону, стоит ориентироваться на стиль компании и ее имидж.
С одной стороны, красота и стиль, с другой — ресепшен, то есть рабочее место секретаря, службы охраны, администратора, сотрудников. Комфорт в их работе — немаловажная деталь, вряд ли можно долго пребывать в доброжелательном настроении, если весь день проводишь на неудобном стуле.
Вид и размер ресепшена зависит от того, какие функции предстоит выполнять секретарю и сколько сотрудников планируется задействовать в данной зоне.
Если на ресепшене будет стоять какая-то оргтехника, этот вопрос тоже необходимо учитывать при покупке мебели. Не стоит забывать об эстетике: не должны быть видны провода, нужно следить за правильным подключением техники, что поможет исключить возможности падения сотрудника в связи с большим количеством проводов на рабочем месте. Заранее необходимо подумать о розетках, их, как правило, делают вдвое больше, чем на обычном рабочем месте.
Кадры решают все
Продолжение статьи доступно только подписчикам.