руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ООО «Деликатный переезд»
Многолетний опыт компании «Деликатный переезд» показывает, что самая распространенная проблема при переезде компании в новый офис — это неоконченный ремонт в помещении.
Согласно нашей внутренней статистике, более 80% ремонтных работ в офисных помещениях не заканчиваются в срок. При этом «опоздание» может достигать четырех месяцев и более. Поэтому, когда к нам обращается компания, которая планирует переезд сразу после окончания ремонтных работ, мы готовимся к решению непростой
задачи. Даже если заказчик абсолютно уверен в благополучной реализации планов в обозначенный срок, мы знаем почти наверняка — переезд будет отложен либо его придется осуществлять в помещении, где полным ходом идут ремонтные работы.
Смена места локации офиса компании сама по себе непростой проект. А при переезде «в ремонт» возникает целый ряд дополнительных рисков.
• В первую очередь это повреждение имущества. Свежеокрашенные стены, строительная пыль, рабочие, которые могут задеть мебель или технику инструментами. Необходимость несколько раз перемещать мебель и оргтехнику внутри помещения по мере окончания ремонтных работ. Все это повышает вероятность порчи имущества.
• Дополнительные траты как времени, так и денежных средств. Сам процесс переезда может растянуться во времени, что увеличит его смету — потребуются дополнительные работы муверов по переноске мебели, возможно, более тщательная упаковка. Или, например, клининг было бы дешевле провести в пустом офисе — после ремонта, но до переезда. В случае переезда «в ремонт» клининг придется осуществлять позже, когда вся мебель уже будет находиться в офисе — а это на порядок дороже.
• И конечно, если ваш офис переезжает в неподготовленное помещение, неминуем срыв рабочего процесса.
Специально для компаний, планирующих ремонт и последующий переезд, мы подготовили ряд рекомендаций, которые позволят минимизировать возможные риски:
1. Не планируйте переезд сразу следом за окончанием ремонта. Лучше подстраховаться — заложите в план некоторый «люфт» между этими этапами, хотя бы пару недель.
2. Убедитесь, что выбранный вами для осуществления переезда подрядчик сможет справиться с задачей перевести офис в помещение, где идет ремонт. Руководствуясь своим опытом, точно можем сказать, что это специфическая задача, за которую возьмется не каждая компания. Оговорите заранее вероятность возникновения таких обстоятельств. Для уверенности в том, что выбранная мувинговая компания имеет релевантный опыт и точно сможет провести работы качественно даже в форс-мажорных условиях, запросите подобные кейсы или рекомендательные письма.
3. Чутко следите за графиком ремонтных работ, буквально по дням сверяясь с планом. При возникновении даже незначительных изменений и задержек оперативно вносите коррективы в договоренности с подрядчиком по переезду.
4. В целом важно быть на связи, в тесной коммуникации с вашим партнером — мувинговой компанией. Доверьте планирование и организацию работ по переезду профессионалам с опытом реализации проектов, подобных вашему.
5. Предусмотрите для своей компании возможность «задержаться» в старом помещении на случай, если ремонт в новом офисе завершится позже ожидаемого срока. Переезд на месяц позже, но в полностью готовое помещение, как правило, оказывается не только более удачным решением с точки зрения непрерывности рабочего процесса вашей компании, но и, возможно, более выгодным с финансовой стороны. Поэтому заранее оговорите все условия с администрацией бизнес-центра и зафиксируйте их документально.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.