Организация корпоративного отдыха или мероприятия на природе – задача непростая. Казалось бы, что тут сложного: арендовали автобус, привезли людей, развлекли их играми и танцами, покормили шашлыками. В таком формате, действительно, можно особо не напрягаться. А вот проведение корпоратива на высшем уровне однозначно стоит доверить профессионалам, во всяком случае то, что касается кухни. Мы попросили директора кейтеринговой компании «Калитники» Оксану Сергееву рассказать о тонкостях проведения мероприятия на природе.
Техзадание для банкета
Разговор об организации мероприятия на природе следует начать с составления техзадания (ТЗ) – основы всей работы. Обговорите с вашим партнером, кейтеринговой компанией, все детали мероприятия, даже не относящиеся к еде напрямую. Есть определенные блюда, которые не могут долго стоять на столах, они теряют товарный вид и вкусовые качества. Временная раскладка (что когда начинается и заканчивается) – это первый вопрос, который вам должен задать менеджер при приеме заказа. Опишите в ТЗ место проведения мероприятия, чтобы можно было учесть его особенности при составлении меню. Например, клиент хочет барбекю, а в рамках выбранного места его невозможно организовать, кейтеринговая компания должна знать ограничения – что можно, а что нельзя делать на выбранной площадке.
Особенности проведение мероприятия на природе
Погода – дело непредсказуемое, поэтому обычно мы просим поставить закрытый тент с полом. Он отлично защищает от непогоды. Например, в прошлом году моя компания делала банкет на 1000 человек, на тенте заказчик сэкономил. Начался ураган, и все смело. Стоимость тента обычно рассчитывается из цены ножек с крышей, стенок и покрытия пола. Чем больше составляющих тента, тем выше его цена. О размере конструкции необходимо договариваться заранее. Она определяется расположением столов, кухонного и подсобных помещений, танцзоны и баров.
Что касается меню, то в 99% случаев клиенты выбирают барбекю. Во-первых, это стереотип, а во-вторых, конечно же, вкусно. При таком выборе ваш поставщик обязательно должен позаботиться о пожаробезопасности и организовать приготовление барбекю в строго утвержденном организаторами месте.
На природе всегда проблематичен вопрос электричества. Если его нет, мы используем генераторы. Они работают очень шумно, поэтому необходимо подумать о том, куда их поставить, чтобы не мешали гостям.
При выборе посуды в целях безопасности мы всегда пытаемся склонить клиента к одноразовой. Мы можем предложить два варианта: обыкновенный пластик, который можно купить в магазине, и дорогостоящий, чем-то напоминающий стекло. Однако сейчас прослеживается тенденция к выбору стеклянной посуды. Если в течение мероприятия что-то бьется или теряется, мы не взимаем за это дополнительную плату. Все необходимое уже заложено в смету. Но если, например, в наш склад с посудой въедет машина заказчика – агентство выставит неустойку. Кстати, на такого рода мероприятиях не предусмотрено мытье посуды. Мы берем с собой по пять-шесть комплектов посуды в расчете на одного гостя. Это связано с отсутствием возможности качественного мытья посуды.
Количество салфеток мы также рассчитываем с запасом из соотношения 20–30 салфеток на одного человека. В помещении мы используем текстильные салфетки, на улице – бумажные. У нас есть два вида салфеток: дорогие – для более серьезных мероприятий и простые цветные. Наше золотое правило – ни салфетки, ни зубочистки не должны закончиться!
Продолжение статьи доступно только подписчикам.