В рамках нашего административного управления создан отдел, который занимается организацией деловых поездок Мы ввели специальную систему заявок по электронной почте сотрудник отправляет запрос на различные услуги, необходимые для организации командировки (авиа- и железнодорожные билеты, гостиницы, трансферы, визы), указывает дату и место назначения. После чего ему предлагаются варианты проезда, проживания и оформления виз в соответствии с политикой компании. Мы бронируем места в гостиницах, получаем билеты, информацию о трансферах и визы через трэвел-агентство, имплант-менеджер которого находится у нас в офисе.
За правильностью оформления заявок и соблюдением корпоративной трэвел-политики следит ответственный менеджер, который регистрирует все запросы сотрудников.
По итогам работы агентство предоставляет ежемесячную отчетность, которая проходит дополнительное согласование у сотрудников компании, ответственных за данное направление. По нашему запросу агентство направляет нам любую аналитическую информацию. Например, на еженедельной основе мы получаем детальные отчеты, позволяющие выявить ту или иную тенденцию. А по итогам года агентство формирует годовой отчет о работе – самый главный аналитический документ, на основании которого делаются выводы об объемах деловых поездок, о необходимости внесения изменений в трехсторонние контракты с авиаперевозчиками, прямые контракты с отелями, в трэвел-политику и т. п.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.