Накануне очередного локдауна организаторы MICE Excellence Forum собрали экспертов из разных регионов России, имеющих опыт в проведении масштабных событий, на экстренный эфир «Открытого Закрытого Клуба MEF» по теме свободных от Covid-19 мероприятий.
Встречи клуба мы проводим еженедельно вот уже третий месяц, но эта было особенно важна для нас. MEF назначен на 19 ноября, при этом снова объявлен режим нерабочих дней, который может закончиться, а, может, и нет, за несколько дней до форума. Мы надеемся на то, что форум пройдет по плану, тем более, что мероприятия до 500 человек не относятся к массовым, организация которых, как правило, находится под более пристальным надзором органов власти и Роспотребнадзора. Однако для собственного спокойствия и уверенности участников решили разработать специальный регламент санитарно-гигиенической безопасности. В результате получился вполне себе «научный труд». Признаемся, сначала мы не знали, как к этому документу подступиться, с чего начать. Руку помощи протянули более опытные в подобных вопросах коллеги. Предположив, что с составлением регламентов безопасности могут столкнуться и другие организаторы корпоративных и деловых событий, мы решили осветить вопрос и немного подготовить их к такой необходимости.
Первым спикером эфира стала Елена Ублиева, Исполнительный директор Российского Союза Выставок и Ярмарок (РСВЯ). В 2020 году, после объявления запрета на проведение массовых мероприятий, игроки отрасли поняли, что необходимо самим взяться за разработку единого регламента безопасности и прописать в нем четкие правила, по которым участникам рынка будет удобно работать. В результате совместных усилий РСВЯ, Торгово-Промышленной Палаты РФ, Национального Конгресс-Бюро и Росконгресса такой регламент был создан, и, что важно, согласован Роспотребнадзором. Благодаря этому в августе региональные конгресс-центры и ивент-площадки смогли возобновить работу. Этот документ можно увидеть и сейчас на сайте РСВЯ. Елена отметила, что большую роль в написании регламентов играет оператор площадки, поэтому, если вы не знаете, с чего начать, обратиться можно к ним.
Судя по всему, сейчас нужно готовиться к тому, что в жизнь организаторов мероприятий всерьез и надолго войдет понятие «QR-код». Соответственно, организаторам потребуется новый регламент, где бы учитывались новые нюансы. Например, если мероприятие строго делает доступ на площадку по QR-кодам, то что делать иностранным участникам деловых мероприятий: они не зарегистрированы на сайте «Госуслуги», соответственно, QR-код получить не могут. Что делать тем, кто по объективным причинам не вакцинирован, и есть медотвод? Как быть, если прививку сделал или тест сдал, а QR-код в системе не появился? На все эти вопросы нужно дать ответы.
Кроме того, возможно, QR-коды коснутся и event-компаний, работающих в сегменте не только конгрессно-выставочных, но и корпоративных мероприятий. Сложность в том, что в каждом регионе свои ответственные органы, которые формируют требования к мероприятиям, разные сроки подачи и рассмотрения заявок. Сахалинская область уже объявила, что с 8 ноября мероприятия свыше 200 человек могут быть организованы при предъявлении QR-кодов или отрицательных ПЦР-тестов. В Санкт-Петербурге действует порядок, при котором еще и организатор должен заранее получить QR-код, подтверждающий возможность проведения мероприятия. Если организатор мероприятия из другого региона, то это может стать для него неприятным сюрпризом, поэтому надежнее при подготовке событий опираться на поддержку профильных ассоциаций, где помогут сориентироваться в действующих правилах и ограничениях, порекомендуют проверенных подрядчиков.
По словам Ивана Полякова, руководителя GR-комитета Национальной Ассоциации Организаторов Мероприятий, основная идея утверждения формата «Covid-free мероприятия» заключается в том, чтобы освободить организаторов от ограничений по численности. Если мероприятие заявляется как Covid-free, то достаточно будет обеспечить допуск на площадку участников только по QR-кодам, и уже не нужно будет соблюдать социальную дистанцию и масочный режим. Маски и перчатки останутся обязательными только для персонала. В мире уже накопилась практика успешного применения такой системы. В США проходят мероприятия до 100 000 человек, на выставке EXPO 2020 в Дубае требуются только результаты ПЦР-тестирования. В Сербии этим летом прошел международный фестиваль EXIT, который собрал 180 000 гостей из 70 стран. Благодаря четкому соблюдению Covid-free протокола, событие не привело к вспышке заболеваемости.
Другой вопрос, который требует доработки – признание экспресс-тестов. Пока Роспотребнадзор их не признаёт, а это значит, что нет возможности быстро решить вопрос о доступе на мероприятие для тех, у кого что-то не так с QR-кодом.
Кроме того, отраслевые эксперты пытаются добиться того, чтобы порядок согласования Covid-free мероприятий был уведомительный, а не разрешительный. Ведь если ответственное ведомство должно будет выдать разрешение на проведение ивента, и поставить свою визу «Согласовано», то ответственность за мероприятие ложится и на него тоже. Поэтому возможны придирки и отказы. Если же организаторы будут лишь уведомлять органы власти о том, что предприняли все необходимые меры, отмен будет гораздо меньше.
Иван Поляков считает, что напрасно создается представление о мероприятиях как основном источнике распространения вируса – исследования показывают, что на них приходится лишь 0,03 социальных коммуникаций.
Светлана Котеняткина, руководитель выставочных проектов Агентства по привлечению инвестиций Свердловской области, поделилась опытом создания регламентов Covid-безопасности, которые Агентство разрабатывает для каждого крупного события, среди которых Иннопром, Всероссийский день поля, World Skills и другие. Светлане приходилось организовывать многодневные мероприятия для тысяч участников, и ее советы мы безусловно возьмем на вооружение.
На что нужно обратить внимание при составлении регламента:
- Распределение зон ответственности между организатором, оператором и участниками.
- Порядок прохода на мероприятие разных категорий участников.
- Разграничение обязанностей разных категорий участников (например, персонал должен носить маски и перчатки, участники – нет).
- Организация питания: определение оператора, график и форма подачи, меню, посуда (многоразовая или одноразовая).
- Медицинская помощь. (Будут ли на мероприятии дежурить медработники или карета скорой помощи, что делать с теми, у кого выявляется недомогание).
И наконец, для примера, тот самый «научный труд», который мы создали для MICE Excellence Forum: Регламент санитарно-гигиенической безопасности.
