«На Аллаха надейся, а ишака привязывай» — эта арабская пословица наиболее точно иллюстрирует оптимальную модель поведения во время путешествия. Ведь любая поездка в другой город или за рубеж сопряжена не только с удовольствием, но и с потенциальными рисками.
Конечно, мы стали намного опытнее: осознаем необходимость медицинской страховки, готовы к неприятным сюрпризам от авиаперевозчиков, уже никого не удивишь рассказом о преимуществах официального такси перед более дешевым, но небезопасным вариантом; мы знаем, что экзотическую еду надо есть аккуратно, фрукты мыть как следует, воду пить бутилированную, а от незнакомцев, предлагающих сомнительные сделки, уходить быстро, но без суеты. Казалось бы, современный путешественник вооружен опытом и знаниями. В какой-то мере это верно. Но если говорить о бизнес-путешественниках, то эта категория, на наш взгляд, подвержена большему количеству специфических рисков.
Практически в каждой компании организацией командировок занимается как минимум выделенный сотрудник, как максимум — целое подразделение. С точки зрения организации процессов и прозрачной отчетности все выглядит безупречно. Но далеко не везде должное внимание уделяется работе с рисками бизнес-тревела. Между тем количество деловых поездок, несмотря на экономическую ситуацию в нашей стране, продолжает расти. По данным Росстата, в течение первого полугодия 2015 года более 387 тысяч людей выехали за рубеж по служебной необходимости, а ведь реальные цифры обычно превышают статистические данные. Причем наряду с привычными странами Европы и Америки среди направлений, популярных у деловых путешественников, также Китай, Монголия, Республика Корея, Япония и другие. А чем непривычнее направление, тем большему риску подвержен сотрудник, которого туда направляют.
Рискует не только путешественник
В отличие от обычного туризма деловая поездка чревата неприятностями не только личного характера, но и корпоративного масштаба, проще говоря, компания также рискует, отправляя сотрудника в командировку. Большинство потенциальных рисков можно разделить на несколько условных групп:
1) Угроза личной безопасности и жизни сотрудника;
2) Угроза здоровью сотрудника;
3) Репутационные риски компании;
4) Угроза утечки ценной информации компании;
5) Финансовые и юридические риски;
6) Угрозы эффективности поездки.
Рассмотрим подробнее, что же гипотетически может пойти не так?
Вот совсем недавний пример: отправляя сотрудника не в Сирию или Республику Конго, а в предсказуемую, можно сказать, скучную Турцию, куда он и так каждый год ездит с семьей в отпуск, разве можно было предположить возникновение каких-либо трудностей? Однако в один день отношения России и Турции стали весьма напряженными, в связи с чем пребывание бизнес-туристов в этой стране как минимум явилось причиной стресса и паники, как максимум — угрозой их безопасности. Кстати, по данным Института экономики и мира, Турция занимает 17 позицию в рейтинге стран с высоким глобальным индексом терроризма.
Безусловно, перед командировкой компания позаботится об оформлении международного медицинского полиса на случай травмы или заболевания. Но качественная работа с рисками, а точнее — с их предотвращением, предполагает, что организация в лице того же тревел-координатора ознакомится со спецификой региона, куда направляется работник, предусмотрит и обсудит с ним необходимые превентивные меры, которые помогут ему избежать многих неприятностей, в том числе и со здоровьем. Например, прививка или профилактические меры предохранят от заболеваний, часто встречающихся в стране назначения. И речь может идти не только о желтой лихорадке штата Амазония в Бразилии. Благополучные Соединенные Штаты, например, регулярно регистрируют вспышки лихорадки Дэнге сразу в нескольких своих регионах.
Что касается репутационных рисков компании, то вряд ли кто-то из сотрудников станет делать это намеренно, ведь рабочим местом все дорожат. Но многое совершается банально по незнанию. «Что может быть плохого, если в ресторане отеля, где будет проходить презентация нового безалкогольного напитка моей компании, я выпью газированный напиток производства компании конкурента?» — беспечно думает новый бренд-менеджер. А зря. Мы зачастую склонны преуменьшать скорость, с которой новости распространяются в социальных сетях, и вот уже сомнительный снимок или публикация мелькает на просторах Интернета. Не катастрофично, разумеется, но вряд ли пойдет на пользу образу и репутации компании.
Также опасно недооценивать риски утечки ценной информации во время командировок. Тем не менее многие организации недостаточно серьезно к этому относятся. Разумеется, здравый смысл подскажет любому работнику не сводить глаз с компьютера, пока он находится в пути, поэтому потеря или кража техники — явление не столь часто встречающееся. Но в остальном многие проявляют досадную беспечность в отношении защиты информации. Работа в удаленном доступе, использование простых паролей, работа с личного планшета или телефона, пересылка материалов на личную почту — все эти действия могут быть довольно рискованными и грозят потерей информации компанией.
Отправляясь в бизнес-путешествие, любой сотрудник может столкнуться с неприятностями финансового и юридического характера: общение с властями, непривычное налоговое законодательство в той или иной стране, превышение лимита трат по корпоративной карте и прочее. Кроме того, никто не застрахован от неприятных ситуаций, связанный с непривычными для нас обычаями и правилами этикета. Поэтому во избежание потенциального конфликта с местным населением и, как следствие этого, возможного неприятного общения с властями лучше узнать поподробнее о стране пребывания.
Знание традиций страны-назначения поможет и в достижении максимально эффективного результата командировки. Вы будете удивлены, насколько крепко некоторые страны держатся за свои обычаи и традиции. Взять тот же Китай, где цифра «4» является самой страшной, намного более пугающей, чем цифра «13» для западного мира. В медицине даже введен термин тетрафобия, обозначающий страх человека перед безобидным, казалось бы, числом. А теперь представьте реакцию местных партнеров, если презентация вашего сотрудника будет выстроена вокруг цифры «4». Скорее всего, до драки дело не дойдет, но партнерские отношения могут пострадать.
Как это ни банально, эффективность командировки зачастую может пострадать и из-за абсолютно бытовых проблем, подстерегающих каждого человека на пути в другие города и страны. Задержали или потеряли багаж — и вот уже сотрудник вынужден тратить время на составление заявления о пропаже. Вышел из строя телефон — связаться с встречающей стороной не удалось, с водителем разминулись, и снова неизменный стресс. Вряд ли работник, прошедший через все эти испытания, проведет встречу или презентацию столь же блестяще, как это могло бы произойти в более комфортных условиях поездки.
Рисками можно и нужно управлять!
Продолжение статьи доступно только подписчикам.