Тема организации и проведения мероприятий всегда актуальна. Казалось, вы только провели новогодний корпоратив и детский праздник, а уже пора поздравлять мужчин с 23 февраля, а женщин – с 8 марта, следом пришло время организовывать какой-то бизнес-праздник или конференцию. Все эти мероприятия отличаются друг от друга, но в процессе их подготовки организаторы сталкиваются с рядом типичных вопросов. На некоторые из них мы попросили дать ответы экспертов: со стороны заказчика -административного менеджера компании Johnson & Johnson Consumer Russia Марию Шарапову, а со стороны исполнителя – руководителя эвент-отдела группы компаний «Шиколад» Дениса Артемьева. Принято считать, что в процессе взаимодействия поставщика с клиентом его участники находятся по разные стороны баррикад. Журнал «Административный директор» постарался разобраться, так ли это на самом деле.
«Административный директор»: По каким критериям вы выбираете друг друга?
Мария: Приступая к выбору агентства, мы уже обладаем определенным заданием на проведение мероприятия, но так как нам предстоит в первую очередь оценивать творческую, креативную составляющую, мы понимаем, что в нашей оценке много субъективного, такого, что сложно просчитать на бумаге. Тем не менее, проводя тендер, мы обязательно закладываем определенную часть баллов не только на его коммерческую часть – ценовое предложение (смета) и сбор квалификационных данных (опыт на рынке), но и на творческую оценку.
Денис: Наработав за последние пять лет большой опыт участия в тендерах, мы уже научились оценивать тендерные задания и требования заказчиков с точки зрения определения степени вероятности нашей победы. Есть несколько критериев, среди них и то, насколько подробно собирается информация о квалификации компании, какой срок дается нам для подготовки предложения, учитываем мы и размер бюджета, если клиент его сообщает в своем ТЗ. И, следует констатировать, что иная конкурсная документация заказчика составлена таким образом, что неподготовленное агентство, не имеющее предварительной инсайдерской информации об условиях проведения конкурса, просто не в состоянии ее выполнить. Часто подобные тендеры встречаются и нам, и мы отказываемся от них, понимая, что тендер не до конца «честен». И, конечно, информация о размере бюджета мероприятия является для нас очень важной, поскольку она дает всем участникам конкурсного отбора возможность понять уровень ожиданий клиента от проведения данного мероприятия. Ведь для решения одной и той же сценарной идеи могут быть предложены концепции, отличающиеся друг от друга по цене в разы, если не в десятки раз.
Мария: Я считаю, что в тендере не обязательно указывать точный бюджет. Мы даем исходные данные (количество участников, примерный масштаб мероприятия, основные необходимые нам элементы программы (например, участие дорогих хедлайнеров или ведущих). После этого мы просим предоставить нам варианты качественного, но минимального набора расходов для формирования сметы мероприятия и дополнительно приложить список элементов программы, которые его украсят в случае возможного расширения бюджета.
Денис: Вот как раз на этом этапе и происходит первый отсев участников тендера в зависимости от их амбиций. Для одних миллион не деньги, они даже изучать тендерное задание не станут. Другие скажут: «У них целый миллион! Надо работать». Агентств сегодня очень много и все очень разные, но опытные менеджеры, основываясь на собственных знаниях и отзывах коллег, сумеют провести селекцию и отбросить ненужный шлак.
Мария: Именно таким образом я и действую. Беру комментарии у отдела закупок, прошу рекомендации коллег, административных менеджеров компаний. В тендер мы также всегда выбираем агентства, схожие по масштабам и роду деятельности, чтобы соревноваться могли равные участники. А для этого как раз и существует квалификационный отбор, в рамках которого наш отдел закупок запрашивает документы у участников тендера. Обычно в тендер мы приглашаем не более 10 компаний, и с каждым этапом этот список сокращается – как правило, до трех. Затем даем оставшимся участникам определенные вводные, корректируем концепцию, тематику и выбираем одно агентство.
«Административный директор»: Тендер проводится на каждое мероприятие?
Денис: Одни предпочитают проводить тендер перед каждым мероприятием, другие заключают контракты на год-два. Нам, конечно, больше интересен долгосрочный договор, который дает агентству возможность более четкого планирования своих ресурсов. Беря на себя обязательства выполнить любой запрос клиента, если он будет обращен только к нам, мы получаем дополнительную мотивацию работать хорошо, с максимальной гарантией качества, чего и ожидает от такого договора клиент.
Мария: Наша компания предпочитает работать с подрядчиками именно по такому долгосрочному договору. При этом у нас нет обязательства перед агентством заказывать все мероприятия только у них. Не секрет, что каждое из агентств имеет свои индивидуальные сильные и слабые стороны в работе. Мы можем иметь одновременно несколько контрактов и работать по своему выбору с лучшим из подрядчиков.
Но даже при долгосрочном договоре участвующим сторонам потребуется время, чтобы наладить совместную работу. В творческом проекте очень важно, чтобы заказчик и исполнитель хорошо понимали друг друга. Безусловно, тендер необходимо проводить, он дает возможность снизить стоимость мероприятия и выбрать лучшего подрядчика. Совместно с отделом закупок мы всегда стараемся найти лучшее предложение с учетом баланса качества и цены.
«Административный директор»: Должны ли все затраты агентства быть открыты клиенту?
Денис: Стоимость услуг агентства может быть фиксированной или в виде процента от общих затрат. И я как агентство всегда готов показывать подробную детализированную смету и согласовывать ее с заказчиком, если это необходимо, – он вправе знать, на что тратит свои деньги.
Мария: Тем не менее агентство всегда предполагает, что заказчик захочет снизить стоимость, и поэтому завышает смету, чтобы было что сокращать. В процессе переговоров по снижению цены важно не потерять качество. И я как опытный заказчик должна следить за балансом, не допустить потери действительно важных элементов мероприятия или существенного сокращения обслуживающих его людей, например официантов.
Честность агентства состоит еще и в том, чтобы вовремя остановить заказчика в его стремлении к сокращению бюджета. Агентство может предложить снизить стоимость проекта за счет каких-то номеров программы, замены известного дорогого ведущего на более бюджетного, всего того, что действительно сократит значительную часть затрат, но не повлияет на качество мероприятия. Когда у меня есть долгосрочный контракт, и я понимаю, что в прошлый раз агентство работало хорошо, то доверяю его советам.
«Административный директор»: Идея мероприятия – это задача клиента или агентства?
Мария: Существуют разные подходы. Мы можем запросить концепцию под наше мероприятие или попросить развить нашу идею и предложить альтернативные. Процесс разработки идеи также может быть организован по-разному. Например, однажды я открыла в Интернете список «100 тем для проведения мероприятий», честно их прочла и попыталась придумать такую, которой нет. Это оказалось очень сложно – сегодня придумать новую тему, неожиданную и необычную, практически невозможно.
Денис: Человечество за историю своего развития сделало несколько мощных изобретений, например автомобиль, а дальше начались производные формы: появились разные модели, марки и прочее. Любое мероприятие, будь то бизнес-событие или свадьба, – это четкие процессы, где определен традиционных список процедур, которые необходимо выполнять. Другое дело – разность форм и элементов выполняемых стандартных процедур. То же происходит и с корпоративным мероприятием, оно также системно и шаблонно: всегда есть зона для встречи гостей, торжественная и развлекательная части. Практически те же составляющие и при проведении конференции, однако эти стандартные составляющие имеют множество форм. И чтобы проект был уникальным, мы всегда стараемся разработать новую форму сценария, не используем то, что уже когда-то было. Это бессмысленно, мы на опыте убедились, что в случае, когда принимается решение адаптировать, обновить уже существующую концепцию, сил тратится столько же, если не больше, чем на разработку нового сценария, но во всех случаях структура мероприятия остается неизменной.
Мария: С другой стороны, есть тренды, как, например, «Стиляги» или «Агент 007». На основе этих идей праздничные корпоративы проводили многие компании.
Денис: Тренды есть всегда. В этом году две наиболее популярные темы – «Великий Гетсби» и «Сочи – 2014». Это обычное следование последним модным течениям, как в одежде: в этом году модны расклешенные брюки и свитера наизнанку; в следующем – расклешенные свитера и наизнанку брюки. Тема «Сочи – 2014» стоит отдельно, как уникальное событие для нашей страны. И важно его обыграть сегодня, поскольку в следующем году это будет уже неактуально.
Мария: Тема спорта, успехов и рекордов придает корпоративному мероприятию особый смысл и мотивирует сотрудников.
Денис: Я согласен, но всегда важна правильная привязка к идее праздника. И здесь мы ориентируемся на пожелания клиентов, их корпоративную культуру. Ведь для одних все должно быть очевидным – раз олимпийская тема, значит олимпийские мишки в зале или прочие символические животные, для других же можно раскрыть тему более изящно, мазками, но при этом тоже будет понятна та самая идейная привязка.
Мария: Также важно, чтобы каждый элемент сценария поддерживал тему мероприятия. Это относится к декорациям, выбору номеров программы, интерактиву с гостями и т. п. Кроме того, очень важно поддерживать темп мероприятия, не снижать его и вести к кульминации всей программы. Дам один совет: если вы уже подняли людей танцевать, то не стоит их сажать на места, вставляя в программу номер разговорного жанра – это может сбить темп праздника, который должен идти по нарастающей. Все должно
происходить в свое время, поэтому важно знать, как правильно выстроить программу мероприятия, и профессиональное агентство может мне в этом помочь.
Денис: К вопросу о структурировании. У меня был случай, когда разбили одну такую традиционную схему (звездные артисты должны выступать в кульминации творческой программы), но очень удачно. На новогоднем корпоративе случился форс-мажор: начинающие программу артисты опаздывали из-за пробки, а селебрити – «Машина времени», наоборот, всем составом приехала на два часа раньше. Мы договорились, что они выручат нас, – и они отыграли свой замечательный концерт в начале праздника. Заказчик потом говорил: «Какие вы молодцы, что изменили программу, мы наконец-то увидели их совершенно трезвыми глазами».
«Административный директор»: Но как вы поймете на этапе тендера, что агентство способно на такие советы?
Мария: А чтобы понять, подходит ли мне агентство, способно ли оно понимать мои запросы, я, например, езжу с его представителем по площадкам. Смотрю, как ведет себя сотрудник агентства, что для него важно на площадке, что он показывает как преимущества, а что вообще забывает обсудить. Поведение потенциального партнера в такой ситуации – один из критериев, по которому я определяю, найдем ли мы общий язык во время подготовки события.
Денис: Я понимаю все риски такого выезда на этапе принятия решения о сотрудничестве, но определение того, есть ли продуктивный контакт между мной и заказчиком, очень важно и для агентства. В такой ситуации я всегда стараюсь действовать максимально естественно, не стоит делать «хорошую мину при плохой игре». Например, я могу поехать с заказчиком в новое, незнакомое мне место (площадку) и честно ему скажу: «Мне это место интересно, оно может нам подойти, но я там никогда не был». Кто-то из клиентов отнесется к этому спокойно, ведь как говорится: «Не место красит человека, а человек место». А кого-то сразят сомнения: «Вот, они там никогда не работали, а площадка нам уж очень нравится. Может быть, выбрать другого агента, который уже имеет опыт работы здесь?..»
Мария: Да, мне лучше и спокойнее работать там, где агентство уже проводило мероприятия, когда я уверена, что мой поставщик знает все нюансы площадки.
«Административный директор»: Кто из представителей агентства в этот момент должен общаться с клиентом на площадке?
Мария: Мне еще на этапе тендера нужно понимать, с кем придется работать. Во время тендера на первом месте всегда продавец, умеющий все преподносить правильно и красиво, однако после победы в конкурсе он уйдет в сторону, и я останусь с менеджером, который будет со мной в этом проекте постоянно. Для меня очень важно лично познакомиться с этим человеком, услышать его рассуждения о проекте еще на этапе тендера.
Денис: Когда требуется выполнение и согласование каких-то операций из пакета услуг, сотрудники, отвечающие за определенные участки деятельности, например, технический менеджер, дизайнер или креативная группа, напрямую взаимодействуют с заказчиком. Здесь как раз мое посредничество как проджект-менеджера может помешать. При решении стратегических вопросов или проблемных ситуаций с клиентом всегда общаюсь я. Претензии заказчика не должны оставаться без ответа, и я как проджект-менеджер обязан решить любую проблему со своими коллегами, погасить конфликты или сгладить шероховатости.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.