Сервис путешествий “Туту”: “Оптимизация и автоматизация отправки корреспонденции через “Почту России”. Номинация “Лучший проект по оптимизации процессов”

Номинация: “Лучший проект по оптимизации процессов”. Проект “Оптимизация и автоматизация отправки корреспонденции “Почтой России” через интеграцию Jira и сервиса versta.io”

Номинант: Ксения Панкова, руководитель административного отдела Сервиса путешествий “Туту”.

Сервис путешествий “Туту” активно растет: за два года количество сотрудников и подразделений увеличилось более чем в два раза. Масштаб деятельности вырос, процессы усложнились, а команда административно-хозяйственного отдела (АХО) осталась прежней.

В условиях гибридного формата часть сотрудников работает удаленно, и объем корреспонденции, направляемой через “Почту России” (кадровые документы, уведомления, воинский учет), существенно увеличился.

Описание задачи

Изначально отправка одного письма занимала от 10 до 15 минут: нужно было вручную переносить данные в личный кабинет “Почты России”, формировать печатные формы, следить за оплатами и выполнять множество однотипных действий. При десятках отправок в день это становилось серьезным операционным ограничением.

  Как это выглядит в versta

 

Исходный процесс

Внутренние процессы в компании строятся на базе Jira. Сотрудники создают заявки через шаблоны задач, в том числе — на отправку корреспонденции.

До автоматизации процесс выглядел так:

1. Сотрудник заполнял задачу в Jira.
2. Представитель АХО вручную переносил данные в личный кабинет “Почты России”.
3. Формировал все печатные формы.
4. Контролировал оплату, делал авансовую отчетность.
5. Самостоятельно отслеживал статусы отправок.

Процесс был медленным, трудозатратным и зависимым от человеческого фактора.

Цель проекта

Создать быстрый, автоматизированный и масштабируемый процесс отправки корреспонденции через Почту России, встроенный в существующую экосистему Jira и не требующий роста штата.

Выбор инструмента и причины отказа от прямой интеграции с Почтой РФ

После анализа доступных решений был выбран сервис versta.io, имеющий встроенную интеграцию с “Почтой России”.

Этот выбор стал стратегическим, так как построить интеграцию напрямую с “Почтой России” оказалось технически и организационно крайне сложным.

Во-первых, “Почта России” — трудный партнер с точки зрения коммуникаций и технической поддержки: долгие циклы согласования, сложная документация и низкая гибкость под требования бизнеса.

Во-вторых, сервис путешествий Туту представлен несколькими юридическими лицами. Компании было критически важно иметь возможность отправлять корреспонденцию от имени разных юрлиц в рамках одного договора и единого процесса. При прямой работе с “Почтой России” это невозможно: потребовались бы отдельные договоры, несколько личных кабинетов, куча счетов и закрывающих документов. Такой вариант полностью разрушил бы идею централизованной автоматизации.

Сервис versta.io позволил обойти эти ограничения: он обеспечивает работу с несколькими юр. лицами в рамках одного личного кабинета, единый счет, разделение и контроль затрат по департаментам, проектам и сотрудникам, гибкие настройки и уже имеет стабильную бесшовную интеграцию с “Почтой России”. Поэтому ключом к успешному проекту стало не просто внедрение инструмента, а создание полноценной технологической цепочки “Jira → versta → Почта России”, которая объединила все этапы в единый цифровой процесс.

Техническая реализация

Для интеграции использовались стандартные механизмы Jira — триггеры и WebHook-запросы.
Это позволило обойтись без доработок системы со стороны ИТ-команды, что значительно сократило затраты.

Как работает процесс:

1. Сотрудник создает заявку в Jira.
2. Триггер отправляет WebHook с параметрами задачи в versta.io.
3. Платформа автоматически формирует черновик отправления в “Почту России”.
4. Представитель АХО проверяет данные и одним кликом отправляет письмо.
5. Все формы (описи, накладные, квитанции) генерируются автоматически.
6. В задачу Jira автоматически добавляется ссылка для трекинга отправления — любой сотрудник может отследить статус отправки без участия АХО.

Результаты

• Сокращение времени отправки одного письма с 10–15 минут до 2 минут.
• Снижение нагрузки на АХО более чем в 5 раз.
• Практически нулевой уровень ошибок.
• Централизованный контроль всех отправлений в Jira.
• Уменьшение количества уточняющих запросов от сотрудников.

Значимость для компании

Проект позволил обеспечить операционную устойчивость АХО при росте бизнеса без увеличения штата.
Решение масштабируется: его можно применить в любых подразделениях компании, а при необходимости адаптировать под другие сервисы документооборота, что мы и планируем делать.

Значимость для сотрудников

Для команды АХО проект стал реальным снижением рутины и нагрузки.
Для сотрудников — удобным и прозрачным процессом, где трекинг отправления доступен автоматически.

Уникальность

• Редкая интеграция Jira с “Почтой России” через versta.io.
• Настроено без каких-либо доработок Jira.
• Поддерживает работу нескольких юрлиц в единой схеме.

Проект превратил сложный ручной процесс отправки корреспонденции в современную технологичную систему, полностью соответствующую уровню цифровизации компании “Туту”.
Он повысил эффективность, снизил нагрузку, улучшил качество сервиса и стал примером того, как административные процессы могут быть автоматизированы по тем же принципам, что и продукты IT-компании.

 

Интерфейс

Пакет документов, который формируется для “Почты России”