В современном деловом мире правильное позиционирование административного блока является ключевым фактором в укреплении его статуса в структуре компании. Первоначальный вопрос, который необходимо рассмотреть: какой вклад вносит отдел в общий успех организации?
Позиционирование начинается с глубокого понимания уникальных аспектов, которые отдел предлагает. Это может быть способность влиять на HR-бренд работодателя, обеспечивать бесперебойную работу компании, гарантировать безопасность процессов или что-то иное, что отличает службу АХО от других.
Важно задать себе вопрос: что потеряет организация, если отдел внезапно перестанет функционировать? Какие уникальные функции и услуги предоставляет АХО, которые недоступны в других подразделениях?
Ответы на эти вопросы и впоследствии трансляция их вовне помогут сформировать ясное и привлекательное видение отдела в глазах как коллег, так и высшего руководства.
Транслирование ценностей компании
Административные директора не просто решают административно-хозяйственные задачи, но и транслируют определенные ценности, которые могут быть как явно определены в миссии компании, так и неформально присущи ей.
Осознание этих ценностей может значительно усилить роль административного директора и его влияние на культуру организации.
Например, если компания акцентирует внимание на инновациях, отдел может продвигать ценности, связанные с постоянным улучшением процессов и внедрением передовых практик в управление и администрирование.
Рассмотрим более детальные примеры. Например, отдел продаж транслирует ценности смелости и риска, акцентируя на достижениях и экспансии. Бухгалтерия и финансы подчеркивают безопасность, порядок и стандартизацию, обеспечивая стабильность финансовых операций. Административный блок может акцентировать внимание на комфорте и эффективности рабочего пространства, создавая условия, в которых сотрудники чувствуют себя как дома, что особенно важно, учитывая, что большинство людей проводят в офисе значительную часть времени.
Подсвечивание этих ценностей должно идти рука об руку с демонстрацией конкретных преимуществ, которые они приносят как коллегам, так и руководству. Например, эффективное управление ресурсами и пространством не только снижает издержки, но и повышает общую производительность работы, что непосредственно влияет на успехи компании. Таким образом, роль административного директора становится не просто незаметной поддержкой, но ключевым элементом в достижении корпоративных целей.
Давайте перечислим уникальный ценностный вклад, который был озвучен административными директорами различных компаний:
— Комфорт: создание удобных и приятных условий для работы, чтобы сотрудники чувствовали себя максимально комфортно.
— Жизнеобеспечение компании: обеспечение всех необходимых ресурсов и условий для непрерывной работы организации.
— Незаменимость и невидимость: работа, которая не всегда видна, но без которой невозможно функционирование всей компании.
— Работа несмотря ни на что: способность поддерживать работоспособность компании в любых условиях.
— Эффективная трата денег: оптимизация расходов и умелое управление финансами.
— Работа на опережение: предвидение потребностей и решение проблем еще до того, как они станут очевидными.
— Обеспечение работы руководства: создание условий, при которых руководство может сосредоточиться на стратегических задачах, зная, что повседневные операции находятся под надежным контролем.
— Гибкость мышления: для сотрудников административного отдела не существует невозможного. Они всегда находят способы решения задач, даже в самых сложных ситуациях, действуя как «палочка-выручалочка».
— Влияние на бренд работодателя: от АХО зависит, как сотрудники воспринимают работодателя в целом. Работа и подход к делу напрямую формируют мнение о компании.
— Зеленая повестка: сокращение расходов, а также приверженность большим целям, которые могут вдохновлять сотрудников и поднимать имидж компании.
Осознавая ценность АХО, что делать административному директору дальше?
Значимое позиционирование роли административного директора в современной корпоративной структуре требует стратегического подхода. Важно не только укрепить авторитет, но и повысить видимость административной службы в глазах руководства и коллег.
Административные отделы часто ценятся за их неравнодушие и доступность — это место, куда можно обратиться с любой проблемой. Однако, кроме этого, многие их функции воспринимаются как само собой разумеющееся.
Как добиться признания?
Для того чтобы руководство и коллеги оценили не только способность выполнять сверхзадачи, но и признавали вклад сотрудников АХО в повседневные операции, важно регулярно демонстрировать, как их действия способствуют общим корпоративным целям. Это может включать в себя отчеты о проделанной работе, предложения по оптимизации процессов или введение новых систем, которые повышают общую эффективность.
Почему это важно?
Получение полномочий и информации из верхних эшелонов управления позволяет административному отделу не только лучше выполнять свои функции, но и проактивно участвовать в формировании корпоративной стратегии. Это не только подчеркивает необходимость отдела для функционирования всей компании, но и выделяет роль АХО как неотъемлемой для достижения корпоративных целей. В конечном итоге повседневные заслуги становятся заметными, и АХО получает возможность влиять на решения на более высоком уровне, что усиливает авторитет и значимость в структуре компании.
Как донести ценность до коллег? Система «три в одном»: запрос обратной связи, отчет о проделанной работе, запрос по ожиданиям
Донесение ценности работы административного директора и его службы до коллег включает три ключевых элемента:
- Документирование достижений
Регулярное документирование достижений административной службы и их распространение среди других отделов критически важно для поддержания осведомленности о вкладе отдела в общий успех компании.
Это не только поддерживает информированность всех сотрудников о деятельности административной службы, но и помогает формировать у коллег четкое представление о значимости работы. Отчеты должны подчеркивать конкретную пользу, которую служба приносит каждому отделу, делая акцент на конкретных примерах и результатах.
Пример: Административный отдел внедрил новую систему управления заявками, что позволило сократить время их обработки на 30%. Отчет об этом достижении включает статистику использования системы, отзывы пользователей и анализ экономии времени для каждого отдела. Этот отчет разослан во все подразделения, чтобы подчеркнуть, как изменения улучшили общую продуктивность компании.
2. Запрос обратной связи и предложения улучшений
Продолжение статьи доступно только подписчикам.