Чтобы работа на дому выполнялась эффективно, система такой работы должна удовлетворять потребности бизнеса и обеспечивать потребности внутренних или внешних клиентов компании. Возможность работы сотрудников из дома зависит от объективной оценки нескольких факторов. Может ли человек осуществляет работу из дома без какого-либо ущерба для его производительности или отношений с клиентами компании? Не будут ли нарушены какие-либо обязательные правовые нормы?
Поскольку каждая работа и каждый ее исполнитель имеют свои различия и особенности, компания не может гарантировать, что работа на дому будет подходящим вариантом для всех сотрудников. Люди, работающие удаленно, должны быть доступны для переговоров и обучения в офисе в соответствии с требованиями компании.
Работа на дому должна быть одобрена компанией. Кроме того, компания оставляет за собой право отказать сотруднику в работе удаленно. Перечисленные ниже правила описывают систему работы, которая будет охватывать весь персонал компании, в случае отсутствия договоренности между компанией и работником на постоянную работу из дома.
1. Право на удаленную работу
Все сотрудники, работающие в компании, имеют право изъявить желание о работе из дома, если работник и его персональный начальник договорились о том, что сотрудник может таким образом успешно выполнять свои должностные обязанности.
Работать из дома невозможно, если процесс требует обязательного присутствия работника (перечислить должности), а также если сотрудник находится на испытательном сроке.
Предпосылкой для выполнения работы из дома одновременно являются следующие характеристики личности работника: автономия, сосредоточенность, согласованность, гибкость, коммуникабельность, ответственность (необходим опросник компетентности сотрудника, оформленный как Приложение 1).
У сотрудника должно быть подходящее пространство для работы из дома. Он не сможет работать удаленно, если не будет иметь необходимых условий. В частности, не сможет обеспечить дома подходящие условия труда, соответствующие всем требованиям безопасности и охраны труда согласно Трудовому кодексу, с учетом риска возможной угрозы для его жизни и здоровья.
В то же время работник должен иметь широкополосное подключение к Интернету для выполнения работы из дома с минимальными следующими параметрами: загрузка данных — минимум «___» мб/с, однако мы рекомендуем «___» мб/с; отправка данных — минимум «___» Кбит/с, однако мы рекомендуем «___» Кбит/с.
На удаленную работу можно подать заявку при условии, что здание, в котором должен находиться на рабочем месте сотрудник, будет с точки зрения требований к энергетической эффективности соответствовать по крайней мере энергетической эффективности офиса класса «C» или лучше.
Информацию о том, что здание, где сотрудник будет находиться на рабочем месте, отвечает вышеуказанным требованиям, он указывает в заявлении на удаленную работу, которое после утверждения заявки отправляет в отдел кадров. Если это здание не отвечает вышеперечисленным требованиям необходимых параметров к Интернету и энергетической эффективности, возможность работы из дома обсуждается с руководителем, и в этом случае следует к заявлению на разрешение работать из дома приложить расчет расходов на эксплуатацию домашнего офиса при исполнении рекомендуемых условий.
2. Способ выполнения работы из дома
Работник имеет разрешение компании работать от одного до пяти дней в неделю в зависимости от потребностей и принципов компании, разрешающей удаленную работу. График, когда работа осуществляется из дома, а когда из офиса, устанавливает компания на основе своих реальных потребностей и требований, в стандартной ситуации не менее чем за один месяц.
Сотрудник на удаленном доступе самостоятельно расписывает часы работы. При этом он должен планировать свое рабочее время, принимая во внимание, что в соответствии с потребностями компании ему необходимо быть доступным по электронной почте и телефону с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00. Работник как при исполнении работы из дома, так и при работе из офиса обязан вести отдельно учет своего рабочего времени в специальной системе компании.
При работе из дома компания отмечает в своей системе этого сотрудника как работающего удаленно. Это означает, что работник не будет иметь в офисе выделенного постоянного рабочего места, а при работе из офиса ему необходимо заранее бронировать рабочий стол или конференц-зал. Способ и функционирование системы бронирования подробно описаны в правилах системы бронирования, как и Clear Desk Policy (политика чистых столов), которую неукоснительно должен соблюдать удаленный сотрудник, прибывший в офис.
Ожидается, что сотрудники, работающие на дому, будут поддерживать нормальную производительность, как это определено в соответствующем трудовом договоре и плане производительности.
В течение рабочего времени сотрудник не должен выполнять работу ни для кого, кроме компании, а также работать в нерабочее время без предварительного разрешения. На сотрудников, работающих из дома, распространяются все обязанности, вытекающие из его трудового договора. Любые отклонения от вышеперечисленных правил могут быть индивидуально согласованы с руководителем.
3. Оценка пригодности работы на дому
Прежде чем подать заявку на удаленную работу, сотрудник должен рассмотреть вопрос о соответствии его рабочей среды (заполняется специальная анкета – Приложение 2). Он также должен рассмотреть соответствие домашней среды с учетом обеспечения безопасности и защиты его здоровья в соответствии с Трудовым кодексом, в частности с учетом риска возможной угрозы для его жизни и здоровья.
В то же время работник должен проверить, можно ли в месте его жительства обеспечить доступ к Интернету с необходимыми параметрами (см. выше), и подписать заявление на работу из дома.
Затем он должен обсудить этот запрос со своим руководителем и отправить эти документы в отдел кадров. Если у сотрудника есть какие-либо вопросы, связанные с оценкой гигиены и безопасности домашнего рабочего места, он может обратиться за консультацией к представителю отдела кадров.
Оценивая возможность работы на дому, руководитель рассмотрит, в частности, следующее:
• Может ли сотрудник выполнять работу удаленно (из дома)?
• Может ли сотрудник успешно и эффективно выполнять
свою работу, когда он или она работает удаленно (из дома)?
• У работника есть совместимое пространство для работы из дома? Если нет, можно ли правильно отрегулировать пространство с разумной поддержкой компании?
• Соответствует ли пространство для работы на дому требованиям гигиены и безопасности? Если нет, можно ли при разумной поддержке компании внести необходимые корректировки для удовлетворения требований?
• Какова энергоемкость здания, в котором находится рабочее место сотрудника?
• Каковы расходы на эксплуатацию домашнего офиса?
В течение двух недель руководитель должен договориться с сотрудником и обсудить с ним запрос на удаленную работу. После полного и всестороннего интервью у руководителя есть еще две недели (конечно, речь идет о штатной ситуации), чтобы официально ответить на запрос сотрудника.
Прежде чем принимать решение о разрешении/неспособности работать из дома, будет произведена проверка рабочего места сотрудника на счет того, что все нормативные требования по безопасности и охране здоровья на удаленном рабочем месте будут выполняться.
Если заявка одобрена, между работником и компанией заключается дополнительное Соглашение к трудовому договору, подписание которого является условием для начала работы на дому. В то же время работник должен передать в отдел кадров оригинал заявление на работу из дома и информацию об условиях гигиены и безопасности (Приложение № 2).
Продолжение статьи доступно только подписчикам.