Для того чтобы минимизировать налоговые риски в части признания сделок с реальными поставщиками, желательно еще на этапе заключения договора позаботиться о получении документов, подтверждающих добросовестность контрагента. На основе материалов, размещенных в журнале «Актуальная бухгалтерия», мы подготовили некий свод рекомендаций и попросили наших экспертов их прокомментировать.
На сегодняшний день одна из самых распространенных претензий налоговых органов связана с возможным наличием в хозяйственной деятельности компаний «проблемных» поставщиков. Инспекторы часто признают получение компанией «неправомерной» налоговой выгоды в результате предъявления вычетов при исчислении НДС, включение затрат в состав расходов при расчете налога на прибыль в случае, если контрагенты, у которых были приобретены товары, работы или услуги, кажутся им «проблемными». Во время проверки с целью обнаружения подобных контрагентов налоговики начинают исследовать товарные и денежные потоки, а далее, при обнаружении «кандидатов», – также взаимозависимость между участниками «схемы» и наличием налоговой выгоды.
Случается, несмотря на то что компанией до заключение договора была проведена проверка контрагента (уставные документы в порядке, отчетность сдается), инспекторы все же предъявляют претензии. Чаще всего причины могут быть следующие. Первая – контрагент кажется им только посредником, не ведет никакой деятельности и, по их мнению, только пропускает через себя денежные потоки. Вторая – контрагент не полностью показал обороты по сделкам, тем самым занизил свои налоги и из-за природы возвратности НДС сократил проверяемой компании шансы на получение вычета по НДС. Конечно, все это нужно еще доказать, так как основополагающим фактором для принятия судом решения в вашу пользу или в пользу налоговой инспекции является именно подтверждение реальности произведенных операций. И собрать данные доказательства – забота компаний, а не налоговиков.
Собираем доказательства
Для доказательства того, что хозяйственные операции с контрагентом действительно были совершены, особое внимание нужно уделить сбору первичных документов (накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, отчетов исполнителей, передаточных актов, счетов на оплату, а также счетов-фактур, технических заданий, заявок и т. д.). Однако в зависимости от предмета договора, который заключает компания, пакет документов может быть различным.
Во-первых, начинать всегда следует с договора со всеми приложениями и дополнениями. Чем подробнее в нем будут описаны условия, спецификации, ответственные лица и прочее, тем больше шансов доказать реальность сделок. Во-вторых, требуйте счет-фактуру, поскольку только при его наличии у компании возникает право на получение вычета по НДС. В-третьих – платежные документы. Помимо этих документов постарайтесь сохранять все сведения о контрагенте, необходимые для исполнения условий вашего договора.
Хорошо, если у вас есть документы, которые могут доказать, что у поставщика были собственные или арендованные офисные, складские, производственные помещения (в зависимости от предмета договора), квалифицированный персонал, оборудование, автотранспорт и прочее. Подтвердить это можно с помощью предоставленных контрагентом копий договоров аренды помещений, автомобилей и оборудования, паспортов транспортных средств (ПТС), свидетельств о праве собственности на объекты недвижимости, актов ввода в эксплуатацию основных средств, штатного расписания и иных документов.
Комментарий практикующего юриста Ларисы Матвиенко:
В многочисленных письмах налоговых органов и Министерства финансов приводится список документов, позволяющих, по их мнению, произвести проверку контрагента и тем самым проявить налогоплательщику должную осмотрительность. Вместе с тем запрос документов по максимальному списку и поддержание таких запросов как постоянного процесса по всем контрагентам существенно загружает работой сотрудников, поэтому компании хорошо бы найти баланс между требованием налоговых органов и рациональным расходованием внутренних (людских) ресурсов.
При заключении договора поставки следует подробно изложить условия поставки с указанием: за чей счет, чьими силами и в какой срок она будет произведена, как и какими силами будет осуществляться доставка. Также нужно описать весь комплект документов, на основании которого будет проводиться приемка данного товара. Если дело все-таки дойдет до суда, компании очень помогут показания ее работников склада или охраны, которые непосредственно пропускают автотранспорт на территорию. Сведения о том, что данный транспорт действительно проезжал на территорию компании, на него был выписан пропуск, водитель сдавал товары, а работник склада их принимал, помогут перевесить чашу доказательной базы в вашу сторону. Эти показания стоит также подтвердить журналами по учету въезжающего на территорию склада автотранспорта и журналами для регистрации выписываемых пропусков на автомобили и водителей.
Также имеет смысл сохранять всю переписку с представителями контрагента. Можно даже запросить у поставщика документы, подтверждающие полномочия этих людей.
ЛМ: Полномочия сотрудников контрагента, подписывающих документы, необходимо запрашивать в любом случае. Такими документами могут быть: выписка из ЕГРЮЛ (для гендиректора), доверенность или приказ о наделении полномочиями (для остальных сотрудников).
Для крупных сделок не забывайте проверить в уставе контрагента – есть ли у гендиректора ограничения в полномочиях по подписанию.
Особенность любых услуг (в том числе консультационных, информационных и юридических) состоит в том, что они не имеют материального выражения. Доказать реальность и документально подтвердить подобные расходы помогут договор, акт об оказании услуг и платежные документы. В договоре об оказании консультационных, информационных, юридических и иных аналогичных услуг следует перечислить конкретные действия, которые должен совершить исполнитель, либо указать определенную деятельность, которую он обязан выполнить. В договоре консультационных услуг следует прописать то, каким образом исполнитель будет консультировать заказчика: письменно, устно или в форме проведения семинаров, тренингов.
ЛМ: При возможности (поскольку такие договоры об оказании услуг не имеют результата, который можно «потрогать») необходимо к акту также приложить копии презентаций, экспертных заключений и т. п.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.