Есть среди всех переездов особенный — внутренний переезд. Чаще всего он необходим, если нужно оптимизировать пространство или повысить эффективность эргономики рабочих мест.
Поставлена задача руководством или инициатором внутреннего переезда выступаете вы как руководитель АХО, в любом случае необходимо провести исследование:
1. Сколько человек в подразделении, которое вы планируете перемещать, на данный момент и какой запланирован рост. Эта информация может кардинально повлиять на выбор помещения или его площади.
2. С кем и как часто взаимодействуют подразделения между собой. Такие данные помогут организовать эффективное производство, сократить ненужные перемещения, улучшить эргономику.
3. С кем и как часто взаимодействуют сотрудники внутри подразделения. Эти данные помогут сохранить комфорт взаимодействия, развести по углам участников латентных конфликтов, оптимизировать эргономику.
4. Особенности расположения и обеспечения подразделения. Если подразделению необходима регулярная доставка некоего оборудования, товаров и прочего, разумнее такое подразделение разместить ближе к складу, чтобы сократить излишние перемещения и потери, связанные с этим.
5. Есть ли особые требования к помещениям подразделения — на законодательном
уровне (например, при хранении документов с персональными данными) или на уровне организации.
6. Плюсы и минусы той рассадки, которую вы используете на данный период. Что коллегам хотелось бы сохранить, а от чего избавиться. Например, часто сотрудники просят при переезде принтер поставить подальше или, наоборот, поближе.
7. Произвести осмотр оперативной мебели, проанализировать, все ли предметы мебели «переживут» переезд и достаточно ли мебели под цели внутреннего переезда.
8. Изучить проекты и определить, хватает ли площадей, воздуха (мощностей системы вентиляции), тепла (системы теплоснабжения), холода (мощности системы кондиционирования), освещения.
Шаг 1. Планировочные решения, рассадка. После проведенного исследования рисуем планировку. Кто-то делает это сам, кто-то отдает специалистам. Все зависит от объема задач и ресурсов, которые бизнес готов выделить под решение этих задач.
На планировках обязательно надо пронумеровать места. Есть важный нюанс: чтобы не запутаться при переезде и никого не запутать, нумерацию следует «продолжать». Это значит, что если вы перевозите участников, например, с мест 100-150 на места, которые на данный момент имеют номера 45-96, то присвойте им на время переезда нумерацию 151-202. А места 45-96 на время внутреннего переезда станут местами 203-254. Такой вариант рекомендован на основании практики частых переездов, когда сталкивались с тем, что грузчики и сотрудники АХО и ИТ начинают путать компьютеры, тумбочки и прочие вещи и оборудование.
Планировку следует согласовать с руководителями подразделений, которые затронет внутренний переезд. На этом этапе согласовывают общее размещение, самих сотрудников не рассаживают.
Шаг 2. Бюджетирование.
Далее план рассадки должен пройти этап бюджетирования. Необходимо рассчитать ресурсы на внутренний переезд.
Таблица №1 приведена как пример нормирования того или иного вида затрат, а не как расчет стоимости перемещения одного рабочего места.
Таблица 1. Затраты, которые обычно надо учитывать при внутреннем переезде
В вашем бюджете могут быть добавлены или убраны те или иные строки. В некоторых случаях добавляем оплату за обмеры, эскизы планировок, визуализацию, проекты. В разных ситуациях это разные затраты. Обязательно укажите среднюю стоимость перемещения одного рабочего места. Важно, чтобы вы были готовы отвечать на вопросы руководства по расходам на предстоящий внутренний переезд.
Шаг 3. Согласование проекта (варианта) переезда. После подготовки планировочных решений и бюджетов можно идти к руководству на согласование основного варианта рассадки. Для блестящей защиты проекта рекомендуется подготовить несколько вариантов решений. Руководитель меньше потратит времени на согласования, если тот или иной вариант не понравится.
Если все варианты отвергнуты, но задача актуальна, не теряйтесь. Походите по офису так, будто вы пришли в него первый раз. Может появиться новое решение, которое устроит всех.
Шаг 4. Подготовка и планирование. После получения согласования на внутренний переезд и выделение бюджетов под этот проект начинаем активную подготовительную часть:
1. Рассаживаем сотрудников, присваивая каждому номер места на плане. Это рекомендуется делать с руководителем подразделения.
2. Информируем сотрудников о предстоящем переезде. Дата может быть обозначена точно или примерно. Важно осветить происходящий внутренний переезд с оптимистичной точки зрения, обозначив все плюсы предстоящих перемен. Хорошо помогает в этом красивая и подробная презентация.
3. Создаем пошаговый график переезда (дорожную карту, таблица №2).
Эта карта нужна для всех непосредственных ответственных/исполнителей внутреннего переезда.
4. Проводим сортировку документов, бумаг и предметов на каждом рабочем месте. Этот шаг рекомендуется осветить в презентации по внутреннему переезду.
Сортировку проводим, руководствуясь ответами на основные вопросы:
• Применяется ли предмет/ документ в данной зоне?
• Кому нужен этот предмет/ документ?
• Как часто он используется?
• Если предмет/документ будет убран, что изменится?
• Содержит ли документ коммерческую тайну/персо-нальные данные?
• Обращался ли я к этому до-кументу/предмету за последние шесть месяцев?
Если документ за последние полгода не использовался, скорее всего, это кандидат в шредер или в макулатуру. Все зависит от специфики рабочего места и самого документа.
5. После сортировки определяем реальный объем мебели, оборудования, коробов и коробок, подлежащих перемещению.
6. Определяем помещение или часть помещения, которое будет временным накопителем. Это необходимо ввиду того, что это внутренний переезд.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.