При переезде не бывает мелочей

При переезде следует все очень тщательно подготовить и спланировать. Самое главное -составить план, который поможет сотрудникам быстро обустроиться в новом офисе, без проблем находить нужные помещения и предметы .

 

Хорошо, если этот план будет разноцветным и висеть на стенах в самых видных местах. В момент переезда как никогда важна работа help desk и ресепшена, которые должны стать неким центром переезда и своего рода справочным бюро. Нужно понимать, что непременно возникнет большое количество вопросов и соответствующим образом подготовить к этому сотрудников ресепшена.

Особенно важно поддерживать интерактивную связь с сотрудниками, делать еженедельные рассылки и сообщать о том, что произошло в новом офисе за этот период.

Переезд – хороший повод напомнить коллегам о принятых в компании стандартах и процедурах: что такое open space, каким образом должны использоваться телефонные комнаты, переговорные и т. д. Все это также можно структурировать и включить в рассылку.

Офис – это живой организм

Можно переехать, потратить какое-то время на то, чтобы обжиться, а вскоре выяснится, что компании здесь уже тесно, нужны какие-то дополнительные пространства или креативные решения для использования существующего офиса. Поэтому два раза в год (весной или осенью, когда на рабочих местах находится наибольшее количество людей) мы проводим так называемый Utilization study. На основании этого исследования пытаемся понять, каким образом наш офис используется. Изучаем все: мобильные и закрепленные рабочие места, переговорные комнаты, phone booths и даже парковочные места. Для нас очень важно получить максимальное количество данных. Основная цель – добиться 90% утилизации пространства. Этот тот показатель, при достижении которого можно говорить, что компания эффективно использует офис.
Сегодня мы постоянно обсуждаем планы внутренних перемещений, особенно с бизнесом, узнаем, как они планируют развиваться. Нам важно это знать, чтобы соответствующим образом все распланировать и забюджетировать.