Наилучшее предложение, честная конкуренция и отсутствие злоупотреблений -вот основные составляющие тендера в негосударственной компании.
Между тендером и конкурсом есть только одно существенное отличие: в первом случае речь идет о процедуре закупок в частной компании, во втором – в государственной. У госструктур благодаря закону все четко регламентировано, а вот у частников есть возможности для маневров. Именно для того, чтобы все было прозрачно, некоторые частные компании также взяли за основу пункты этого закона и дополнили их важными деталями, исходя из своего опыта и опыта зарубежных партнеров. К таким компаниям относится и российский медиахолдинг «СТС Медиа». Своим опытом проведения тендеров с нашим журналом поделилась Анна Шитова, директор административного департамента «СТС Медиа».
Зачем нужны тендеры
Наша цель – это получение наилучшей цены и, кроме того, обзор ситуации на рынке. Тендер помогает нам понять, насколько продукты, которые мы приобретаем, соответствуют современным требованиям бизнеса. Для этого нам необходимо привлечение широкого круга подрядчиков. Важный момент в процедуре закупок – предотвращение коррупции и злоупотреблений. Именно поэтому основной принцип при проведении тендеров – это обеспечение гласности и
прозрачности при размещении заказов. Несоблюдение этого принципа может дать почву для конфликтов.
В «СТС Медиа» тендеры по каждой группе товаров и услуг административно-хозяйственного назначения проводятся не реже одного раза в год. При этом к борьбе за поставку того или иного продукта приглашаются как поставщики, с которыми уже идет работа в данный период времени, так и другие компании, имеющие положительную репутацию на рынке. Подрядчики приглашаются из разных ценовых сегментов для того, чтобы понять соотношение цены и качества. Зачастую молодая фирма готова оказывать услугу за гораздо меньшую стоимость не потому, что предлагает некачественный товар, а именно потому, что «делает себе имя».
Какими они бывают
Мы придерживаемся общепринятой классификации тендеров. По составу участников – открытые, закрытые, с ограниченным количеством участников. По процедуре проведения – одноэтапные, когда мы делаем запрос предложений, получаем конверты с заявками, в присутствии комиссии вскрываем их и голосованием выбираем победителя; и двухэтапные, когда, например, в начале процесса непонятно, как окончательно сформулировать техническое задание. Как вариант, это может быть какая-то принципиально новая или сложная услуга либо что-то с творческой составляющей. В этом случае мы готовим первичное техническое задание, где описываем задачу в общих чертах и просим участников предложить нам концепцию ее решения без указания стоимости. На втором этапе, основываясь на полученных концепциях, мы конкретизируем наши требования, пишем уточненное техническое задание и уже после этого делаем запрос предложений. Такие тендеры хороши тем, что при этом возможно проведение переговоров с подрядчиками. Если цена не является основным критерием выбора и есть какие-то дополнительные условия, которые могут повлиять на принятие решения, то как раз в момент презентаций подрядчикам могут быть заданы вопросы, возникшие в процессе проведения тендера.
У компании должна быть политика по закупочной деятельности, устанавливающая требования к проведению тендеров.
По процедуре допуска тендеры можно разделить на общие и с предварительной квалификацией. Предварительная квалификация – особая процедура, когда из большого количества предложений на первом этапе отбраковываются предложения, которые либо очевидно не подходят, либо недобросовестно составлены, либо не соблюдены изложенные в техническом задании требования в части оформления документов. В итоге победитель выбирается из оставшихся неотбракованных претендентов.
Часто проводятся еще и комбинированные тендеры, которые нельзя в чистом виде причислить к какому-либо типу. Мы обычно устраиваем закрытые, одноэтапные тендеры. Это значит, что мы не публикуем информацию о проведении тендеров в открытых источниках, а рассылаем приглашения заранее согласованному кругу участников. Это избавляет нас от дополнительной работы по обработке большого количества предложений, а также дает возможность заблаговременно собрать информацию об участниках.
При проведении открытых тендеров, когда информация публикуется на сайте компании и к участию приглашаются все желающие, круг участников существенно расширяется, и это не дает возможности прогнозировать, сколько заявок будет в итоге получено. Безусловно, в открытых тендерах есть свои плюсы, потому что это позволяет заказчику получить свежую информацию о товарах и услугах, познакомиться с новыми подрядчиками.
О чем следует помнить
Продолжение статьи доступно только подписчикам.