Очевидно, что любой руководитель заинтересован в успешной деятельности своей компании. Для этого, конечно, необходимо определить цели и задачи компании. Цели — это четко определенные результаты, к достижению которых стремится компания, а система задач — тот фундамент, на котором базируется ее повседневная деятельность. Цели, как правило, бывают выражены общими словами, поэтому они не могут дать сотруднику представления о том, что должен делать именно он, чтобы их достичь. Поскольку существует множество способов достижения целей, то возникает необходимость в определении конкретной политики работы компании и методов ее осуществления.
Политика компании представляет собой общие принципы работы компании. Это каркас, построенный в соответствии с целями компании и предназначенный для того, чтобы помогать менеджерам принимать решения.
Сформулированные общие принципы (политика) работы компании помогают ей достигать целей. Наличие политики, во-первых, существенно облегчает процесс принятия решений. Во-вторых, дает возможность избежать конфликтов с сотрудниками. И наконец, в-третьих, наличие политики может помочь сэкономить время, так как спасает руководство от необходимости вновь принимать одни и те же решения.
Конечно, невозможно сформулировать такие принципы, которые соответствовали бы любым обстоятельствам. Нельзя создать политику на все случаи жизни. Очевидно, облегчая процесс принятия решений, политика одновременно несколько ограничивает гибкость руководства. В любой политике существуют исключения из правил, и это часто приводит к разочарованию.
Политика компании определяет основные принципы принятия решений. Она создается для того, чтобы помочь компании достичь поставленных целей. Если возникает потребность в более конкретных руководствах по принятию решений, то пишутся инструкции, правила, положения. Если политика предоставляет определенную свободу действий в принятии решений, то инструкции предоставляют очень мало таких свобод или не предоставляют их вовсе.
Не все компании имеют письменно оформленные политики. Чем больше размер компании, тем вероятнее наличие письменно оформленных политик и тем большим будет количество имеющихся инструкций. Как правило, в компании приходится разрабатывать политики и инструкции, посвященные разнообразным вопросам. Очень важно, чтобы подготовленный документ был конкретным, понятным, исчерпывающим, последовательным и эффективным.
В эффективной политике/инструкции должны содержаться ответы на пять вопросов: Кто? Что делать? Когда? Как? Почему? Важно помнить, что политика (общие принципы) должна предшествовать инструкциям и правилам, а инструкции и правила следует расписывать по шагам. Обычно заявления о политике и применяемых процедурах имеют такой формат:
1. Общие принципы.
2. Стратегии, касающиеся конкретных вопросов.
3. Инструкции, положения, правила.
Политика в компании -инструмент достижения цели
Как правило, руководство компании задумывается над описанием политики тогда, когда управление процессами вручную становится практически невозможно. Очень редко деятельность компании начинается с описания целей и политик, руководство больше интересуют материальные вопросы. Однако с развитием
компании и ростом численности персонала невыполнение правил и установок руководства очень часто приносит реальные материальные убытки.
Когда численность коллектива небольшая, руководителю достаточно устно дать распоряжение о действии того или иного правила либо необходимо процесс немного подкорректировать вручную.
Когда компания начинает расти, то корректировка вручную не работает. Сложно донести, например, до 200 человек информацию и задачи так, чтобы все всё поняли и стали выполнять.
И вот тут начинаются истории, которые в результате могут принести компании немалые убытки.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.