Автор: Наталия Сторожева, генеральный директор кадрового агентства «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления
Не секрет, что новая работа – это стресс для любого человека. Особенно тяжело в первые дни: незнакомые лица, непривычное пространство, обилие новой информации. Необходимо помочь человеку как можно быстрее адаптироваться в компании, влиться в коллектив. Что необходимо предусмотреть руководителю административного блока или его доверенному для успешности этих процессов?
Основная задача: как можно быстрее интегрировать человека в корпоративную систему. Вот несколько моментов, предусмотрительность в которых позволит избежать досадных заминок в процессе адаптации новых сотрудников компании.
Рабочее место
Важно, чтобы территория личного рабочего пространства сотрудника соответствовала профилю занимаемой должности.
Если это бухгалтер, то ему понадобится большой и широкий стол для работы с папками и документами, шкаф или тумба-архиватор. А если новый сотрудник дизайнер, то важны не столько габариты мебели, сколько диагональ и разрешение монитора. Также необходимо лично протестировать работу всех систем: подключен ли принтер, работает ли Интернет, установлены ли все необходимые программы, хорош ли сигнал wi-fi.
Система «свой-чужой»
Чтобы новый сотрудник компании с первых дней почувствовал себя частью команды, необходимо как можно быстрее помочь ему преодолеть административный барьер, разделяющий «своих» и «чужих». Он, как правило, состоит из множества мелочей, абсолютно незаметных для постоянных сотрудников, но очень чувствительных для новичков. Сюда можно отнести: различные пропуска в помещения офиса, на разные этажи и уровни здания, ключи, карты, талоны и цифровые коды, внесение данных о новом сотруднике во все необходимые «разрешительные» списки. Чтобы ничего не упустить, лучше всего лично проверить все возможные маршруты, и убедиться, что в свой первый рабочий день новый сотрудник сможет попасть из подземного паркинга в офис на 10 этаже, не останется без ланча в корпоративной столовой.
Внутренний распорядок
Познакомьте новичка с правилами административного взаимодействия: каким образом заказывается канцелярия, как организовать срочную доставку документов клиенту, к кому обратиться, если нужно получить пробную партию продукции с производства. У людей, незнакомых с внутренними правилами и процедурами даже простые вопросы могут вызывать серьезные затруднения, например: где найти брошюратор или как пользоваться шредером. Если вы сразу будете объяснять новым сотрудникам, каким образом в компании распределяется время пользования переговорными комнатами, то избежите вопросов от генерального директора, внезапно обнаружившего в конференц-зале команду промоутеров, репетирующих рекламные речевки.
Визитка
На старте важно не только познакомить человека с компанией, с системой административных правил и законов, но и коллектив – с новым человеком, представить его, кратко рассказать о том, чем он будет заниматься. Нужна «виртуальная визитная карточка», избавляющая человека от необходимости презентовать себя каждому сотруднику компании в отдельности. Такое краткое, но емкое представление нового сотрудника можно сделать с помощью внутренней информационной системы intranet, рассылки по корпоративным адресам или объявления на корпоративной «пробковой стене» у входа в столовую. Формат может быть любой, важно реализовать идею информирования коллектива.
В целом, для скорейшей адаптации нового сотрудника, от специалистов административного блока требуется организованность, внимание к мелочам и доброжелательность. Пусть в первый рабочий день человек почувствует, что он нужен.
В Русской Школе Управления регулярно проходят семинары и директорские курсы для руководителей АХО, полное расписание смотрите на сайте компании uprav.ru
